Как да оптимизирате портфолиото си от приложения SaaS?

Въведение

Организациите разчитат в голяма степен на приложенията SaaS, за да рационализират операциите, да повишат производителността и да подобрят опита на клиентите в днешния конкурентен пазар. Управлението на тези приложения обаче често се пренебрегва.

Разпространението на приложенията SaaS вече е видимо в компаниите. Според проучване на Productiv средният брой на SaaS приложенията, използвани в една компания, се очаква да достигне 371 през 2023 г.

Източник:

Но въпросът е доколко добре могат да се управляват тези приложения?

Броят на приложенията SaaS, които използва дадена организация, няма значение; важното е как тези приложения влияят на сигурността, приходите и растежа на организацията, когато не се управляват правилно.

И така, как ефективно да управлявате и оптимизирате портфолиото си от приложения SaaS за постигане на по-голям бизнес успех? Този блог ще ви запознае със стъпките за постигане на тази оптимизация, като започне с неблагоприятните въздействия на неуправляваните SaaS приложения върху вашия бизнес.

Неуправлявани приложения SaaS: Как се отразява това на бизнеса ви?

Неуправляваните приложения SaaS могат да създадат проблеми със сигурността и финансови проблеми, които да навредят на резултатите и растежа на бизнеса ви. Неуправляваните SaaS се появяват, когато предприятията нямат последователен подход или платформа за управление на своите SaaS приложения.

Това се случва, когато приложенията се купуват и използват от вътрешен екип или отделен потребител без надзор от страна на ИТ или финансовите екипи.

Често тези неуправлявани приложения се проследяват с помощта на склонни към грешки електронни таблици. Този ръчен подход към управлението на SaaS не е нито ефективен, нито продуктивен. Той води до усложнения като увеличаване на разходите, неспазване на изискванията и разрастване на SaaS.

Ръчното управление на приложенията SaaS е достатъчно, когато става въпрос за по-малко от 50 приложения, но е неподходящо за организации с над 200 приложения.

При ръчното управление пропускате:

• Цялостен поглед върху цялото портфолио SaaS
• Уведомления за неодобрени покупки на приложения
• Преглед на разходите за SaaS в отделните департаменти
• Анализ на модела на използване
• Ефективно предоставяне и премахване на предоставяне на потребители

Разбиране на рисковете от неуправляваните SaaS

1. Увеличени разходи поради ИТ в сянка

Неоторизираните приложения SaaS, закупени с кредитни карти на компанията, не могат да бъдат проследени ефективно. Това ще доведе до прекомерни разходи и недостатъчно използвани лицензи, което ще се отрази на крайните резултати на компанията. \

2. Възход на дублиращите се и недостатъчно използвани приложения

Лошото управление на SaaS и липсата на централизирана видимост увеличават броя на дублиращите се, безплатни и излишни приложения, което води до ниска възвръщаемост на инвестициите и проблеми със сигурността. \

3. Рискове, свързани със сигурността на данните и съответствието

Неуправляваните приложения водят до пробиви в сигурността и загуба на чувствителна информация. Ако дадено приложение не е в съответствие с нормативните изисквания, това ще се отрази и на бизнес операциите ви. \

4. Автоматични подновявания

Тъй като неуправляваните SaaS няма да бъдат проследявани от финансовите или ИТ екипи, договорите могат да бъдат автоматично подновявани, което води до увеличаване на разходите. \

5. Проблеми с ефикасността и производителността

Неуправляваните приложения създават прегради в комуникацията, водят до лошо сътрудничество и затрудняват производителността на екипа, което в крайна сметка се отразява на бизнес операциите.

След като вече знаете какви са последиците и рисковете от неуправляваните SaaS, нека да поговорим за прости начини за ефективно управление и използване на приложенията SaaS.

Източник:

5 начина да оптимизирате портфолиото си от приложения SaaS

Бързото приемане на SaaS доведе до допълнителни трудности и ограничения при управлението. За да разрешите тези проблеми, ето пет начина, които помагат на фирмите да оптимизират портфейлите си от SaaS приложения и да извлекат максимума от своите SaaS приложения:

Получете пълна видимост на приложението

"Проучването на MADX отчита, че липсата на видимост на приложенията в организациите, предлагащи SaaS, води до недостатъчно или неизползвани лицензи за приложения SaaS. Почти 1/3 от SaaS може да бъде пропиляна; това може да означава стотици, хиляди или дори милиони долари, в зависимост от размера на вашата компания."

За да управляват ефективно приложенията SaaS, организациите трябва да получат цялостна видимост на стека си от приложения. Тази видимост помага на ИТ и финансовите екипи да определят кои приложения се използват, кой ги използва и за какво се използват.

Предприятията с такава видимост могат да избегнат негативните последици от излишък на приложения, нерегламентирано използване на софтуер и лошо разпределение на ресурсите.

Лицата, вземащи решения, ще могат да оптимизират стека си от приложения, като елиминират излишъците чрез консолидиране и рационализиране на приложенията. В резултат на това стекът SaaS ще бъде оптимизиран, което ще повиши бизнес производителността и оперативната ефективност.

