Как да осигурим спазването на бизнес изискванията през 2024 г: Инструменти, които ще ви помогнат да бъдете напред

Въведение

Нека си признаем - спазването на бизнес регламентите може да изглежда като жонглиране. Между променящите се данъчни правила, законите за поверителност на данните и специфичните за индустрията насоки е лесно да се претоварите.

Но ето какво е важно: спазването на изискванията не се състои само в отбелязването на полета във въображаем контролен списък за вашия бизнес. Става дума за защита на бизнеса ви от глоби, за запазване на доверието на клиентите ви и за поддържане на безпроблемна работа.

Днес предприятията не могат да си позволят да разчитат на ръчни процеси. Инструментите за съответствие са пътят напред. С оглед на това колко много неща днес се управляват от изкуствен интелект, предприятията не трябва да изостават.

Трябва да сте сигурни, че бизнесът ви е в съответствие с правилата на играта. В тази статия ще ви разкажем какво означава съответствие, защо то е от решаващо значение, какви са рисковете от пренебрегването му и кои инструменти могат да ви помогнат да сте на висота.

Какво е бизнес съответствие?

Мислете за спазването на бизнес правилата като за предпазните огради, които осигуряват безопасността и законността на дейността ви. Става дума за спазване на правилата и разпоредбите, които се отнасят до вашия бизнес - независимо дали става дума за трудовото законодателство, изискванията за поверителност на данните или задълженията за финансова отчетност. Трудната част е да се спазват правилата, тъй като те не са изработени от камък.

Спазването на изискванията означава да сте наясно с тези промени и да сте сигурни, че бизнесът ви винаги е наясно с тях. Целта ви е да избегнете глоби, да запазите доверието на клиентите си и да управлявате бизнес, който работи законно и правилно.

Защо вашият бизнес се нуждае от автоматизирани инструменти за съответствие?

Да се опитвате да спазвате изискванията без подходящите инструменти е като да се опитвате да завършите маратон с джапанки. Възможно е да завършите маратона, но не очаквайте да бъдете в класацията. Освен това вероятно ще си докарате ненужна болка по пътя.

Защо да искате такава болка, нали? Така че, за да постигнете напредък, се нуждаете от автоматизирани инструменти за съответствие. Тези инструменти премахват голяма част от главоболието, свързано с управлението на регулациите. Ето защо те са от съществено значение:

Сложността на нормативната уредба

Правилата се променят бързо. Само през миналата година повече от половината от предприятията заявиха, че трудно успяват да се справят с променящите се правила - особено със законите за защита на личните данни като Общия регламент за защита на данните (GDPR). Автоматизираните инструменти се актуализират в реално време, така че не е нужно да се притеснявате, че ще пропуснете важни промени.

Интеграция между отделите

Спазването на изискванията не е само в един отдел. Човешки ресурси, финанси, информационни технологии - всички са замесени. Автоматизираните системи гарантират, че всички части на вашия бизнес са в синхрон. Това ви помага да отговаряте на изискванията във всички области, без да се затруднявате.

Мониторинг в реално време

Не би ли било хубаво да получавате предупреждение, когато нещо ще се обърка? Автоматизираните инструменти за съответствие правят точно това. Те предоставят предупреждения в реално време, ако сте близо до нарушаване на дадено правило, за да можете да го поправите, преди да се превърне в проблем.

Конкурентно предимство

Клиентите обръщат по-голямо внимание на това кои предприятия спазват правилата. Всъщност според доклад на NielsenIQ от 2022 г. над 80% от потребителите предпочитат да работят с компании, които са прозрачни по отношение на своите процеси. Автоматизираните инструменти ви помагат да изградите това доверие - а доверието се превръща в лоялност и дългосрочен успех.

Рисковете от неспазване на изискванията: глоби, увреждане на репутацията и оперативни смущения

Неспазването на изискванията е не само рисковано, но и скъпо. Неспазването на изискванията може да ви удари от всички страни, като последствията варират от финансови санкции до нарушено доверие на клиентите.

Проучване от 2017 г., озаглавено " Истинската цена на спазването на разпоредбите за защита на данните", проведено от GlobalScape и Ponemon Institute, установи, че средните годишни разходи на предприятията за неспазване на разпоредбите възлизат на 14,8 милиона долара. Това е с 45% повече, отколкото през 2011 г., и е значително по-скъпо от средните разходи за спазване на изискванията - 5,5 млн. долара.

Този сценарий само показва колко рентабилно може да бъде спазването на правилата в бизнеса. То ви помага да избегнете тези три основни риска:

Глоби и правни проблеми

Глобите и правните проблеми не са просто удари по ръката. Те са сериозни проблеми, които могат да ви струват милиони. Вземете например GDPR (Общ регламент за защита на данните) в Европа. Ако се подхлъзнете, може да ви грозят глоби по GDPR в размер до 20 млн. евро или 4% от глобалните ви приходи, в зависимост от това коя от двете суми е по-висока.

Увреждане на репутацията

В днешния свят вашата марка е всичко. Един пропуск в спазването на правилата може да застраши репутацията на вашия бизнес.

Имайте предвид, че в днешно време клиентите ценят личните си данни повече от всякога. Те искат да знаят дали данните им са в безопасност при вас. Ако се разчуе, че сте били твърде небрежни в защитата на личната им информация, те може да започнат да пазаруват от витрината на вашите конкуренти.

Оперативни главоболия

Когато се сигнализира за несъответствие, това може да доведе до спиране на операциите. Например, готови сте да пуснете на пазара новия си продукт. Маркетинговият екип е развълнуван и всички са готови да започнат работа. Изведнъж обаче се появяват проблеми със съответствието. Изведнъж всичко спира. Това би било доста разочароващо за вас, вашите служители и вашите клиенти.

