3 tipy, jak zefektivnit outsourcing zadávání dat

Úvodní stránka

Ačkoli se zadávání dat může zdát jako drobný úkol, závisí na něm provozní efektivita vaší organizace. Pomáhá vám udržovat informace o provozu organizace, což vám umožňuje přijímat informovaná rozhodnutí, plánovat strategie a umožnit růst podniku.

Zadávání dat je pro úspěch podniku skutečně důležité a každá organizace se musí zaměřit na přesné zadávání dat. Je to však zdlouhavý a časově náročný úkol a váš současný tým nemusí mít dostatečnou kapacitu, aby ho zvládl. V takovém případě vám mohou externí služby správy dat pomoci sejmout zátěž z vašich ramen. Jak si ale při tolika dostupných možnostech vybrat tu správnou? Následující článek pojednává o třech strategiích, které zefektivní outsourcing zadávání dat.

Co je součástí externích služeb zadávání dat?

Outsourcing zadávání dat znamená najmutí externího poskytovatele služeb, který se postará o zadávání dat vaší organizace. Tito odborníci udržují důležité informace o činnosti vaší organizace a zefektivňují správu dat.

Přestože nejsou součástí interního týmu vaší organizace, vykonávají všechny úkoly související se zadáváním dat. Jejich služby zahrnují následující:

• Zadávání informací o organizaci do databáze, tabulek nebo systémů CRM.
• Přepis zvukových souborů do textových formátů.
• Zpracování faktur, objednávek, formulářů nebo žádostí.
• Převod tištěných kopií různých dokumentů na měkké kopie.

Pokud požádáte o pomoc outsourcingovou společnost, zaměstná pro vaši organizaci tým odborníků na zadávání dat. Tento tým je vysoce zkušený a vybavený nástroji pro zpracování velkého množství dat.

Outsourcingem zadávání dat můžete spojit různé talenty z celého světa, aby zvládli některé důležité operace ve vaší organizaci, a nejlepší na tom je, že jim nemusíte poskytovat žádné zaměstnanecké výhody.

Strategie pro zefektivnění outsourcingu zadávání dat

Outsourcing zadávání dat přináší mnoho výhod. Jak jej však zefektivnit? To se dozvíme v následující části:

1. Prozkoumejte zabezpečení jejich dat

Zabezpečení dat je pro každou organizaci nutností. Pokud zadáváte zadávání dat externě, pravděpodobně se obáváte, že třetí strana bude mít přístup k vašim soukromým a citlivým údajům a bude je zpracovávat. Pokud se nezeptáte na specifické bezpečnostní požadavky poskytovatele služeb, můžete riskovat své citlivé informace a důvěrnost dat.

Určete úroveň zabezpečení dat požadovanou pro vaši organizaci a projednejte ji s poskytovatelem služeb. Proveďte také analýzu jejich současného nastavení zabezpečení. Pokud jim plánujete poskytnout své interní nástroje, nezapomeňte posoudit jejich dovednosti v oblasti správy dat při nakládání s citlivými údaji a informacemi.

2. Zavedení jasné smlouvy

Pokud s poskytovatelem služeb uzavřete transparentní smlouvu, ve které stanovíte pravidla ochrany údajů a dodržování předpisů, kterými se musí řídit, zajistíte jasnou komunikaci o bezpečnostních standardech vaší organizace.

Abyste snížili rizika kybernetické bezpečnosti, musíte do smlouvy zahrnout také ustanovení o ochraně údajů. Smlouva by měla být co nejobsáhlejší a měla by zmiňovat postupy, které musí dodržovat, aby zajistila bezpečnost a zabezpečení dat.

3. Pečlivě si spočítejte návratnost investice

Většina organizací se rozhoduje zadávat své úkoly spojené se zadáváním dat externě, protože chce snížit své provozní náklady. Proto při najímání týmu profesionálů vyčíslete přínosy, které vám poskytují. Tyto přínosy budou zahrnovat peněžní i nepeněžní výhody, od větší spokojenosti zákazníků, zlepšení peněžních toků, snížení příjmů a mnoho dalších.

Porovnejte přínosy s investicí a určete návratnost investice. Pokud proces outsourcingu přináší uspokojivou návratnost investic, jste na správné cestě. Pokud však ne, je třeba provést další průzkum a najít službu, která zajistí uspokojivou návratnost investice.

Závěr

Zadávání dat je zásadní úkol, který zahrnuje zpracování citlivých informací o činnosti organizace a jejich systematické uspořádání. Je však také zdlouhavý a časově náročný. Proto je outsourcing tou nejlepší cestou, kterou se vaše firma může vydat.

Nezapomeňte však, že pokud chcete z outsourcingu zadávání dat vytěžit maximum, musíte si najmout renomovaného poskytovatele služeb, který je vybaven tak, aby splňoval bezpečnostní předpisy vaší organizace.