Как да увеличите продуктивността на екипа си от разстояние

Въведение

Въпреки всички фанфари за дистанционната работа преди пандемията от коронавирус, работата в офис имаше няколко предимства, които дистанционната работа не можеше да оспори.

Едно от най-пренебрегваните предимства на работата в офис е, че тя позволява на компаниите да влияят върху работата на служителите си. Независимо дали това означава, че мениджърът може да обсъжда проблемите на всеки служител или да му дава стимули, за да повиши лично представянето му, работата от разстояние създава нови предизвикателства за компаниите, които искат да повишат производителността на екипа си.

Неотдавнашното преминаване към работа от разстояние може да е променило начина, по който компаниите подхождат към производителността, но това не е краят. При това положение има много хакове за продуктивност и управление на времето, които можете да приложите, за да увеличите продуктивността на екипа си от разстояние. Ето как можете да го направите.

Определете продуктивността на служителите си

Производителността определя способността на работника да изпълнява успешно дадена задача. С други думи, това е ефективност на работата; колкото по-добре един служител може да изпълнява задълженията си, толкова по-продуктивен ще бъде той.

Тъй като производителността е толкова обща и прекалено използвана дума, трябва да определите какво означава тя за вашите служители за съответните им работни задължения. Вникването в статистиката и фактите за производителността може да помогне на вас и на вашия екип да разберете по-добре как да бъдете продуктивни. Служителите ви трябва да знаят как се проследява и оценява работата им, за да можете след това да обсъдите потенциални подобрения.

Мерните единици, които използвате за проследяване на тяхното представяне, трябва да произтичат от отговорностите, определени при наемането им, както и от бизнес целите ви.

В широк смисъл измерването на производителността ще се основава на някой от следните аспекти от работата на служителя:

• Скоростта, с която дадена задача се изпълнява навреме
• Броят на задачите, изпълнени за даден период от време
• Способността да се изпълни дадена задача, както е обяснено в стандартна оперативна процедура (СОП).
• Обратна връзка от мениджъри, колеги и/или клиенти
• Наличност през работно време

Всяко от тези качества трябва да бъде адаптирано към работните отговорности на всеки служител.

За агент по поддръжка на клиенти показателите за продуктивност могат да бъдат резултати за удовлетвореност на клиентите, средно време за обаждане и брой разрешени заявки. За програмист показателите за продуктивност могат да бъдат доставеният код, промените в кода и времето, необходимо за завършване на даден проект. За маркетолог може да използвате разходите за лийд, разходите за придобиване и броя на генерираните лийдове.

Каквито и показатели да използвате, съобщавайте за измерванията на производителността им, преди да седнете да обсъдите работата им.

Разработване на ясна политика за работа от вкъщи

Работата от вкъщи може да изглежда като панацея за някои, но реалността показва, че този начин на работа има и своите недостатъци. Докладът на Buffer за състоянието на дистанционната работа през 2019 г. установи, че най-често съобщаваните проблеми при условията на дистанционна работа са прекъсването на връзката с работата след края на работното им време (22%), самотата (19%) и комуникацията (17%).

Вместо да пренебрегвате тези предизвикателства, трябва да се справите с тях, като разработите политика за работа от вкъщи. Дори ако домашните офиси са станали масова практика поради пандемията, трябва да поддържате политика за работа от дома, която определя очакванията на дистанционните работници.

Политиката трябва да включва какви инструменти трябва да използват служителите ви - софтуер или хардуер - в колко часа трябва да са на разположение за комуникация, как трябва да защитават себе си и компанията и други неща.

Като се имат предвид предизвикателствата, които работата от разстояние поставя пред служителите, вашата политика трябва да ги адресира проактивно. Например в политиката ви за работа от дома може да се посочи кога приключва денят или да се споделят публични онлайн събития, на които служителите ви могат да се срещат и свързват.

Вашата политика трябва да показва различните канали за комуникация, как да ги използвате и при какви обстоятелства. Например, може да имате Slack за лични и фирмени комуникации, имейл за по-специфични комуникации, Zoom за разговори и Asana за управление на проекти.

Като политика вашата компания трябва да изплаща бонуси на служителите, които се нуждаят от нови компютри, по-бързи интернет връзки и оборудване, свързано с офиса (например маси, столове и др.).

Разработване на програма за ангажиране на служителите

Поради внезапното приемане на дистанционната работа като стандартен, макар и временен начин на работа, много служители ще усетят по-силно предизвикателствата, които тя поражда. В противовес на това искате да разработите програма за ангажиране на служителите, за да останат те доволни от работата си.

