Как да съставим план за управление на програмата

Въведение

Представете си, че имате визия за бизнеса си - трансформираща цел, която изисква координирани усилия и безпроблемна интеграция на множество проекти. Тя включва няколко по-малки проекта, които трябва да работят заедно, за да се постигне общата цел. Макар че целият процес може да бъде сложен и предизвикателен, в началото се нуждаете от план за управление на програмата.

Планът за управление на програмата е цялостната пътна карта, която обединява тези проекти под една обща цел, като съгласува усилията и ресурсите им за постигане на максимален растеж на организацията. Той съдържа жизненоважни елементи като обхват, базова линия на програмата, бюджет и др.

Ако възнамерявате да осъществите визията за развитие на бизнеса си, е необходимо да създадете план за управление на програмата. В следващата дискусия сме събрали най-важното по тази тема, включително определението и практическите стъпки за разработване на инструмент за управление на програми. Да започнем!

Какво представлява планът за управление на програмата?

Планът за управление на програмата е нещо като генерален план, който очертава как ще управлявате и координирате всички тези по-малки проекти, за да гарантирате, че всичко ще върви гладко и ще постигнете успешно основната си цел.

В него са представени всички детайли за функционирането на програмата, включително различните ѝ компоненти като проекти и инициативи, както и начините за постигане на ползи. Освен това в него се обясняват графиците и методите, използвани за стриктно наблюдение на напредъка на програмата.

Този документ може да се развива и актуализира с напредването на програмата. След приключване на програмата този документ се превръща в ключов инструмент за преглед и одобрение на всички промени в бюджета, графика, обхвата и целите.

Накратко казано, планът за управление на програмата е важно ръководство, което поддържа цялата програма в правилна посока и я насочва към успех. Той включва обхват, график, ресурси, бюджет, управление на риска и комуникация.

Освен това мониторингът и анализът също са от решаващо значение за плана за управление на програмата. Определете как ще измервате успеха и кои фактори или показатели са съобразени, за да оценят успеха на проекта.

Ръководителите на програми са хората, които отговарят за разработването на план за управление на програмата. Те трябва да разбират стратегията и целите на програмата.

Освен това ръководителите на програми трябва да са наясно, че успехът на един програмен план е резултат от предоставянето на висококачествен продукт навреме и в рамките на бюджета. Вместо това успехът се измерва с това колко ефективно програмата отговаря на нуждите на организацията и генерира ползи.

Управление на програми и управление на проекти

(Изображение чрез Freepik)

Всъщност управлението на програми и проекти е сходно по отношение на ключовите измервания и показатели. Въпреки това те могат да бъдат и напълно различни в няколко аспекта. Ето как да ги различавате.

Управлението на проекти се фокусира върху ефективното и ефикасно изпълнение на конкретни задачи или проекти. То има за цел да достави краен продукт или услуга в рамките на определен срок, бюджет и стандарти за качество. Проектите обикновено са временни и имат ясно определени начална и крайна дата.

Те могат да бъдат възложени на външни изпълнители, а организацията, която изпълнява проекта, може да работи за заинтересована страна, която може да е или да не е част от организацията. Основната цел на управлението на проекти е успешното постигане на резултатите и целите на проекта.

Управлението на програми, от друга страна, се занимава с група от свързани проекти и инициативи, които работят заедно за постигане на стратегически цели и ползи за организацията. То се фокусира върху максимизирането на общите ползи чрез синергично управление на тези проекти.

Ръководителят на програмата е неразделна част от компанията. За разлика от проектите, програмите са постоянни и имат дългосрочна перспектива. Успехът на управлението на програми се измерва с това доколко то е от полза за организацията и отговаря на нейните стратегически нужди.

Пет начина за създаване на план за управление на програмата

След като разбрахме разликата между програма и план за управление на проекти, нека да се впуснем в основната дискусия. Ето петте начина за създаване на план за управление на програми, който да подпомогне успеха на вашата организация.