Предотвратяване на ИТ в сянка

Според доклада на Gartner през 2022 г. 41% от служителите са придобили, модифицирали или създали технология извън полезрението на ИТ отдела, а Gartner очаква този брой да нарасне до 75% до 2027 г.

Дейността по закупуване и използване на приложения SaaS без знанието на ИТ отдела се нарича сенчести ИТ. Приложенията, придобити чрез сенчести ИТ, могат да изложат на риск сигурността на данните, да възпрепятстват усилията за постигане на съответствие и да доведат до фрагментиране на работните процеси.

Осигуряването на 100% видимост е най-лесното решение за борба със сенчестите ИТ. Предприятията могат да предотвратят навлизането на неодобрени или несанкционирани приложения в портфолиото си от SaaS, като ги наблюдават проактивно и централизират процеса на снабдяване.

Инструменти като CloudEagle могат да изпращат незабавни предупреждения, когато открият неоторизирани приложения, влизащи в системата ви, предлагайки проактивен подход към управлението на SaaS.

Анализиране на използването на приложенията

Flexera заяви, че около 33% от разходите за SaaS софтуер не се използват пълноценно от екипа, което води до ниска възвръщаемост на инвестициите.

Анализът на начина, по който приложенията SaaS се използват в рамките на организацията, дава значителна информация за оптимизацията. Чрез измерване на активността и ангажираността на потребителите лицата, вземащи решения, могат да определят кои приложения осигуряват най-голяма стойност и кои не се използват достатъчно.

Този метод, базиран на данни, позволява на ИТ и финансовите екипи да вземат информирани решения за разпределение на лицензи, което им позволява да преразпределят ресурсите по-ефективно.

Анализът на използването на приложенията ще ви помогне да определите дали приложението наистина им помага да изпълнят необходимата задача. Ако не, премахнете го и намерете ново приложение, което екипът ви ще намери за полезно.

Освен това тя предоставя възможности за обучение на служителите или за подобряване на процесите, за да се увеличи максимално потенциалът на вече съществуващите приложения.

Премахване на неизползвани лицензи или приложения

Недостатъчното използване на лицензите е сериозен проблем за компаниите, който води до излишни разходи. Предприятията могат да преговарят с доставчиците, като използват данни за видимост на приложенията и проучване на използването им.

Като познават действителните модели на използване, фирмите могат да договарят лицензионни условия, които гарантират, че броят на лицензите отговаря на действителното търсене. Закупувайте лицензи само въз основа на търсенето; прекомерното купуване ще доведе до загуба на инвестиции и ниска възвръщаемост на инвестициите.

Друг интелигентен начин за оптимизиране на стека е чрез консолидиране на две или повече приложения в едно. Например, ако маркетинговият ви екип използва OptinMonster за изскачащи прозорци, а екипът по продажбите разчита на Mailchimp за имейли, можете да консолидирате тези функции в HubSpot, който може да се справи и с двете задачи.

Вместо две различни приложения за различни случаи на употреба, можете да използвате само едно, което улеснява проследяването и намаляването на разходите за софтуер.

Тази процедура намалява загубите и насърчава по-рентабилен и стратегически подход към закупуването на софтуер.

Използване на платформа за управление SaaS

Необходим ви е надежден софтуер за управление на SaaS със съответните функции за изпълнение на всички гореспоменати стратегии. Тези платформи осигуряват 100% видимост и централизиран контрол върху управлението на приложенията, като улесняват процеси като управление на договори, разпространение на лицензи и проследяване на подновяването им.

Платформите за управление чрез SaaS могат да се интегрират с вашите вътрешни SSO, HRIS и финансови системи. Тези интеграции дават възможност на платформата да вижда целия ви пакет SaaS и да го организира заедно с разходите ви на едно място.

Защо да разчитате на електронни таблици за проследяване на приложенията, когато разполагате с усъвършенствани инструменти, с които можете да откривате ИТ сенки, докато те се случват? Тези инструменти могат също така да подпомогнат оптимизирането на вашите SaaS приложения, без да изискват много ръчна работа.

Това не само ще осигури видимост, но и възможности за оптимизиране на разходите чрез разкриване на дублиращи се и излишни приложения. Можете да анализирате употребата, да я елиминирате и да оптимизирате портфолиото си.

Заключение

Оптимизирането на портфолиото от приложения SaaS е от съществено значение за организациите, които използват широк набор от приложения SaaS, тъй като може да увеличи разходите ви за софтуер.

Ефективнотоуправление на портфолиото от приложения SaaS е от решаващо значение за увеличаване на растежа, намаляване на рисковете и осигуряване на оперативно съвършенство. Пренебрегването на адекватното управление може да доведе до загуба на ресурси, проблеми със сигурността, ескалация на разходите и фрагментирани работни процеси.

В тази статия бяха разгледани пет прости начина за оптимизиране на портфолиото от приложения: от видимост на приложенията до предотвратяване на ИТ в сянка, мониторинг на потреблението, оптимизиране на лицензирането и избор на платформа за управление на SaaS. Това са изпитани подходи, които организациите използват, за да оптимизират портфолиото си.

Добре оптимизираното портфолио от приложения SaaS служи като двигател на корпоративния растеж, иновациите и дългосрочния успех.