Според неотдавнашно проучване на Галъп 32% от анкетираните се чувстват ангажирани с работата си, а останалите 50% и 17% заявяват, че не са ангажирани или не са ангажирани.

Програмата за ангажираност има за цел да свърже служителите ви с вашата организация, като повиши сегашното им усещане за ангажираност до желаните оптимални нива. Доказано е, че високите нива на ангажираност на служителите насърчават задържането, чувството за лоялност и производителността едновременно.

Като начало трябва да проведете проучвания, които да разкрият текущото ниво на възприемана ангажираност. Попитайте служителите си:

• Как се чувствате в настоящата си роля?
• Кое е нещото, което бихте искали да промените в работата си?
• Доколко сте доволни от баланса между професионалния и личния си живот?

Изградете програмата си за ангажираност въз основа на комбинация от най-добри практики и решения за отстраняване на проблемите, открити в проучванията ви. Често срещаните най-добри практики включват разработване на програми за възнаграждения, базирани на точки, предлагане на уелнес програми и насърчаване на работата в мрежа в цялата компания.

Програмата ви трябва да отчита и обратната връзка с вашите служители и да показва, че компанията ви се грижи за тяхното емоционално и професионално благополучие. Споделете тази програма открито с настоящите и новоназначените служители, за да изградите правилни очаквания от самото начало.

Насърчаване на баланса между професионалния и личния живот

Проучването на Buffer показва, че балансът между професионалния и личния живот е проблем за работещите от разстояние. Отделно проучване, проведено сред 1004 служители на пълен работен ден в САЩ, установи, че 29% от дистанционните служители заявяват, че се борят с баланса между професионалния и личния живот, а 31% казват, че им се е налагало да си вземат почивен ден заради психическото си здраве.

Дори ако служителите ви теоретично могат да затворят компютрите си по всяко време, повечето от тях са отговорни хора, които приемат работата си сериозно. За вашата компания това може да звучи като чудесна новина, но за служителите ви това отношение се отразява на тяхната продуктивност.

Вашата компания трябва активно да насърчава баланса между професионалния и личния живот, като обяснява - или принуждава, ако е необходимо - кога служителите ви трябва да спрат работа, при какви обстоятелства и в колко часа трябва да са на разположение.

Най-добрият начин да направите дистанционните работници щастливи е да им позволите да определят работното си време. Освен ако не им се налага да се срещат с клиенти в определени часови зони - помислете за агент по поддръжка на клиенти или търговски представител - повечето служители могат да изпълняват повечето, ако не и всички свои отговорности по всяко време.

Или пък можете да им кажете, че трябва да работят определен брой часове по същото време, по което работят повечето хора, и да им позволите да запълнят останалите работни часове по свое желание.

Обмислете споделяне на техники за продуктивност, които стимулират откъсването от работата, като например техниката Помодоро. Те могат също така да използват приложения за проследяване на времето, които ги уведомяват, след като са работили определен брой часове последователно.

Проучване на глобалната компания за подбор на персонал Robert Half установи, че работниците, които постигат баланс между професионалния и личния живот, са два пъти по-щастливи, по-продуктивни и показват по-голяма лоялност към работодателите си, отколкото тези, които се опитват да намерят баланс.

Измерване на производителността на екипа ви

Показателите, които използвате за проследяване на ефективността на работата на служителите си, са основата, върху която се основават тактиките за повишаване на производителността. Това е особено важно за отдалечените служители, които не разполагат с механизми за директна обратна връзка, каквито използват работещите в офиса.

Служителите обичат да получават обратна връзка, стига тя да идва от обективен и прозрачен анализ, а не от лични предпочитания. Служителите ви могат да използват тази обратна връзка, за да подобрят ефективността на работата си, което от своя страна се отразява на удовлетвореността от работата и ангажираността им.

Вземете определените от вас показатели, както беше обяснено по-рано в статията, и посочете цел, която служителите ви трябва да постигнат. Тази цел може да се основава на данни от минали периоди, референтни стойности за индустрията или вътрешни дискусии между мениджъри и служители.

Определете график за проверка на показателите на всеки служител - правете го поне веднъж на тримесечие. Също така разделете всяка цел на месечни и седмични цели и помолете мениджърите си да проследяват изпълнението им.

Анализирайте как всеки служител постига целите си и предоставяйте подходяща обратна връзка въз основа на данните. Разработете план за подобрение, ако служителят или екипът не са постигнали целите си, и предложете публична подкрепа, когато ги надхвърлят.