Защо подобряването на процесите е от жизненоважно значение за растежа на агенцията

Въведение

Развиването на SEO агенция не е лесно. Но ако нямате рационализирани работни процеси във вашата фирма, вие не просто плувате срещу течението, а сте привързали към себе си оловни тежести.

Усъвършенстването на процесите е от жизненоважно значение за растежа на всеки бизнес. То обаче е още по-важно за SEO.

Вашият екип е най-големият ресурс (и разход) на организацията за професионални услуги. И ако не разполагате със системи за оптимизиране на работните процеси на SEO, ще прегазите крайния си резултат, опитвайки се да създадете активи за клиентите.

В тази публикация ще разгледаме реалната цена на неефективните процеси във вашата SEO агенция и какво можете да направите, за да оптимизирате работните процеси още днес.

Истинската цена на неефективните процеси във вашата агенция за SEO

Цената на неефективните процеси се прокрадва към вас.

Средно служителите харчат:

• 1,8 часа на ден за търсене на документи
• 30 часа месечно в заседания (или 1,2 часа на ден)
• 4,1 часа всеки ден в пощенската си кутия

Ужас.

Така че не бива да е шокиращо, че средностатистическият офис работник има около 2 часа и 53 минути продуктивност дневно.

Време е за бърза математика, за да видите колко струва това на вашата агенция.

Според Indeed средната заплата на SEO специалистите е 54 579 USD. Ако приемем, че те са продуктивни само 3 от 8 часа всеки ден (37,5 %), губите около 34 111,87 долара годишно от производителността на един служител.

Работите с подизпълнители вместо със служители?

Да кажем, че вашите изпълнители работят 30 часа седмично по 50 долара на час (долната граница на SEO тарифите). Но те са продуктивни само през 37,5% от времето.

Тогава губите 45 000 долара годишно (30 часа седмично X 50 долара на час X 48 седмици ви дават 72 000 долара X .625 за процента на загубеното време).

Разбира се, това са приблизителни оценки.

Все пак това показва колко време и пари отиват за административна работа и други задачи, които не носят директни резултати за клиентите. С други думи, работа, която е извън обхвата.

Неефективните процеси изтощават персонала ви

Разходите са по-високи и по други начини. В резултат на неефективните процеси служителите ви са по-малко продуктивни и по-стресирани.

Това се отразява негативно на бизнеса ви. Стресираните служители, затрупани с административни задачи, нямат време да се съсредоточат върху постигането на резултати за своите клиенти.

По-лошото е, че екипът ви обикновено работи извън договорените часове, за да се справи със задачите и да навакса.

Макар че по този начин може да спечелите обратно част от парите, които губите за неефективни процеси, в дългосрочен план това ще ви струва повече. Служителите ви ще се възмутят от вас. Качеството на работата им ще се понижи. И те ще се радват по-малко да работят във вашата агенция.

В крайна сметка те ще напуснат вашата организация и ще се насочат към по-ефективна агенция.

Това вреди на културата на работното място. Изгорелите служители са склонни да повлекат след себе си и други служители. В резултат на това работното ви място може да стане токсично.

Управлението на отлива на служители също е много скъпо. Обикновено заместването на един служител струва около 1,5 пъти - 2 пъти повече от заплатата му.

Имайте предвид, че това не включва разходите, свързани с отрицателното въздействие върху културата на работното място, съществуващите клиенти и цялостната марка.

Истинската причина за големия отлив на служители във вашата агенция

С "Голямата оставка", "Инфлацията" и "Тихото напускане", които са водещи в новините, лесно можете да заключите, че всички са недоволни от работата си навсякъде.

Това обаче не е точно така.

Макар че има много начини да подобрите културата на работното си място (по-добра комуникация, повече похвали, по-високо заплащане, по-добри придобивки), всички те пренебрегват истинската причина за недоволството. Хората напускат ненужно стресиращи работни места, където липсата на структура и насоки прави простата работа много по-сложна.

SEO изисква време.

Трябва ви време за проучване, създаване и оптимизиране на активите. Освен това е изключително лесно да свържете резултатите с усилията на екипа си с помощта на анализи. Този натиск да постигате резултати чрез препятствия и неефективност може бързо да претовари екипа ви.

Ето защо работните потоци са в основата на вашия бизнес успех.

Без ясно дефинирани процеси, подкрепени от шаблони, инструменти и стандартни оперативни процедури (СОП), екипът ви ще се бори за бързо постигане на резултати.

Вместо това те ще се забъркат в калейдоскоп от дребни задачи, които ще отнемат от дните им, а крайните срокове и необходимостта от постигане на резултати ще ги стресират.

Накрая ще им дойде до гуша и ще си тръгнат.

Как да подобрите процесите във вашата SEO агенция (5 стъпки)

Ако проблемът е в неефективните процеси, решението е в подобряването на процесите.

Бъдете подготвени. Промяната е трудна.

А като собственик на агенция за SEO оптимизация ще трябва да отделите допълнително време и да положите труд. Това няма да е лесно. Но си заслужава.

Следвайте тези пет стъпки, за да рационализирате процесите във вашата агенция.

1. Направете карта на работните си процеси

Не можете да коригирате процесите, докато не очертаете какви процеси вече имате.

