Отдалечени екипи за социални медии: Как да общуваме ефективно

Въведение

През 2023 г. много екипи на социалните медии ще работят от разстояние, на непълен или пълен работен ден. Не само, че много компании запазиха хибридната или WFH политика след пандемията. Предлагането на изцяло дистанционна работа също така позволява на екипите да привличат най-големите таланти, които пазарът на труда може да предложи.

Въпреки това координирането на отдалечен екип за социални медии може да бъде предизвикателство. Особено когато става въпрос за комуникация.

Как можете да се уверите, че всички са на една и съща вълна? Работните процеси да протичат гладко? Как можете да сведете до минимум загубите от триене и недоразуменията?

Ето седем инструмента и стратегии, които можете да използвате, за да общувате ефективно с екипа си за социални медии от разстояние.

Изберете единна система за съвместна работа с документи

(Източник: Freepik)

Като начало трябва да изберете една платформа за съвместна работа с документи, към която всички да се придържат. Да, това е елементарно. Въпреки това много екипи все още губят твърде много време, като изпращат документи напред-назад и ги конвертират между файловите формати без нужда.

Изберете единна система за съвместна работа с документи в облака, която ви позволява да споделяте, съвместно да създавате и редактирате текстови документи, електронни таблици и презентации. Без значение дали става въпрос за обобщаване на второто тримесечие, презентация на стратегия или годишен доклад, наличието на една централна система улеснява много създаването на цялостен документ с минимално разочарование.

Понастоящем най-разпространените облачни решения са Google Workspace и Microsoft 365. И двете предлагат разнообразни типове файлове и се интегрират с голям брой други бизнес приложения.

Приоритизиране на решения, базирани на облак

Говорейки за решения в облака, трябва да ги приоритизирате за възможно най-много от работните си процеси, а не само за споделяне на документи.

Съхраняване на файлове, графичен дизайн, редактиране на видео. За всички тези цели съществуват сложни инструменти, базирани на облак. Те улесняват много живота на отдалечените екипи.

Например, да кажем, че някой от членовете на екипа ви изготвя графика за макара в Instagram или публикация за свидетелство за най-новия ви продукт. Ако я направи във Photoshop на личния си лаптоп, само той ще може да работи по нея. И ако се разболеят или по някакъв друг начин не са на разположение, вие оставате в неизвестност.

По-ефективното решение е да използвате базиран в облака инструмент за проектиране, като например Canva. Целият ви екип има достъп до всички проекти. И стига да наименувате файловете и проектите си правилно, всеки може да намери и редактира каквото му е необходимо.

Опитайте с асинхронни срещи

След това помислете за преминаване към асинхронни видеоразговори, особено ако членовете на екипа ви са в различни часови зони.

Видеоразговорите са чудесен начин членовете на екипа да си взаимодействат, да споделят идеи, да покажат най-новите си проекти, да получат обратна връзка за сложни концепции и да се сближат. Те обаче отнемат и огромно количество време. И могат да бъдат трудни за организиране, особено ако екипът ви е международен.

Асинхронните срещи, напротив, позволяват да запишете своя принос като видеоклип - включително споделяне на екрана - и след това да го споделите чрез проста връзка. Останалите членове на екипа ви могат да го гледат, когато имат време. Освен това те могат да проверят автоматичния запис за най-интересните части от информацията, да ускорят или забавят клипа ви и да реагират чрез коментари или собствено видео.

Това ви позволява ефективно да предавате много повече и по-сложна информация, отколкото чрез имейл, но премахва необходимостта да намирате подходящо за всички време, за да организирате видеоразговор.

Централизирайте бизнес телефонията си

Друг отличен начин да повишите ефективността на комуникацията си е да си осигурите централна бизнес телефонна услуга.

Подобно на много други инструменти в този списък, съвременните бизнес телефонни услуги обикновено са базирани на облак. Това означава, че екипът ви може да има достъп до тях отвсякъде, без значение къде се намира.

Освен това те разполагат с много повече канали от обикновените гласови повиквания. Често са включени и видеоразговори, незабавни съобщения, чат на живо и имейл.

Освен това много от доставчиците предлагат и интересни допълнителни функции, често базирани на изкуствен интелект, за да улеснят живота ви. Например, някои услуги се предлагат с автоматични транскрипции и резюмета на разговорите. Това улеснява воденето на протоколи от срещи.

Използване на базирано на съобщения екипно сътрудничество

(Източник: Freepik)

Уморени ли сте от безкрайните вериги от имейли? И да пропускате важни съобщения, защото някой е забравил да натисне "отговори на всички"?

Тогава може би ще искате да преминете към инструменти за екипно сътрудничество, базирани на съобщения. През последните няколко години Slack и Discord се превърнаха в силни съперници в тази област. И за това има основателна причина.

Тези инструменти ви позволяват ефективно да структурирате комуникацията между членовете на екипа. Въпреки че можете да изпратите директно съобщение на някого, повечето обмени са структурирани в канали.

Например, да кажем, че в екипа ви има работна група, която е натоварена да изготви нова стратегия за кратко видеосъдържание в отговор на евентуална забрана на TikTok в САЩ. Вместо членовете на тази работна група да си изпращат имейли, можете да създадете канал в Slack, в който те да обменят съобщения и да споделят документи. По този начин никой няма да се притеснява, че ще пропусне важна информация.

Използване на пакети за управление на проекти

Ако работите по по-големи или по-сложни проекти или трябва да координирате по-голям екип, помислете за използване на инструмент за управление на проекти.

Те разполагат с по-сложни функционалности от горепосочените инструменти за сътрудничество. Те ви позволяват да разпределяте роли, да определяте крайни срокове, да задавате зависимости между задачите и да изяснявате работните процеси.

Всеки член на екипа ще види възложените му задачи и датата, до която трябва да бъдат изпълнени. Освен това, ако искате да проверите състоянието на даден проект, можете лесно да го визуализирате като табло Kanban или диаграма на Гант.

Избор на най-добрия инструмент за дистанционно управление на социални медии

И накрая, има и инструмент за управление на социалните медии, който използвате. В отдалечен екип изборът на най-подходящия за вашите нужди инструмент може да се окаже малко труден. Съществуват различни приоритети.

Преценете колко потребители позволяват различните инструменти при различните планове. Дали можете да зададете работни потоци и различни разрешения за различните роли. Дали е възможно да се запазват и редактират чернови и да се оставят коментари и предложения.

Това може да звучи елементарно, но много големи инструменти за управление на социални медии всъщност не включват тези функционалности и поради това са по-малко подходящи за отдалечени екипи.

Заключение

Работата в екип от разстояние може да бъде чудесно преживяване за мотивираните експерти в областта на социалните медии. Можете да съберете фантастичен, мотивиран и продуктивен екип, който да издигне играта на вашия бизнес в социалните медии на следващото ниво.

Това е така, стига комуникацията да работи безпроблемно.

Като интегрирате горните инструменти и стратегии в работните си процеси, ще можете да гарантирате точно това. Това ще ви помогне да сведете до минимум разочарованието, неправилната комуникация и загубите от триене. И ще се уверите, че целият ви екип може да работи за постигане на общите ви цели в синхрон.