Значението на фактурите в магазина за електронна търговия

Въведение

Всеки предприемач в областта на електронната търговия разбира колко е важно клиентите да са доволни, а бизнесът - организиран, а фактурите са един сигурен и кратък начин да уцелите и двете цели с една стрела.

За тези, които не знаят, фактурата е правен документ, който продавачът издава на купувачите, за да регистрира финансовата транзакция по продажбата. Тя служи за много цели, включително за финансови документи, доказателство за покупка и спазване на данъчното законодателство.

Но фактурите са много повече от това - особено в индустрията за електронна търговия, която е на стойност 16,6 трилиона щатски долара.

В това ръководство ще ви помогнем да разберете основните роли и ползи от този важен финансов документ за вашия магазин за електронна търговия (плюс пет най-добри практики за управление на фактури в края).

Роля на фактурите в магазините за електронна търговия

Предприятията се основават на пари, а фактурите изясняват паричните условия. Но освен удобството и гъвкавостта на плащанията, фактурите играят решаваща роля в две ключови области на бизнеса с електронна търговия:

Улесняване на транзакциите

Фактурите улесняват процеса на плащане за вас и вашите клиенти. Превръщането на фактурирането в стандартна част от процеса на покупка ви позволява да проследявате плащанията и да разграничавате платените фактури от неплатените сметки.

Той допринася за безпроблемното извършване на транзакции, като служи за:

• Официално потвърждение на покупката (включително подробности като име на продукта, цени и данни за доставка).
• Средство за съобщаване на инструкциите за плащане на клиентите, като например портали за плащане и дата на плащане
• Инструмент за проследяване на поръчките, който позволява на клиентите да следят в реално време актуализациите на пратката

Правна и финансова значимост

Всяка страна налага някакъв вид данък върху продажбите на облагаеми стоки и услуги - ДДС, GST, щатски или провинциален данък - и това са само някои от тях.

В този случай фактурата ще бъде юридическият документ, който разделя и идентифицира данъка върху продажбите. Данъчните власти могат да поискат от вас фактури като част от задължението ви за данъчна отчетност.

Не забравяйте, че фактурите могат да ви предпазят от потенциални съдебни искове. Ако измамниците се опитат да ви надхитрят - например, като откажат да платят след получаване на поръчката - фактурата ще докаже, че финансовата транзакция наистина се е случила.

Ползи от използването на фактури в магазин за електронна търговия

Предимствата на фактурите надхвърлят всички аргументи срещу издаването на фактури в електронната търговия. Ето две от тях, които според нас са достатъчни, за да убедят всеки амбициозен собственик на онлайн магазин:

Професионализъм и доверие на клиентите

Фактурите не са предназначени само за получаване на плащане. Те са и важна част от преживяването на клиента след покупката. Опитните компании използват фактурите като допълнителна възможност за брандиране. Например, с CTA за използване на промоционален код или присъединяване към програма за лоялност на клиентите.

Разумното му използване може да повлияе на клиентите ви - да доведе до повече постоянни клиенти и по-добър маркетинг от уста на уста.

Освен това използването на фактури е чудесен начин за премахване на ненужните разговори между клиентите и поддръжката след покупката.

Затова, когато създавате шаблон на фактура, помислете за следното:

• Имидж на марката
• Тон на гласа
• Типография
• Лого

След като вземете решенията си, се уверете, че те се разпространяват във всички точки на контакт с клиентите, включително уебсайта, банерите, социалните медии и фактурите.

Водене на документация и организация

Онлайн фактурите са безпроблемен начин да оптимизирате процеса на плащане. Преминаването към тези електронни фактури е ключът към поддържането на точни финансови отчети на вашия бизнес за електронна търговия.

Тя ви помага да следите и контролирате отблизо не само продажбите, но и разходите и приходите си, като ви помага при финансовия анализ, изчисляването на печалбата от електронната търговия и бъдещото планиране.

