Технологичен стек за фирми за професионални услуги: Основни инструменти за ефективност

Въведение

Светът на професионалните услуги е свързан с високи залози: с нарастването на конкуренцията фирмите са подложени на постоянен натиск да предоставят повече с по-малко средства. Фирмите често се борят с неефективност, която намалява рентабилността - от управлението на множество проекти до осигуряването на точно фактуриране. Но технологията предлага изход.

Един ефективен технологичен пакет с подходящи инструменти може да помогне на професионалните фирми да се справят с много от тези проблеми. Дезорганизираните процеси и сривовете в комуникацията при записването на фактурираните часове водят до загуби от почти 9,1 млрд. долара дневно в целия свят, като почти един от всеки пет фактурирани часа не се записва. Когато технологичният стек се прилага правилно, фирмите могат да подобрят комуникацията, да управляват ефективно проектите и да постигнат финансова коректност, като същевременно предоставят изключително обслужване на клиентите.

В този блог ще разгледаме софтуер за фирми за професионални услуги, който:

• Опростяване на надзора на проекта
• Насърчаване на сътрудничеството
• Активиране на проследяването
• Създаване на точни предложения за клиенти
• Укрепване на взаимоотношенията с клиентите

Нека разгледаме как добре подбраният технологичен пакет може да превърне неефективността в конкурентно предимство.

Софтуер за управление на работния поток

McKinsey изчислява, че до 60% от професиите могат да спестят 30% от времето си чрез автоматизиране на рутинни процеси. Софтуерът за управление на работни потоци помага при управлението на повтарящи се задачи и операции. За счетоводните фирми той осигурява безпроблемно управление на клиенти, крайни срокове и задачи за спазване на изискванията чрез централизиране на работните потоци на проектите, намаляване на ръчните усилия и минимизиране на риска от пропуснати крайни срокове.

Защо софтуер за управление на работния процес?

• Автоматизиране на основни и повтарящи се процеси, за да се освободи време за критични задачи
• Ефективна работа с множество клиенти и проекти едновременно
• Подобряване на комуникацията и отчетността

Най-добри инструменти

Идеалният технологичен стек за управление на работния процес не е само подходящ, но и инструмент, който рационализира и революционизира работните ви процеси. Някои от най-добрите на пазара включват Cone, Asana, Monday и ClickUp.

Asana е добре позната със своето решение за сътрудничество с клиенти, което помага на екипите да планират и наблюдават проектите си чрез удобни за потребителя интерфейси и широк набор от функции. Визуализацията на проектите, управлението на задачите и проследяването на напредъка в реално време, съчетани с безпроблемна интеграция, позволяват оптимизиране на работните процеси.

Същевременно Monday.com се счита за пионер в областта на визуалните и лесни за използване табла. Той предлага безплатни планове, които ви позволяват да експериментирате с пригодността му за вашия екип. ClickUp също е достоен претендент заради своята персонализация, мощна интеграция и унифицирано решение.

Софтуерът за управление на практиката на Cone си заслужава да бъде разгледан заради функциите му, като например обработката на множество задачи чрез предложения, имейли, управление на задачи и фактуриране в една платформа. Най-добрите му функции включват автоматично проследяване на клиентите, централизирана кореспонденция, интегрирани имейл услуги и ефективен клиентски портал, който работи както за малки, така и за големи екипи. Cone също така е значително по-евтин от някои от своите конкуренти. Разгледайте и други налични най-добри софтуери за работен процес за счетоводители.

Инструменти за комуникация и сътрудничество

Поддържането на една и съща страница - независимо дали става въпрос за екипа ви или за клиентите ви - може да бъде трудно. Тук софтуерът за комуникация може да ви помогне да организирате правилно разговорите си, срещите да протичат гладко и проектите ви да се развиват безпроблемно.

Защо ви трябват инструменти за комуникация?

• Бърза комуникация чрез унифициран софтуер с всеки в компанията чрез незабавни съобщения
• Работете по един и същ документ с екипа си в реално време.
• Провеждайте бързи видеоразговори, споделяйте актуализации незабавно и дръжте клиентите си в течение.

Най-добри инструменти

Най-известните инструменти за съвместна работа на пазара са Slack, Microsoft и Zoom.

Slack се превърна в популярен канал за екипи, който използва съобщения в реално време, за да могат членовете да общуват по всяко време. Позволява директни съобщения, споделяне на файлове, аудио- и видеоразговори, а също така поддържа интеграция с приложения като Google Drive, Trello и Zoom, което го прави популярен инструмент за дистанционна работа.

Същевременно предимството на Microsoft Teams е интеграцията с Microsoft Office 365. Неговите функции за чат и съобщения, видеоконференции, лесно споделяне на файлове и планиране на срещи осигуряват централизиран център за дискусии. \

Zoom се наложи по време на пандемията благодарение на способността си да организира мащабни онлайн срещи и да улеснява провеждането на уебинари и онлайн събития. Функции като екранни стаи за почивка и запис го правят полезен за корпоративни събития. Изборът между тях зависи от основните ви комуникационни нужди и изискванията за мащабируемост.

Софтуер за счетоводно и финансово управление

Управлението на финансите на вашата фирма не трябва да бъде главоболие. Проучванията показват, че използването на счетоводен софтуер, хостван в облака, намалява оперативните разходи с до 50 % С правилния счетоводен софтуер можете да проследявате приходи, разходи, фактури и данъци, без електронните таблици да ви побъркват.

Защо се нуждаете от софтуер за счетоводство и финансово управление?