Можете да използвате бяла дъска, листчета, тетрадка или приложения като LucidChart или Creately. Не се нуждаете от модерна техника. Но приложенията са по-добри за отдалечени агенции, защото улесняват сътрудничеството.

Пример за работен процес за въвеждане на клиенти, картографиран в диаграми Lucid

Изберете проблемна област в бизнеса си и започнете да очертавате работните процеси. Искате да бъдете възможно най-подробни.

Може да е нещо дребно, например да откриете недостатъци в процеса на оптимизиране на съществуващи публикации. Или може да е по-сложен работен процес, като например опит да оптимизирате процеса на въвеждане на нови клиенти.

След като маркирате стъпките във всеки процес, поканете екипа си да си сътрудничи и да ги прегледа. Те ще се уверят, че не сте пропуснали нищо.

2. Идентифициране на неефективността

Много е лесно да се видят проблемите, след като се направи карта на всичко.

Ще забележите тесни места, излишъци и други забавяния. Подчертайте тези области и обсъдете дали те са необходими за вашия екип.

3. Намиране на решения

Имате три пътя, по които можете да подобрите работните процеси:

• Елиминирайте: Премахнете всички ненужни процеси.
• Консолидиране: Обединете излишните процеси.
• Подобряване: Използвайте инструменти, обучения и шаблони, за да оптимизирате процесите.

Ще прекарате по-голямата част от времето си в подобряване на процесите. Но има няколко важни момента, които трябва да отбележите, преди да приемете каквото и да е решение.

Като начало се консултирайте с екипа си, преди да приемете нови инструменти. Те може да имат други препоръки. Или пък може да не харесат избрания от вас инструмент. Искате те да инвестират във всички нови платформи. В противен случай ще похарчите пари за инструменти, които никой не използва.

Освен това създаването на обучения и шаблони изисква време и ресурси. Но в крайна сметка печалбата си заслужава. Вместо всеки път да започвате от нулата, екипът ви може да свърши работа с няколко кликвания.

Най-важното е да създадете видеообзор за сложни процеси. Писмените СОП са полезни, но видеоклиповете ясно очертават стъпките, които екипът ви трябва да предприеме. Това ще спести на всички време и разочарование.

4. Подобрете процесите си

Започнете първо с най-проблемния (неефективен) работен процес. Използвайте данните, събрани от първите стъпки, за да подобрите процесите си.

SEO оптимизацията включва поредица от процеси с подробни инструкции за всяка стъпка. Искате ясно дефинирани СОП и видео инструкции за сложните стъпки. За прости задачи ще ви трябват подробни инструкции.

Всички хора обработват информацията по различен начин. Колкото повече подробности, комуникация и насоки предоставяте, толкова по-лесно е за екипа ви да изпълнява задачите бързо и точно.

А ако използвате нови платформи, ще трябва да създадете и процеси за обучение на екипа си за тези инструменти.

За да постигнете най-добри резултати, е важно да имате човек, който е пряко свързан с работния процес, за да конкретизира процесите. Така се постига максимална ефективност и се гарантира, че екипът ви следва процеса.

Това е процес, изискващ много време и ресурси. Той може да бъде разочароващ и да причини известно главоболие. Но вие инвестирате в бъдещия успех на вашия бизнес. Заслужава си.

5. Проследяване на резултатите и отразяване

След като въведете новия си процес, трябва да проследите резултатите и да отразите работния процес. След изпълнението на задачата трябва да помолите всеки член на екипа да отрази работния процес.

Задайте на екипа си тези въпроси за подобряване на процесите:

• Какво работи?
• Какво не се получи?
• Какво може да се подобри?
• И бихте ли го подобрили?
• Има ли нещо друго за този процес, което бихте искали да споделите?

Ако все още не го правите, трябва да проследявате времето на екипа си за изпълнение на задачите.

Трябва да внимавате с това, за да не изглежда като микроуправление. Вместо това обяснете на екипа си, че проследяването на времето е начин да определите къде са "загубите на време". По този начин можете да определите кои работни процеси трябва да бъдат оптимизирани като следващи по важност.

Без проследяване на времето не можете да сте сигурни дали промените подобряват работните ви процеси.

И накрая, трябва да организирате редовни срещи за преглед на процесите и прилагане на новите предложения на вашия екип. Това ще гарантира, че вашата агенция за SEO оптимизация остава рационализирана.

Не забравяйте тази критична задача за подобряване на процесите

Не можете да подобрите нищо във вашата SEO агенция без подкрепата на ръководството. Изключително важно е да гледате на подобряването на процесите като на инвестиция във вашата организация.

Разработвате по-интелигентни начини на работа, за да постигате по-добри резултати за клиентите си, да намалявате стреса за екипа си и да възнаграждавате всички по-добре. В края на краищата, не можете да привлечете нови клиенти и да увеличите маржовете си, ако сте потънали в административна работа.

Въпреки това тя ще се разпадне, ако ръководството не предприеме последващи действия.

Трябва да подкрепите и да стимулирате промяната. Вслушайте се в недоволството на екипа и клиентите си. Накарайте всички да се развълнуват. Подчертайте как тези подобрения на процесите ще направят работата по-малко стресираща и по-приятна.

С правилния начин на мислене, подход и последователност можете да създадете по-приятно работно място и по-ефективна, по-печеливша SEO агенция.