Освен това използването на шаблон на фактура ще стандартизира фактурите. Това означава само няколко кликвания и всички записи на плащанията ви ще са по възможно най-организирания начин.

Въпреки това не забравяйте да включите цялата необходима информация във фактурите си, като например името на клиента, данни за контакт и описание на продукта. Споменаването им ще помогне както на вас, така и на вашите клиенти да имате изчерпателен запис на транзакциите.

Използвайте система за номериране на фактурите за още по-добра организация. Присвоявайте на всяка фактура уникален номер, за да можете лесно да сверявате плащанията и да следите неизплатените салда.

Професионален съвет: Много компетентни фирми искат да свършат тази работа за вас. Тези компании са счетоводни и счетоводни фирми, доставчици на услуги за малкия бизнес и групи за създаване на професионални мрежи и всички те се чудят как да получат клиенти за счетоводни услуги като вас. Те са готови да ви помогнат. Така че, свалете допълнителното бреме от раменете си и възложете на външни изпълнители рутинни задачи като водене на документация и създаване на фактури, когато е необходимо.

Прозрения за ефективността на рекламите

Като подробен запис на разходите за електронна търговия, фактурите ви дават подробна представа за финансовия аспект на маркетинговите ви кампании - особено за ефективността на рекламите. Тези фактури ще ви дадат ценна информация за ефективността на рекламата ви, като например:

• Разпределение на разходите (поставяне на реклами, творческа продукция, хонорари на агенции и др.)
• Анализ на ефективността (съпоставяне на данните от фактурите с показателите за ефективност на рекламата, като импресии и конверсии)
• Планиране на бюджета
• Оценка на възвръщаемостта на инвестициите (сравняване на разходите във фактурата с приходите, генерирани от продажби, базирани на реклами)

Ето защо, като използвате данните от фактурите, можете да оптимизирате стратегиите си за ефективност на рекламата. Чудесен начин да постигнете това е като интегрирате инструмента си за проследяване на реклами със системата за фактуриране в електронната търговия, като свържете продажбите си директно с целевите рекламни кампании.

Интеграцията ще ви помогне да правите по-добри рекламни инвестиции, да измервате възвръщаемостта на рекламните разходи и да оценявате доставчиците.

5 най-добри практики за управление на фактури в електронната търговия

Нека да поговорим за нашите най-добри практики за управление на фактури в електронната търговия, които могат да ви дадат предимство пред конкурентите. Приложете ги и поддържайте бизнес транзакциите, брандирането и управлението си в правилната посока:

Автоматизиране на системите за фактуриране

Повечето предприятия за електронна търговия имат ограничен персонал и отделът за задължения може да направи само толкова много. Преуморените служители също така създават грешки и забавяния, които увеличават разходите и, в най-лошия случай, оказват влияние върху имиджа на вашата марка.

Именно тук автоматизацията е обещаваща. Автоматизирането на системите за фактуриране ви позволява да:

• Одобряване на фактури в Quicken
• Премахване на ръчното въвеждане на данни
• Намаляване на възможността за измама
• Намаляване на разходите за обработка на фактури
• Лесно съхраняване на финансови документи онлайн

По-конкретно, съсредоточете се върху автоматизирането на генерирането на фактури, доставката и напомнянията за плащане.

Код за измама: Вашата система за автоматизация на фактури ще бъде златна мина за ценни данни за поведението на клиентите и моделите на покупки. По този начин, като интегрирате системата с кампаниите си за реклами в Google за електронна търговия, можете да адаптирате рекламите и таргетирането си с лазерна точност.

Например, ако системите ви за фактуриране показват рязко увеличение на поръчките на даден продукт, можете лесно да стартирате целенасочена рекламна кампания, за да се възползвате от тази тенденция. И обратното, ако фактурите разкриват спад в продажбите на някои продукти, можете да оформите рекламна стратегия, за да стимулирате търсенето.

Предоставяне на детайлизирана фактура

Уверете се, че във фактурите за електронна търговия са посочени всички продукти/услуги и срокове за доставка. Това е ключов елемент на една представителна и четивна фактура - тя казва на клиентите _точно _за какво плащат.