• Използвайте местните функции за отчитане и анализ, за да прогнозирате паричните потоци и да вземате правилни решения за бъдещата финансова ситуация.
• Записите се водят винаги изрядно, а всички разписки, които се изискват за данъчно облагане, са добре подредени.
• Създавайте сметки и ги изпращайте незабавно, задавайте автоматични предупреждения, ако искате да получите плащане по-бързо, или дори извършвайте плащания онлайн.

Най-добри инструменти

QuickBooks е популярен счетоводен софтуер, който се използва както от малки, така и от средни предприятия. Интуитивният му дизайн и лесното взаимодействие, съчетани с функции като фактуриране, регистриране на разходи, управление на заплати и подготовка на данъци, го правят ефективен. Допълнителното предимство е наличието на мобилно приложение.

Xero е близък конкурент с облачни решения за собственици на фирми и счетоводители, които работят заедно, за да следят сметките си. Освен функциите на QuickBook, тя предоставя по-оптимизирани решения, които позволяват на бизнеса да се концентрира повече върху развитието си.

FreshBooks е популярен избор и сред работещите на свободна практика, професионалните фирми и малките предприемачи, които имат проблеми с фактурирането и отчитането на работното време. Освен решения за бързи плащания, тя осигурява и управление на предложения и проекти. Cone също оперира в това пространство, като предлага повечето от тези функции с допълнителното предимство на оптимално изчисляване на разходите.

Софтуер за предложения

Перфектното предложение може да доведе до успех или разваляне на сделката. Докладите показват, че само 36% от времето, отделено за продажби, се изразходва за продажби, докато останалите 65% се изразходват за отговори на изготвяне на предложения. В такива случаи използването на софтуер за предложения намалява голяма част от стреса при създаването на предложенията и повишава процента на конверсия. Тези инструменти подпомагат изготвянето, предаването и наблюдението на предложенията, за да се гарантира, че вашите предложения са оптимални за клиентите.

Защо ви е необходим софтуер за предложения?

• С помощта на шаблони и функции за плъзгане и пускане можете да изготвяте зашеметяващи предложения, спестявайки си ценни часове.
• Вижте кога клиентите отварят предложенията ви и колко време прекарват във всеки раздел, и проследете ефективно.
• Софтуерът за предложения може да се свърже с вашия CRM и инструменти за управление на проекти, като синхронизира всичко за гладки работни процеси.

Най-добри инструменти

Унифицираното решение на Cone за управление на предложения, сметки и фактури с функции като персонализируеми шаблони, например шаблон за счетоводно предложение, изчистен клиентски портал и интеграция на електронния подпис ви позволява да създавате най-добрите предложения за клиенти, включително фактуриране и плащания в една платформа.

Proposify внася простота в предложенията с интерфейс за пускане и плъзгане, както и с шаблони за предложения. Proposify подобрява процеса на изготвяне на предложения, като дава възможност на екипите бързо да създават визуално привлекателни документи.

PandaDoc е друга възможност, която рационализира създаването, разпространението и управлението на предложения. Интуитивните функции на PandaDoc в комбинация с инструментите за анализ улесняват създаването на предложения.

Знаете ли, че? За много доставчици на професионални услуги маркетингът и SEO оптимизацията са от решаващо значение за запазване и привличане на клиенти. Инструментите за маркетингова реклама и SEO могат да бъдат изключително полезни. Те помагат на фирмите да увеличат видимостта на своите уебсайтове Да получат потенциални клиенти Да бъдат надеждни марки Един от открояващите се инструменти, който може да ви помогне за това, е Rank Tracker. Той ви дава възможност да наблюдавате представянето на вашия уебсайт, да следите класирането на ключовите думи и да анализирате стратегиите на конкурентите. Разгледайте различните им инструменти, като Rank Tracker, Web Audit и SEO Checklist, за да превърнете потенциалните клиенти в лоялни.

CRM софтуер

С помощта на CRM софтуер можете да управлявате данните на клиентите си и да взаимодействате с тях по начин, който е удобен както за вас, така и за тях.

Защо ви е необходим CRM софтуер?

• Бързо извличайте данни за клиентите, като например данни за контакт, вижте минали взаимодействия и разберете техните предпочитания.
• Подобряване на процеса на комуникация при изпращане на съобщения и проследяване на действията.
• CRM са полезни за проследяване на вашия тръбопровод, за да разберете какви потенциални клиенти имате сега, какво е качеството им и какво е вероятно да получите в бъдеще.

Най-добри инструменти

Salesforce заема важно място на пазара на CRM днес, известен с широките си възможности за персонализация и наличието на богата функционалност. Неговите функции включват управление на лийдове и възможности, управление на контакти и акаунти, прогнозиране на продажбите и автоматизация на работните процеси и маркетинга.

HubSpot CRM дава възможност на фирмите да вземат решения, базирани на данни, с помощта на прозрения и отчети в реално време. Функциите включват управление на контактите, управление на тръбопроводите, приложения на Hubspot, проследяване на имейли и отчети за продажбите. Много малки и средни предприятия използват HubSpot CRM, тъй като кривата на обучение е кратка и платформата предоставя безплатна пробна версия.

Подредете се сега

Инвестирането в правилния технологичен пакет е умен ход и е от съществено значение за растежа. Ако фирмите подобрят своя технологичен стек с инструменти, които улесняват мониторинга на проектите и сътрудничеството, тогава организациите за професионални услуги могат да процъфтяват. В крайна сметка рационализираните работни потоци не само повишават производителността, но и подобряват качеството на преживяванията на клиентите. Няма съмнение относно значението на технологичните инструменти за ефективността в днешния ден. Като фирма за професионални услуги, ако искате да постигнете успех, трябва незабавно да намерите подходящите за вас технологии.