Dosáhněte skvělé kultury schůzek podle svého týmu

Úvodní stránka

Průměrný zaměstnanec stráví na poradách 6 hodin. Manažeři stráví na schůzkách v průměru více než 23 hodin týdně a toto číslo podle průzkumu roste. Porady jsou činností, která na pracovišti zabírá tolik času a energie. Z hlediska kultury se na ně málo myslí a tomuto problému se nevěnuje dostatečné úsilí. Schůze jsou jednou z nejdůležitějších, ale přehlížených oblastí firemní kultury.

Důvodů této nedostatečné pozornosti je mnoho. Chybí jasný postup pro jejich zefektivnění. Někdy na poslední chvíli a neformální povaha sdílení informací. Studie o poradách je široká a různorodá, ale vzhledem k divoce nesourodé povaze porad bývá jen málo použitelných poznatků.

Ve společnosti Hybryd jsme se poslední rok věnovali zlepšování schůzek v organizacích všeho druhu. Na základě stovek experimentů a zkoušek jsme zjistili, jak schůzky probíhají. Níže uvádíme několik našich klíčových zjištění.

Schůzky probíhají tak, že kultura je na prvním místě.

Kultura je duší společnosti, je to soubor přesvědčení a chování, které řídí jednání a interakci lidí. Při přijímání nových členů na palubu jsou schůzky způsobem, jakým tým komunikuje. Schůzky jsou tím, co novým členům týmu nejlépe napoví, jaká je vaše kultura. Kde si jí skutečně všimnou, je právě na schůzkách. Jsou oknem do vaší organizace.

Jak mohou schůzky posílit kulturu?

• Vědí lidé pozvaní na schůzku, čeho se týká?
• Vědí, jakého výsledku má schůzka dosáhnout?
• Sdílí vedoucí schůzky informace včas?
• Cítí se účastníci příjemně, když sdílejí své nápady?
• Jsou výsledky schůzek a rozhodnutí k dispozici i lidem, kteří se schůzky nezúčastnili?
• Jsou přístupné pouze vybrané skupině lidí?

Schůzky posilují kulturu, kterou chcete budovat.

Zatímco některé postupy při schůzkách vás od požadované kultury vzdalují, jiné postupy při schůzkách pozitivní kulturu posilují. Klienti k nám přišli, protože chtějí zlepšit výsledky i kulturu. Společnosti často zaváděly nové postupy pro porady, porady strukturované s nejvyšším vedením a zastřešující rámec pro porady. Problémem je přimět tým, aby se s těmito procesy ztotožnil.

Klíčem k lepším výsledkům je usnadnit členům týmu přijetí rámce. Musí být jasný, snadno použitelný a k dispozici, když ho potřebují.

Zde je několik osvědčených postupů, které vám pomohou stát se hrdinou schůzek:

• Stanovte si cíl, ujistěte se, že je konkrétní a realizovatelný.
• Stanovte si program, abyste měli jistotu, že na schůzkách nic nevynecháte.
• Agendy také zajišťují, že všichni členové týmu jsou na začátku schůzky na stejné vlně.
• Předběžná práce, pokud existují mezery ve znalostech, které je třeba do začátku schůzky odstranit.
• Poznámky, dokonce i drobné upomínky, pomáhají zvýšit sdílení informací v rámci celé společnosti.
• Přiřazení poznámek k činnostem pomáhá zajistit odpovědnost mezi schůzkami a zajistit úspěch projektu.

Již po několika prvních schůzkách s tímto systémem uvidíte výrazný posun ve výsledcích i v angažovanosti zaměstnanců. Úspěšnost cílů a odpovědnost pomáhají každé společnosti a její kultuře.

Jak by měla vaše kultura ovlivňovat vaše schůzky?

Vaše kultura by měla být vodítkem pro to, jakým způsobem jsou zaváděny procesy schůzek a jak jsou schůzky vedeny. V novém světě hybridních pracovních týmů často fungují smíšené modely. Je důležitější než kdy jindy pečlivě sledovat kulturu. Schůzky, které vaše týmy pořádají, nabízejí množství příležitostí k vyjádření hodnot a cílů, které společnost zastává.

Respektování času všech zúčastněných, jasná komunikace a snadný přenos informací jsou jen některé ze způsobů, jak můžete podpořit kulturu prostřednictvím schůzek. Jasné cíle, programy a předběžná práce jsou jen některé z důležitých nástrojů, které vám mohou pomoci na vaší cestě.