Ясно очертайте описанието на всеки продукт, за да получите по-добра представа. Разделете по-големите проекти на по-малки етапи с цената им за клиентите. Още по-добре, можете да персонализирате фактурите, като добавите връзки към флипбук, за да подобрите още повече представянето на продукта.

Когато клиентите разберат фактурата, те бързо ще извършат плащането без допълнителни разяснения или забавяния. А колкото по-бързо е плащането, толкова по-добър е паричният поток за вашия бизнес.

Интегриране със счетоводен софтуер

Според доклада на AIA Tech Culture Report 59% от фирмите използват само счетоводен софтуер за фактуриране на клиенти. Надяваме се, че вие сте сред тези 59%. Ако не, започнете да търсите софтуерно решение, което ви позволява да управлявате фактурите си безпроблемно.

Ето някои основни характеристики, които трябва да се търсят при избора на подходящ софтуер за вашата електронна търговия:

• Интеграция на платформи (напр. нива на наличностите, събрани плащания, данъци и др.)
• Конфигуриране на данъка върху продажбите
• Изчерпателни доклади
• Сигурност на финансовите данни
• Допълнителна функция за персонализиране на услугата за вашия бизнес
• Поддръжка и актуализации

Освен това софтуерът трябва да позволява на вас и на клиентите да проследявате фактурите и плащанията. Това ще подобри преживяванията на потребителите след покупката (като по този начин ще изгради лоялност на клиентите) и ще улесни наблюдението на фактурите.

След като вземете решение, интегрирайте автоматизацията на фактури и развийте бизнеса си. Не забравяйте, че добрият счетоводен софтуер е инвестиция във финансовото управление, ефективността и мащабируемостта на вашия бизнес.

Изберете правилния софтуер, автоматизирайте процеса и развивайте бизнеса си без счетоводни ограничения.

Професионален съвет: CDN са най-добри за органично подобряване на скоростта на сайтовете в магазините за електронна търговия и могат да бъдат ценен инструмент за подобряване на сигурността на работата и потребителското изживяване при управлението на фактури. Затова се уверете, че сте интегрирали CDN в счетоводния си софтуер.

Проследяване на неплатени фактури

Понякога клиентите могат да забравят да платят фактурата или дори да се сблъскат с усложнения при плащането. В този случай учтивото и навременно проследяване може деликатно да напомни на клиентите за дължимите фактури.

Можете да настроите автоматични имейли за напомняне за плащане в счетоводния си софтуер, за да изпращате професионални и удобни за клиентите последващи действия. Освен това трябва да предоставите на клиентите множество възможности за плащане, като например банков превод, кредитна карта или PayPal, за да увеличите вероятността за бързо плащане.

Уважителната и ефективна комуникация трябва да бъде в основата на последващите действия във връзка с фактурите. Поддържайте отворен канал за комуникация, за да се справите с всякакви притеснения или проблеми, които биха могли да попречат на клиентите да финализират плащането.

Дайте приоритет на сигурността и поверителността на данните.

Сега най-важната част е сигурността и поверителността. Клиентите ви поверяват финансовите си данни и опазването им трябва да бъде ваш основен приоритет.

Затова изберете софтуер с висока степен на сигурност и многостепенно удостоверяване, за да предотвратите неоторизиран достъп.

Заключителни мисли

Фактурирането може да изглежда като обикновена задача, но независимо дали ви харесва или не, то е от решаващо значение.

Една надеждна система за обработка на фактури може да промени начина, по който се създават и обработват фактурите, което води до повишаване на ефективността, ефикасността и производителността.

Така че създайте въздействащи и съвместими фактури за вашия процъфтяващ онлайн магазин, като използвате горните съвети. Използвайте висококачествен софтуер и постоянно актуализирайте системата си за управление на фактури, за да осигурите на служителите и клиентите си възможно най-доброто преживяване - защото те не заслужават нищо друго!