Отключване на силата на знанието: Как управлението на знанието повишава производителността

Въведение

В днешната цифрова епоха [знанието](https://www.getguru.com/reference/types-of-knowledge) е повече от сила - то е валутата на успеха. Независимо дали сте бизнес лидер или служител, способността за ефективен достъп, споделяне и използване на знанията може да има решаващо значение. Но огромният обем информация, с който се сблъскваме ежедневно, може да направи тази задача трудна. Навлезте в управлението на знанието (УЗ)- решение, което променя правилата на играта и е предназначено да помогне на организациите да рационализират информацията, да повишат производителността и да насърчат иновациите.

Но какво точно представлява управлението на знанията и как може да повиши продуктивността ви? Нека да го разбием.

Какво е знание?

Преди да се потопим в [KM](https://www.getguru.com/reference/what-is-knowledge-management), е важно да разберем какво разбираме под знание. Знанието не е просто данни или информация. То е смисленото разбиране, което извличаме от нашия опит, експертиза и натрупаните факти. В една организация знанието може да бъде под формата на стратегии, прозрения за проекти, научени уроци или индустриално ноу-хау. И все пак, без ефективна система за използване на тези знания, те често остават неизползван потенциал.

Много предприятия не осъзнават колко много знания се изплъзват, когато служителите се затрудняват да получат достъп до съответната информация. Когато знанията са децентрализирани, скрити в имейли или заключени в съзнанието на хората, производителността страда.

Какво представлява управлението на знанията (УЗ)?

Управлението на знанията (УЗ) е изкуството да се събират, организират и разпространяват знания в рамките на една организация, за да се гарантира, че те са достъпни, използваеми и въздействащи. Това е нещо повече от просто съхраняване на документи в споделена папка - УУ включва създаването на култура, в която знанията се споделят и прилагат непрекъснато в екипите, като помагат на всички да работят по-интелигентно.

Въздействие на управлението на знанията в реалния свят

Представете си следния сценарий: Екип по продажбите се подготвя за среща с голям клиент. Благодарение на добре изградена система за УЗ те имат достъп до база данни с предишни взаимодействия с клиенти, работещи стратегии за продажби и подробни проучвания на конкретни случаи - в рамките на няколко минути. Вместо да търсят информация, те могат да се съсредоточат върху усъвършенстването на представянето си.

Или разгледайте производствена фирма, която редовно се сблъсква с технически проблеми на производствената линия. Вместо да отстраняват всеки проблем отначало, системата на КМ позволява на служителите да получат бърз достъп до решения, които са работили в подобни случаи, намалявайки времето за престой и осигурявайки безпроблемна работа.

Това са само няколко примера за това как КМ може пряко да повиши производителността, като предостави на служителите незабавен достъп до правилната информация в точното време.

Как КМ повишава производителността

Ето как добре внедрената система за управление на знанията (УЗ) директно води до по-висока производителност в организацията:

1. Намаляване на времето за търсене: Според проучвания служителите прекарват до 20% от времето си в търсене на информация. КМ драстично съкращава това време, като централизира знанията и позволява на екипите да се съсредоточат върху изпълнението на задачите, а не върху търсенето на ресурси.

2. Предотвратяване на загубата на знания: Когато служителите напускат или сменят ролята си, ценните знания често излизат заедно с тях. Системата за КМ запазва тези знания, като ги прави достъпни за другите.

3. Насърчава непрекъснатото обучение: КМ насърчава култура, при която знанията се актуализират и споделят постоянно. Тази среда за учене помага на служителите да бъдат в крак с времето, да въвеждат иновации и да вземат по-добри решения.

4. Увеличава сътрудничеството: Когато всички имат достъп до едни и същи знания, се премахват преградите. Екипите си сътрудничат по-ефективно, а междуфункционалното споделяне на знания се превръща в норма.

5. Подобрява вземането на решения: Системите за КМ дават на вземащите решения лесен достъп до данни, изследвания и минал опит, което води до по-информирани и бързи решения.

Намиране на правилния софтуер за управление на знанията

За да разгърнете наистина потенциала на управлението на знанията, се нуждаете от правилните инструменти. Пазарът предлага набор от [инструменти за управление на знанието] https://www.getguru.com/reference/knowledge-management-tools, предназначени да помогнат на предприятията да съхраняват, организират и споделят ефективно знания. Ето някои от най-добрите възможности:

1. Confluence от Atlassian

Ако вашата организация цени сътрудничеството, Confluence може да бъде вашият най-добър избор. Той се използва широко за създаване и организиране на съдържание в екипите, а интеграцията му с други продукти на Atlassian като Jira го прави незаменим за екипите за разработка. С функции като съвместни работни пространства, споделяне на документи и структурирани хранилища на знания Confluence е проектиран да насърчава споделянето на знания и съгласуването на екипите.

2. Microsoft SharePoint

За по-големите организации Microsoft SharePoint е мощно средство. Той предлага широк набор от инструменти за управление на документи, сътрудничество и управление на културния обмен, което го прави универсално решение. Гъвкавостта на SharePoint ви позволява да създавате персонализирани бази от знания, работни потоци и интранети, които отговарят на специфичните нужди на вашата организация.

3. Гуру

За компаниите, в които достъпът до информация в реално време е от решаващо значение, Guru е отличен. Guru улавя знанията в движение и ги организира в леснодостъпни категории. Разширението му за браузър позволява на служителите да извличат съответната информация директно по време на работа, което го прави идеален за екипите за поддръжка на клиенти и продажби, които се нуждаят от бързи отговори.

4. Понятие

За стартиращи и малки предприятия Notion предоставя универсално решение за управление на знания, задачи и водене на бележки. Неговият прост интерфейс и персонализираните функции на базата данни улесняват създаването на хранилища на знания, наръчници за екипа и документи за проекти.

5. Document360

Когато става въпрос за управление на техническа документация, Document360 се отличава. Неговият интуитивен редактор и способността му да обработва огромни количества технически знания го правят предпочитан за SaaS и технологичните компании. Екипите могат да си сътрудничат по статиите от базата знания, като се уверят, че всички са на една и съща страница - от разработчиците до представителите на отдела за обслужване на клиенти.

6. Bloomfire

За организациите, които поставят силен акцент върху възможността за търсене и откриване на знания, Bloomfire предлага авангардно решение. Неговите функции за търсене, задвижвани от изкуствен интелект, гарантират, че служителите могат да намерят правилната информация, без значение колко обширна е базата от знания. С мултимедийната поддръжка и дискусионните форуми Bloomfire също така повишава ангажираността в екипите.

Заключение

В днешния пейзаж на работното място, основан на знанието, е от съществено значение да разполагате с правилните инструменти и практики за управление на информацията. Управлението на знанията (УЗ) не само рационализира начина на работа на екипите, но и насърчава културата на сътрудничество, непрекъснато обучение и иновации. Инвестирайки в правилните инструменти за управление на знанията, вие гарантирате, че знанията никога няма да бъдат загубени, производителността ще се повиши и вашата организация ще процъфтява в един все по-конкурентен свят.