Как да оптимизираме разходите за SaaS през 2023 г.

Въведение

Неотдавнашно проучване на BetterCloud разкри, че използването на приложения SaaS се е увеличило с 18%, като се използват средно 130 приложения в сравнение със 110 приложения през 2022 г.

Разходите за софтуер се превърнаха в третия по големина разход в организацията, след разходите за служители и за наем на офис. Това показва, че компаниите използват SaaS приложения заради лесната им употреба и адаптивност.

В доклад на Flexera обаче се посочва, че около 29% от разходите за софтуер SaaS не се използват пълноценно от екипа, което води до ниска възвръщаемост на инвестициите.

Предвид икономическия спад през 2023 г., сега е моментът да се съсредоточите върху оптимизирането на разходите за SaaS, преди да е станало твърде късно.

В тази статия ще разгледаме как организациите изразходват прекалено много средства за SaaS и как да оптимизират разходите за софтуер и да увеличат възвръщаемостта на инвестициите.

Какво е оптимизация на разходите за SaaS?

Оптимизацията на разходите за SaaS се отнася до колективните стъпки, които ИТ и финансовите екипи на дадена организация предприемат, за да намалят разходите за софтуер SaaS. Това е непрекъснат процес, който се фокусира върху анализа на използването на приложенията, използването на лицензите, ИТ в сянка, проследяването на подновяването и т.н., като крайната цел е да се получи максимална стойност от всяко приложение.

Но преди да обсъдите начините за намаляване на разходите за софтуер, трябва да определите къде имате излишни разходи.

Пет начина, по които изразходвате прекалено много средства за SaaS

ИТ в сянка или покупки

Става дума за закупуване на приложение SaaS от служители с помощта на корпоративна кредитна карта без одобрението на ИТ или финансовите екипи. Проучване на Gartner съобщава, че 30-40 % от разходите за софтуер в една организация са резултат от сенчести ИТ поради пропуснати подновявания и скрити разходи.

(Източник)

Закупуване отвъд нуждите

Всички организации са склонни да прогнозират растежа си и да закупуват излишни лицензи, които надхвърлят изискванията им. В крайна сметка повечето лицензи остават неизползвани, което води до ниска възвръщаемост на инвестициите и напразни разходи.

Липса на видимост на приложенията и разходите

Основната причина, поради която компаниите в крайна сметка правят прекомерни разходи за SaaS, е, че нямат пълна видимост за използваните приложения и разходите за всяко приложение. Годината е 2023 г., а някои екипи все още използват електронни таблици, за да управляват приложенията SaaS.

Пропуснати подновявания

Липсата на видимост на разходите и проследяването на базата на електронни таблици води до пропуснати подновявания, а доставчиците на SaaS ще се възползват от тази възможност и ще ви таксуват повече. ИТ приложенията в сянка често водят до автоматично подновяване, което води до увеличаване на разходите.

Финансовият екип няма да може да идентифицира тези увеличени разходи, защото не знае, че приложението съществува в техния SaaS стек.

Липса на сравнителен анализ на цените

Може да надплатите за абонаменти, ако не знаете колко плащат колегите ви за подобни приложения. Ако не сте наясно с последните референтни цени, доставчиците на SaaS ще се възползват и ще ви таксуват повече за приложенията, което ще доведе до излишни разходи.

Оптимизиране на разходите ви за SaaS през 2023 г.

Вече знаете как организациите харчат прекалено много за SaaS, но знаете ли, че всичко, от което се нуждаете, е едно решение, за да оптимизирате разходите си за SaaS?

Да, необходима ви е само платформа за управление на разходите за SaaS, за да намалите разходите за приложения SaaS и да оптимизирате портфолиото си от SaaS.

