Вашето ръководство 101 за управление на проекти

Въведение

Какво представлява управлението на проекти?

Управлението на проекти, както подсказва името, е свързано с управлението на проекти. Като ръководител на проект вие сте лидер в изпълнението на дадена инициатива. Управлението на проекти е свързано с това да осигурите на екипа си необходимите инструменти, за да се придържа към графика и да завърши успешно проекта. Ограниченията в рамките на управлението на проекти попадат в обхвата, времето и бюджета и като ръководител на проект трябва да разработите план, който да помогне на екипа ви да успее предвид тези ограничения.

Независимо дали се занимавате с управление на проекти, или не, повечето професии изискват умения за управление на проекти, което го прави ценно умение във всяка индустрия. За да ви помогнем да стъпите на пътя към успеха, ето нашата схема за провеждане на управление на проекти.

Съвети за звездно управление на проекти

1. Определете проекта си

Когато си поставяте за цел да съставите план за изпълнение на проекта си, първо трябва да определите какъв е вашият проект. Определете целта и обхвата на вашия проект, като посочите какво цели да постигне вашият екип и какво не, за да определите ограниченията и границите си.

След това обмислете целите си и използвайте методологията за определяне на цели SMART (специфични, измерими, постижими, релевантни и обвързани със срокове). Това ви помага да определите допълнително целите на вашия проект и гарантира, че ще останете реалистични и ще следвате графика. На този етап трябва да определите и ключовите заинтересовани страни в проекта, т.е. групите или лицата, които са инвестирани в резултата от вашия проект. С добре дефиниран проект можете да създадете хартата на проекта - официалния документ, обобщаващ целта, предназначението и предвидените изисквания на проекта.

2. Поставяне на цели

Когато определяте целите на проекта, уверете се, че те са в съответствие с целите на вашата организация и други отдели, включително маркетинг, правен отдел, отдел за управление на марката, PR и др. Преоценете мотивите на компанията си, за да сте сигурни, че проектът ви съответства на нуждите на вашия бизнес. На етапа на определяне на целите трябва също така да определите как планирате да оценявате успеха на вашия проект чрез ключови показатели. Илюстрирайте критериите си за успех, за да помогнете на екипа си да прецени дали проектът отговаря на вашите цели.

3. Разработване на план

За да стартирате правилно проекта си, трябва да разработите подробен оперативен план. Планът ви трябва да включва не само обхвата, графика, ресурсите и рисковете на проекта, но и йерархична разбивка на различните задачи. Това помага да направите проекта си управляем и подпомага разпределянето на отговорностите и оценяването на необходимите ресурси. Ресурсите могат да включват човешки, финансови и материални, а определянето им на ранен етап ви помага да разпределите правилно това, което ще ви е необходимо.

Друг важен аспект на управлението на проекти и създаването на план е комуникацията. Създайте ясни планове за комуникация, които определят как ще предавате информация на членовете на екипа и на заинтересованите страни.

4. Създаване на график

Заедно с плана трябва да създадете график на проекта. Прогнозният график на проекта ще помогне на вас и на екипа ви да се уверите, че спазват своите роли и отговорности, както и да послужи като източник на информация за заинтересованите страни.

Можете да разработите график, като използвате диаграмите PERT или друг инструмент за планиране по ваш избор. На този етап определете зависимостите на задачите и критичните пътища за движение. След това възложете тези задачи на членовете на екипа и определете крайни срокове за всеки от техния дял от отговорностите. Въпреки че нещата не винаги ще вървят по план, прогнозният график предлага план, който можете да актуализирате или да правите промени в хода на проекта.

5. Изпълнение на вашия проект

След като планирате правилно, вие и вашият екип можете да започнете проекта. Като ръководител на проект може да си мислите, че можете да седнете и да се отпуснете, но това не е истина. Вашата роля на този етап е да приложите плана и да се уверите, че екипът ви изпълнява задачите според стандартите, които сте задали.

Наблюдавайте напредъка на всеки член на екипа, както и цялостното изпълнение на проекта. Проследявайте времето, разходите и качеството и се уверете, че идентифицирате и намалявате проблемите при възникването им. За щастие, на пазара има множество инструменти за управление на проекти, които ви помагат да следите хода на проекта - от Wrike до Asana и др.

6. Общуване и докладване

Докато вие и вашият екип напредвате в проекта, вашата работа като ръководител на проекта е да информирате ключовите заинтересовани страни за състоянието, предизвикателствата и постиженията на проекта. Предоставяйте ясни доклади за напредъка, като използвате ключовите показатели за ефективност, които сте определили в плана си. Освен това се уверете, че поддържате отворени линии за комуникация както вътре в екипа, така и между външните заинтересовани страни.

7. Намаляване на рисковете и промените в проекта

Дори и при перфектно изготвен план възникват проблеми и промени и ваша отговорност е да гарантирате, че те ще бъдат управлявани през целия жизнен цикъл на проекта. Когато се сблъскате с предизвикателствата на проекта, прилагайте плановете си за намаляване на риска и за непредвидени ситуации, ако е необходимо. Освен това документирайте и проследявайте всички идентифицирани рискове, за да можете да ги съобщавате в актуализациите на проекта.

При необходимост от промени трябва да въведете и процес за контрол на промените, който да ви помогне да оцените и решите дали промените са оправдани. Подобно на документирането на предизвикателствата на проекта, уверете се, че съхранявате подробен запис на всички направени промени, оценявате тяхното въздействие и съответно коригирате плана си.

8. Учете се от проекта си и празнувайте успехите си

След като проектът ви бъде завършен, е важно да съберете обратна връзка не само от екипа си, но и от заинтересованите страни. Документирайте поуките, които всички сте научили по време на проекта, и определете какво е работило и какво е могло да бъде подобрено, за да можете да приложите тези поуки в бъдещи проекти. И накрая, архивирайте тази информация за бъдещи справки.

След това можете да отпразнувате успеха на проекта си. Не забравяйте да признавате и възнаграждавате усърдната работа на всички участници, за да подпомогнете изграждането на положителна култура в екипа си.

Успешно управление на проекти

Не забравяйте, че управлението на проекти е динамичен процес, който изисква от вас да останете гъвкави и адаптивни, за да се справите с неочакваните предизвикателства и промени, които могат да възникнат по време на жизнения цикъл на проекта. С помощта на задълбочен план, подходящ екип и адаптивност по време на проекта, както и с обмислен размисъл след приключването му, ще разполагате с инструментите, от които се нуждаете, за да развиете уменията си като ръководител на проекта и да помогнете на екипа и компанията си да се насочат към пътя на успеха.