#1. Определете цел

Първата стъпка при създаването на план за управление на програмата е ясното определяне на нейната цел. Като ръководител на програма трябва да определите основните цели, които програмата цели да постигне.

Целта на програмата ви трябва да бъде конкретна, измерима, постижима, релевантна и обвързана със срокове (SMART). Например целта може да бъде подобряване на удовлетвореността на екипа чрез въвеждане на нова система за настаняване на служителите във вашата офис среда.

Определянето на ясни цели е от решаващо значение, тъй като то дава усещане за посока и цел на цялата програма. Така можете да вземете решение и да разработите целенасочени и измерени проекти, за да подобрите резултатите на програмата.

#2. Определяне на базовата линия на програмата

Базовата линия на програмата служи за основа на цялата програма и очертава важни параметри, които трябва да бъдат спазвани по време на нейното изпълнение. Ето елементите, които се включват в програмната основа:

Обхват

Обхватът на програмата определя границите и обхвата на това, което ще бъде обхванато. Той определя всички проекти, инициативи и задачи в рамките на програмата.

Например, ако програмата има за цел да подобри дигиталното присъствие на организацията, обхватът може да включва проекти като редизайн на уебсайт, интегриране на социални медии и разработване на приложения за служителите.

Бюджет

Бюджетът определя финансовите ограничения за програмата. Той очертава общия размер на наличните средства за изпълнение на програмата и разпределението на ресурсите между различните проекти. Правилното разпределение на бюджета гарантира, че финансовите ресурси се използват разумно и предотвратява прекомерното им изразходване.

Резултати

Резултатите са материалните или нематериалните резултати от всеки проект в рамките на програмата. Те са резултатите, които заинтересованите страни и спонсорите очакват.

Например резултатите от проект в рамките на програмата за система за обслужване на клиенти могат да бъдат функционален софтуер за бюро за помощ, инструменти за оптимизиране на социалните медии, материали за обучение на персонала по поддръжката и доклади за обратната връзка с клиентите. За да се подобри още повече разбирането на нуждите на клиентите, проектът може да включва и проучвания за обратна връзка с клиентите с помощта на Salesforce. Тази интеграция дава възможност на екипа да анализира ефективно данните и да адаптира услугите, така че да отговарят на специфичните изисквания и предпочитания на техните клиенти."

Установяването на ясна базова линия на програмата осигурява отправна точка за измерване на напредъка и изпълнението. Всички промени, направени по време на изпълнението на програмата, трябва да се сравняват с изходната стойност, за да се гарантира, че програмата е в правилната посока.

#3. Споделете идеята със заинтересованите страни

След като установите целта и изходните данни на програмата, съобщете визията и подробностите за нея на всички заинтересовани страни. Заинтересованите страни са лица или групи, които се интересуват или ще бъдат засегнати от резултатите на програмата, като например ръководители, мениджъри, членове на екипа и клиенти.

Инициирайте срещи и презентации или споделяйте обяснителни видеоклипове, за да ангажирате заинтересованите страни в дискусии относно целите, ползите и очакваните резултати от програмата. Насърчавайте откритата комуникация и отговаряйте на всички въпроси или опасения, които те могат да имат.

Обсъждането на вашата програма със заинтересованите страни е начин да получите обратна връзка. Вслушвайте се в мненията на заинтересованите страни и включете ценните им идеи в плана на програмата.

Освен това можете да спечелите подкрепа, като покажете как програмата съответства на стратегическите цели на организацията и каква полза ще им донесе. Удовлетворяването на техните нужди и очаквания ще насърчи положителното отношение към програмата.

Уверете се, че сте документирали всички споразумения, решения и ангажименти по време на дискусиите със заинтересованите страни. Това помага да се избегнат недоразумения и осигурява видима справка за бъдещи действия. Включването на заинтересованите страни в ранното планиране увеличава тяхната ангажираност с успеха на програмата.