Ето как става това:

Получете пълна видимост на SaaS

Платформите за управление на разходите SaaS разполагат с обширна библиотека за интеграция, за да се свържат със системите за SSO, финансите и HRIS на организацията. Тези интеграции ще позволят на платформата да осигури 100% видимост на вашите SaaS приложения, доставчици и съответните разходи по всеки потребител, отдел и разходни центрове.

След като ИТ екипите получат централизирана видимост за портфолиото SaaS, управлението на приложенията и идентифицирането на сенчести ИТ приложения и дублиращи се приложения става по-лесно. Всички неоторизирани приложения в стека могат да бъдат премахнати, което води до по-големи икономии.

Финансовите екипи също ще могат да видят колко всеки отдел харчи за приложения SaaS. Те могат да използват данните за разходите, да ги сравняват с данните за използването и да вземат правилните решения за оптимизиране на разходите.

Професионален съвет: Използвайте платформа за управление на SaaS, която обхваща целия жизнен цикъл на SaaS - от закупуването и договарянето до предоставянето, управлението и подновяването.

Анализирайте данните за използването на приложението си

Платформите за управление на SaaS могат да се интегрират директно с приложенията SaaS чрез API и да предоставят точна информация за използването им. Финансовите екипи могат да анализират тези данни за използване, за да идентифицират недостатъчно използваните приложения и да изчислят възвръщаемостта на инвестициите въз основа на разходите.

Прозренията за използването ще покажат изискванията на екипа, как използват приложението и колко лиценза се използват. Можете да оползотворите неизползваните лицензи и да ги преразпределите към потребителите, които се нуждаят от тях, или да намалите броя на лицензите по време на преговорите за подновяване и да оптимизирате разходите за SaaS.

Анализирането на данните за използването и правилното определяне на размера на лицензите ще ви помогне да извлечете максимална стойност от дадено приложение и да увеличите възвръщаемостта на инвестициите.

Консолидиране на приложения или доставчици

Консолидацията на приложенията или доставчиците се превърна в основна тактика на финансовите директори и ръководителите на обществени поръчки в предприятията за намаляване на разходите за SaaS. Консолидацията на приложенията е процес, при който се идентифицират излишни или скъпоструващи приложения, които служат за сходни цели, и се консолидират в едно решение.

За да илюстрираме, нека разгледаме сценарий, при който екипът по продажбите използва Salesloft за подпомагане на продажбите, маркетинговият екип използва Mailchimp за имейл маркетинг, а екипът по клиентите използва Hubspot за целите на CRM.

Консолидацията на доставчиците се отнася до сливането на функционалностите на Salesloft и Mailchimp в Hubspot, който предлага цялостни възможности за стимулиране на продажбите, имейл маркетинг и CRM.

(Източник)

Чрез консолидирането на тези инструменти вашата организация може да рационализира операциите, да опрости управлението на SaaS и да увеличи икономиите от SaaS.

Професионален съвет: Уверете се, че не консолидирате приложенията на дългосрочните си надеждни доставчици.

Автоматизиране на подновяването на договорите

Отървете се от електронните си таблици. Те няма да изпращат проактивни предупреждения за предстоящи подновявания. Нуждаете се от автоматизирана система за управление на подновяванията, за да изпреварвате подновяванията. За щастие платформата за управление SaaS може да ви помогне да автоматизирате подновяването на договорите.

Автоматичното подновяване може да е неприятно. Платформата за управление на подновяванията ще създаде календар за подновяване въз основа на датата на договора и ще инициира работни потоци 90 дни преди крайния срок, като ви помогне да предотвратите автоматичните подновявания.

Платформи за управление на SaaS като CloudEagle могат да се интегрират със Slack и да изпращат автоматични предупреждения за подновяване 90 дни преди настъпването на датата на подновяване. Това ще ви даде достатъчно време да анализирате използването на приложенията си и да подготвите стратегия за преговори, за да определите правилния размер на лицензите си и да оптимизирате разходите си.

