Обществени поръчки по проект: Създаване на екипи, които изпълняват целите на компанията

Въведение

Както е известно, ролята на обществените поръчки се разшири значително през последните години. Традиционно фокусирани върху балансирането на разходите с качеството и доставката, организациите за обществени поръчки вече отговарят за много по-широки цели, като например намаляване на риска, иновации, устойчивост и разнообразие, равенство и приобщаване (DEI).

Тази еволюция подчертава необходимостта от стратегически подход към организационния дизайн и от структуриране на екипа по такъв начин, че тези нови приоритети да могат да бъдат ефективно изпълнени.

Какви са предизвикателствата при трансформацията на обществените поръчки?

С нарастването на обхвата на обществените поръчки ръководителите се сблъскват с редица предизвикателства, включително недостиг на таланти и необходимост да се даде приоритет на дългосрочното развитие. Според проучването на Gartner за компетенциите в областта на снабдяването над 75% от лидерите в сферата на снабдяването и доставките прилагат достъп до външни курсове и интерактивно вътрешно обучение за изграждане на компетенциите на персонала. Този фокус върху развитието на талантите е от решаващо значение за преодоляване на недостига на умения и за привеждане на екипите в съответствие с организационните цели.

3 Основни дейности за оптимизиране на организационния дизайн

За да се създаде организация за снабдяване, която да съответства на приоритетите на компанията, Gartner препоръчва да се съсредоточите върху три критични области:

1. Сравнителен анализ на линиите за докладване и обхвата на контрола

Ефективният организационен дизайн започва с разбирането на структурите за докладване. Сравнителният анализ на бюджета на Gartner разкрива, че главните директори по снабдяването (CPO) най-често се отчитат пред:

• Главни финансови директори (38%)
• Ръководители на веригата за доставки (20%)
• Ръководители на операции (19%)

Обхватът на контрола също варира в зависимост от резултатите на организацията. Високо ефективните CPO управляват средно осем членове на персонала, докато техните колеги в средно ефективните компании контролират шестима, а ниско ефективните организации отчитат средно четирима. Тези критерии осигуряват рамка за оптимизиране на линиите на докладване и размера на екипите с цел повишаване на ефективността и отчетността.

2. Определяне на идеалното ниво на централизация

Степента на централизация оказва значително влияние върху ефективността на обществените поръчки. Проучването на организационната структура на снабдяването идентифицира три основни модела:

• **Централизирани структури: **Използват икономии от мащаба и стандартизират процесите, но могат да затруднят времето за реакция и управлението на взаимоотношенията с доставчиците.
• **Децентрализирани структури: **Възможност за по-голяма гъвкавост и адаптивност, но липса на стандартизация.
• Структури, ръководени от центъра: Съчетават централизиран надзор с локално изпълнение, предлагайки балансиран подход.

Последните тенденции показват възраждане на структурите, ръководени от центрове, като 51% от организациите приемат този модел в сравнение с 39%, които предпочитат централизирани структури. Тази промяна се обяснява с увеличаването на нарушенията във веригата за доставки, които изискват по-голяма адаптивност и стратегическо съгласуване. Лидерите трябва да оценят нуждите на своята организация, за да определят най-подходящата структура.

3. Съобразяване на движещите сили на стойността с решенията за дизайн на организацията

Дизайнът на организациите за обществени поръчки трябва да отразява техните стратегически приоритети. Например:

• Структури, базирани на дейности: Фокус върху ефективността и бързината.
• Структури, базирани на категории: Приоритизиране на общата стойност и икономиите на разходи.

Отвъд организационната структура лидерите трябва да се справят със структурните недостатъци, като усъвършенстват оперативните модели и рамката за управление. Това гарантира, че организацията ще остане гъвкава и ще реагира на променящите се приоритети.

Какво е значението на планирането на компетенциите?

Изграждането на екипни способности е съществен аспект от трансформацията на обществените поръчки. Повече от 75% от мениджърите по снабдяване и обществени поръчки инвестират във външни курсове и вътрешно обучение за подобряване на уменията на екипа, както и в ефективното използване на софтуера за покупки. Планирането на компетенциите помага на организациите да се справят с пропуските в уменията, което позволява на екипите по снабдяване да се справят ефективно с различни предизвикателства.

Организациите също така правят значителни промени в структурите си, като 82% от тях планират умерени или значителни организационни промени през следващата година. Този проактивен подход гарантира, че екипите по снабдяване са подготвени да се справят с конкурентните приоритети и постоянните промени.

4 Стратегии за ефективен организационен дизайн

Ключовите области, които лидерите трябва да оптимизират в организациите за обществени поръчки, са:

• *Отчитанена индустриалните стандарти: *Използвайте данни, за да оцените линиите на докладване, обхвата на контрол и организационните структури.
• Преценка на централизацията спрямо децентрализацията: Разгледайте компромисите между ефективност и бързина на реакция, за да определите идеалния баланс.
• Определете приоритет на развитието на компетенциите: Инвестирайте в програми за обучение и развитие, за да създадете квалифицирана и гъвкава работна сила.
• **Изправете структурните недостатъци: **Прецизиране на моделите за управление и функциониране, за да се съгласуват с организационните цели.

Заключение

Създаването на организации за обществени поръчки, които са в съответствие с бизнес приоритетите, е динамичен процес, който изисква непрекъсната оценка и адаптация.

Препоръката към мениджърите по обществени поръчки е да се съсредоточат върху линиите на докладване, централизацията и проектирането, основано на стойността, за да могат да създадат структури, които да подкрепят разширените им отговорности. В съчетание със стабилно планиране на компетенциите и структурно усъвършенстване тези стратегии позволяват на екипите по снабдяване да предоставят изключителна стойност в сложна и бързо развиваща се бизнес среда.