Кои са основните области на бизнес съответствие?

Спазването на изискванията не е универсална задача. То обхваща множество области в зависимост от вашата индустрия. Ето кои са ключовите области, в които предприятията трябва да бъдат на висота:

Защита на данните

Правилата за поверителност на данните като GDPR (Общ регламент за защита на данните) и Калифорнийския закон за поверителност на потребителите (CCPA) изискват от компаниите да обработват информацията за клиентите отговорно. Това включва изпълнението на следните стъпки:

1. Получаване на съгласието на клиентите за събиране на данни.
2. Защитете събраните данни с криптиране.
3. Уведомяване на клиентите в случай на нарушение.

Наредби за околната среда

Ако бизнесът ви оказва някакво въздействие върху околната среда (а повечето от тях оказват такова), ще трябва да спазвате разпоредби относно въглеродни емисии, управление на отпадъците и екологични практики. Устойчивостта е не само полезна за планетата - тя се превръща в задължително изискване на нормативната уредба.

Всъщност, според проучването на PwC "Гласът на потребителя" за 2024 г., 9,7% от потребителите ще плащат по-високи цени за устойчиви продукти и стоки. Това е в съответствие с миналогодишното проучване, което показа 9,8% готовност да плащат по-високи цени за устойчивост.

Финансово отчитане и одит

Поддържането на счетоводството в ред е не само интелигентно - то се изисква по закон. Правителствата очакват точна финансова отчетност, а много предприятия трябва да се подготвят за одити. Автоматизирането на финансовото съответствие може да ви спести задачи и проблеми в последния момент.

Специфични за индустрията разпоредби

В някои отрасли има допълнителни правила, които трябва да се спазват. Например доставчиците на здравни услуги трябва да спазват Закона за преносимост и отчетност на здравното осигуряване (HIPAA ), за да защитят данните на пациентите. По подобен начин финансовите институции трябва да отговарят на изискванията за борба с изпирането на пари (AML), за да предотвратят измами.

Как софтуерът за управление на човешките ресурси може да оптимизира спазването на нормативните изисквания

Ако си мислите, че съответствието е само финансов или правен въпрос, помислете отново. Човешките ресурси също играят важна роля. За щастие, софтуерът за човешки ресурси може да направи управлението на съответствието много по-лесно.

Автоматизиране на документирането и отчитането

Инструментите за управление на човешките ресурси могат автоматично да генерират отчети и да актуализират документацията ви, така че винаги да сте подготвени за одити и проверки.

Лесно спазване на трудовото законодателство

Инструментите за човешки ресурси ви помагат да спазвате трудовото законодателство - от проследяване на работното време до гарантиране на равно заплащане. Системите с вградени проверки улесняват откриването на потенциални нарушения, преди те да се превърнат в проблем.

Инструменти за спазване на изискванията за финансова отчетност

Спазването на финансовите изисквания е област, в която автоматизацията е наистина блестяща. Нека разгледаме как финансовите инструменти могат да ви помогнат да се справите с проблемите:

Бъдете информирани за промените в данъчното законодателство

Данъчните закони могат да се променят бързо, особено в щати като Калифорния, където разпоредбите се актуализират често. Системите за заплати, предназначени за калифорнийски предприятия, като EarnPayroll, ви помагат да бъдете в крак с новостите, като автоматично предоставят актуализации на новите данъчни разпоредби. Това гарантира, че подаваните от Вас документи са винаги точни, като Ви поддържат в съответствие с най-новите законови изисквания, специфични за Калифорния.

Улавяне на грешките, преди да се превърнат в проблеми

Грешки се случват - но не е задължително да водят до глоби. Автоматизираните финансови инструменти използват алгоритми за откриване на грешки. Тези алгоритми могат да открият проблеми, които човешкото око може да пропусне. Можете да поправите всяка грешка веднага, преди да подадете отчета си.

Готово за одит съхранение в облака

Съхраняването на финансови документи в облака поддържа всичко организирано и достъпно за одити. Съхранението в облака не само гарантира спазването на изискванията, но и защитава документите ви с най-високо ниво на сигурност. Можете да получите безопасен достъп до документите си по всяко време и от всяко място.

Инструменти за спазване на изискванията за поверителност и сигурност на данните

Тъй като случаите на нарушаване на сигурността на данните се увеличават, предприятията не могат да си позволят да пестят средства за сигурност. Ето някои задължителни инструменти за спазване на изискванията за поверителност на данните:

Инструменти за киберсигурност за спазване на изискванията

Спазването на законите за данните означава нещо повече от просто заключване на данните - то изисква постоянно наблюдение. Инструментите за киберсигурност ви помагат да откривате заплахи в реално време и да изпреварвате киберрисковете. Можете да предотвратите потенциални кражби на самоличност и други проблеми, които могат да възникнат в резултат на кибератаки.

Има налични инструменти, които ви помагат да спазвате Закона за справедливо отчитане на кредитите (FCRA) при управлението на кредитната информация за клиентите. Спазването на FCRA е от решаващо значение за законосъобразното докладване на точна кредитна информация.

Спазването на изискванията може да не е най-вълнуващата част от управлението на бизнеса, но определено е една от най-важните. Добрата новина е, че не е нужно да се справяте сами. Автоматизираните инструменти могат да улеснят спазването на изискванията.

С помощта на правилните инструменти можете да избегнете скъпоструващи грешки. Можете да се съсредоточите върху изграждането на доверие с клиентите си и да развивате бизнеса си. Днес спазването на изискванията не е свързано само с избягване на проблеми. Става дума за това да се подготвите за дългосрочен успех.