Не забравяйте, че преговорите за подновяване ви позволяват да преговаряте с доставчика за премахване на неизползваните лицензи, понижаване на ценовите планове въз основа на използването и консолидиране на доставчиците, така че трябва да се справите отлично с преговорите.

Професионален съвет: Ако възнамерявате да предоговаряте договора, започнете преговорите по-рано или уведомете продавачите за избора си преди изтичането на срока на предизвестие.

Постигнете успех в преговорите с помощта на ценови ориентири

Преговорите с доставчиците играят важна роля за успеха на процеса на оптимизиране на разходите за SaaS. Умелите преговори могат да доведат до по-големи икономии на разходи за SaaS, докато неадекватните преговори могат неволно да увеличат разходите.

Преговорите за подновяване ще ви дадат възможност да промените размера на лицензите си, да премахнете излишните приложения в зависимост от обхвата и да преговаряте с доставчика за отстъпка или изгоден ценови период.

Но преди да започнете преговори с доставчиците на SaaS, анализирайте сравнителните цени, за да видите колко плащат колегите ви за подобно приложение. Използвайте референтните стойности като лост за договаряне на благоприятни цени, отстъпки или допълнителни функции.

В някои случаи екипът ви по снабдяването може да е натоварен със стратегически задачи и да няма време да преговаря с доставчиците. Не се притеснявайте - можете да възложите преговорите на експерти по закупуване на SaaS.

Тези подпомагани купувачи ще действат като ваш разширен екип за снабдяване. Те ще анализират вашите изисквания и използването на приложенията, ще проведат пазарно проучване, ще определят най-новите ценови критерии и ще преговарят с доставчиците от ваше име, за да осигурят най-добрите ценови условия и отстъпки.

Професионален съвет: доставчиците на SaaS са хитри; избягвайте да влизате в преговори неподготвени, тъй като може лесно да бъдете подведени да платите повече от необходимото. Подгответе ясна стратегия за преговорите и след това действайте.

Бонус

Бюджетиране на SaaS

Обсъдихме петте начина за оптимизиране на разходите за SaaS. Можем да гарантираме за тези тактики, защото финансовите директори, ръководителите на снабдяването и оперативните мениджъри по целия свят ги използват.

Но най-добрата практика е да поддържате стека и разходите си за SaaS оптимизирани, а не да се опитвате в последния момент да намалите разходите, след като сте загубили контрол върху тях.

Професионален съвет: Фокусирайте се върху оперативното съвършенство, а не върху непрекъснатото усъвършенстване

За да постигнете оперативно съвършенство, трябва да наблегнете на бюджетирането на SaaS. Получете пълна видимост, анализирайте употребата, разберете изискванията и разпределете бюджета си по подходящ начин за нуждаещите се приложения и екипи.

• Определете бюджетни ограничения за всеки отдел.
• Извършване на редовни бюджетни одити
• Използвайте и преразпределяйте бюджети, когато е необходимо.

Все пак ще имате нужда от платформа за управление на SaaS, за да анализирате употребата, разходите и да разпределяте бюджети, така че не пропускайте да изберете правилната платформа.

Професионален съвет: Съберете всички заинтересовани страни, за да разберете изискванията, преди да разпределите бюджета, за да избегнете неефективност.

Заключение

Като се има предвид икономическият спад през 2023 г., е крайно време организациите да се съсредоточат върху оптимизирането на разходите си за SaaS, вместо да купуват излишни приложения или лицензи, като прогнозират потенциалния растеж.

Ако знаете къде харчите прекалено много, процесът на оптимизиране на разходите за SaaS ще бъде по-лесен. В тази статия предоставихме приложими съвети, които финансовите и ИТ екипите могат да използват, за да получат пълен контрол върху разходите си за SaaS.

Не забравяйте, че оптимизирането на разходите за SaaS никога не свършва; това е цикличен процес и с правилната платформа за управление на SaaS като CloudEagle можете да постигнете оперативно съвършенство и да увеличите печалбата си.