#4. Изпълнение на плана

След като получите подкрепата на заинтересованите страни, е време да приложите плана за управление на програмата. Ще трябва да вземете предвид изпълнението на проекта, управлението на ресурсите, управлението на риска, сътрудничеството и комуникацията на вашата програма.

Изпълнението на проекта ви позволява да изпълнявате всеки проект в рамките на програмата в съответствие с предварително зададените обхват, график и бюджет. Наблюдавайте редовно напредъка, за да сте сигурни, че изпълнението на задачите е в съответствие с плана на програмата.

За да подпомогнете допълнително програмата си, разпределяйте ефективно ресурсите за всеки проект, наблюдавайте тяхното използване и гарантирайте, че екипите разполагат с уменията, инструментите и подкрепата, за да изпълняват ефективно задачите си. Освен това оценявайте и се занимавайте с потенциалните рискове и предизвикателства, за да прилагате стратегии за намаляване на риска.

Изпълнението на плана изисква също така мониторинг и контрол на изпълнението на програмата спрямо базовия сценарий. Останете гъвкави и адаптивни към променящите се обстоятелства. Бъдете готови да коригирате подхода към програмата въз основа на обратна връзка, нови прозрения или непредвидени предизвикателства.

#5. Контрол и наблюдение на програмата

Контролът и мониторингът на програмата са ключов етап, който се осъществява през целия жизнен цикъл на програмата. Той включва наблюдение на напредъка на програмата, извършване на необходимите корекции и гарантиране, че тя ще продължи да постига целите си.

Този етап изисква наблюдение на изпълнението, идентифициране на отклоненията, анализиране на първопричината и предприемане на коригиращи действия. Ето обяснение на всяко от тях:

Мониторинг на изпълнението

Редовно наблюдение на изпълнението на програмата, за да се проследи напредъкът в постигането на нейните цели. Това включва измерване на ключови показатели за изпълнение (KPI), показването им в реални информационни табла на компанията и сравняването им с базовото ниво на програмата. По този начин ръководителите на програмата могат да идентифицират областите на успех и областите, които може да изискват подобрение.

Идентифициране на отклоненията:

По време на мониторинга е важно да се търсят отклонения от първоначалния план. Ако програмата не изпълнява своите етапи или цели, това може да означава, че са необходими корекции.

Анализ на първопричината:

Когато отклоненията са идеСлед като идентифицирате отклоненията, извършете анализ на първопричините, за да установите причините за проблемите. Това включва по-дълбоко вникване във факторите, довели до отклоненията, и разбиране на тяхното въздействие върху напредъка на програмата.

Предприемане на корективни действия:

Въз основа на резултатите от наблюдението на изпълнението и анализа на основните причини прилагайте коригиращи действия за справяне с всички предизвикателства или отклонения. Тези действия могат да включват преразпределяне на ресурси, коригиране на срокове или преразглеждане на стратегии, за да се запази програмата в срок.

Освен това насърчавайте обратната връзка от членовете на екипа и заинтересованите страни, за да подобрите практиките за управление на програми и да усъвършенствате бъдещите програми. И документирайте всички решения, промени и действия, предприети по време на изпълнението на програмата, като ценна справка и помощно средство за учене от миналия опит.

Заключение

Създаването на план за управление на програмата е систематичен и жизненоважен процес, който поставя основите на успешното изпълнение на програмата. Важно е да разберете определението за план за управление на програма и как той се различава от плана на проект, преди да разработите такъв за вашата организация.

Горепосочените стъпки очертават основните елементи на създаването на план за управление - от определянето на ясна и измерима цел до определянето на базовата линия на програмата и ангажирането на заинтересованите страни. Да не говорим, че контролът и мониторингът на програмата също са от решаващо значение за успешната и въздействаща програма.

Добре разработеният план за управление на програмата предоставя пътна карта и насоки за управление на сложните взаимосвързани проекти. Тъй като ръководителите на програми усърдно се придържат към плана и остават внимателни към нуждите на заинтересованите страни, програмата може да доведе до ценни ползи и да повлияе положително на бъдещия успех на организацията.