Как ефективно да предотвратим кражбата на време на работното място

Въведение

Бенджамин Франклин, един от бащите-основатели на САЩ, е бил многолик - писател, успешен бизнесмен, печатар, филантроп, политик и изобретател.

В едно от своите есета - "Съвет към млад търговец", той пише: "Помнете, че времето е пари."

Г-н Франклин би се забавлявал да разбере, че съветите му към младите търговци остават актуални дори след 275 години, особено за организациите, които се стремят да се справят с предизвикателството "кражба на време от служителите", като същевременно използват оптимално времето на служителите.

Кражбата на време от служителите е голямо предизвикателство за организациите, които се стремят постоянно да подобряват нивата на производителност на работното място. Неуспехът да се справи с него може да доведе до загуба на печалби и да повлияе на перспективите за растеж на организациите и дори на дългосрочната им устойчивост.

Докато организациите проучват причините за ниската производителност на служителите, те трябва да се задълбочат в това дали служителите им съзнателно или неволно се отдават на кражба на време. Този блог ще ви помогне да разберете всичко за кражбата на време, как служителите участват в такива практики и как да ги предотвратите като работодатели.

Какво е кражба на време?

Източник на изображения

Кражбата на работно време е просто присвояване на работни часове от страна на служителите чрез съзнателно или несъзнателно преструване, че работят, и извършване на дейности, които не са свързани с работата. По този начин служителите получават заплащане за часове, които не са отработили, като по този начин причиняват загуба на производителност и резултат за организацията.

Кражбата на време може да изглежда тривиална и дори трудна за разбиране, тъй като не е като кражбата на материали. Ние сме свикнали да мислим за кражбата като за физическа загуба на собственост или вещи. Ето защо за организациите може да се окаже предизвикателство да разберат напълно контурите на кражбата на време и нейното въздействие върху бизнес резултатите им.

Това обаче е форма на неправомерно поведение, която може да доведе до огромни загуби на организационно производство и приходи, особено за по-големите организации със значителен брой служители.

Нека разберем това с пример за организация със 700 служители. Ако всеки служител краде или присвоява по 30 минути на ден, тогава организацията губи 21 000 минути или 250 часа продуктивно време всеки ден!

Тези цифри могат да се превърнат в стотици хиляди работни часове и милиони долари в парични суми, подчертавайки как кражбата на време може да повлияе на резултатите от дейността и дори да застраши дългосрочната устойчивост на организацията.

След като разбрахме какво представлява кражбата на време, нека разгледаме някои начини, по които служителите крадат време от своите работодатели.

Седем начина, по които служителите извършват кражба на време

Изобретателността не познава граници и не липсват начини, по които служителите крадат време. По-долу обаче сме изброили седемте добре познати начина, по които служителите крадат време от своята организация.

1. Автоматизация на мишки

Един от най-ефективните начини за заблуда на софтуерните инструменти за проследяване на времето е използването на автоматична мишка. Служителите могат да поставят кутийка с мишка върху устройство с батерии или дистанционно управление, което могат да управляват от разстояние.

По този начин мишката продължава да се движи по екрана на периодични и предварително определени интервали, както потребителят счита за подходящо, като поддържа компютърния екран активен. Тъй като софтуерният инструмент за проследяване на времето предполага, че потребителят е активен, той не е в състояние да регистрира подозрителна дейност и да докладва за кражба на време.

2. Отваряне на множество малки прозорци

Друг ефективен, но прост начин за кражба на време е отварянето на множество малки прозорци на екрана на компютъра. С помощта на такива прозорци служителите могат да сърфират в интернет, да разговарят с приятелите си или дори да пазаруват онлайн. В същото време основният прозорец на целия екран остава отворен за дейности, свързани с работата в офиса. Тъй като някои видове онлайн софтуер за проследяване на работното време следят прозореца на целия екран, те могат да бъдат заблудени, за да регистрират служителите като активно работещи по задачи, свързани с офиса.

3. Определяне на времето на софтуера за правене на скрийншоти

Използването на този трик изисква известни познания в областта на операционния софтуер, особено способността да се заобиколи или разбие софтуерният код, използван за проследяване на служителите. Служителите могат да хакнат софтуера за проследяване на работното време, за да разпознаят времевия интервал, в който софтуерът прави скрийншот на екрана на компютъра на потребителя.

Тази информация може да им помогне да определят времето на дейностите си така, че софтуерът за проследяване на работното време да ги регистрира като изпълняващи служебни задължения. Междувременно служителят може удобно да сърфира в интернет или да се занимава с несвързани с работата задачи по време на интервала между двете снимки на екрана.

4. Използване на няколко монитора

Някои служители свързват лаптопите си с множество други монитори/екрани чрез USB кабели. Това им позволява да работят с няколко прозореца едновременно, докато използват основния прозорец за задачи, свързани с офиса. За съжаление, не много от предлаганите на пазара софтуери за проследяване на работното време могат да идентифицират и проследяват множество монитори.

Тази съществуваща празнота позволява на някои служители да крадат времето на работодателя.

5. Промяна на софтуерния код

Това е по-необичаен начин за измама на софтуера за проследяване на времето. Въпреки това служителите, които владеят технологиите и софтуера, могат да използват инструментите за проследяване на работното време, като правят промени в софтуерния код.

Някои софтуерни инструменти за проследяване на работното време са податливи на хакерски атаки и подправяне, което дава възможност на служителите да променят начина си на работа. По този начин тези инструменти регистрират невярна информация, която е предварително подадена от служителите.

6. Пробиване на приятел

Източник на изображения

Пробиването на приятели като средство за заблуждаване на работодателите относно използването на работното време от служителите съществува още от появата на концепцията за проследяване на работното време. Приятелското перфориране е свързано с присъствие по пълномощие, при което друг служител отбелязва присъствието от името на своите колеги.

Въпреки това организациите до голяма степен се справиха с този начин на кражба на време, като институционализираха биометрични системи за присъствие, при които служителите регистрират присъствието си с помощта на сканиране на ретината, пръстови отпечатъци, системи за разпознаване на лица и др.

7. Прекомерно непродуктивно сърфиране в интернет

Сърфирането в интернет е естествено и служителите от време на време посещават интернет, за да проучат или потвърдят информация, или за да придобият представа за тема, която вероятно ще обсъждат със своите клиенти, мениджъри или колеги. Прекомерното сърфиране в интернет обаче, особено за непродуктивни задачи като отговаряне на лични имейли, пазаруване онлайн или четене на теми, които не са свързани с работата, може да доведе до загуба на продуктивни работни часове.

Някои служители могат също така да сърфират безсмислено в интернет в работно време, като се преструват, че търсят подходяща информация, свързана с някои служебни задачи. За да се справите с подобни сценарии, може да се наложи да работите върху вдъхновяването на служителите си по различни начини, за да подобрите работата им.

Въздействие на кражбата на време върху предприятията

Данните от индустрията показват, че кражбата на време продължава да бъде сериозен източник на загуба на приходи за организациите. Доклад на индустрията, например, разкрива, че кражбата на време причинява годишни загуби в размер на 20 и 50 милиарда щатски долара за организациите в САЩ.

В същото време предприятията в световен мащаб губят над 400 милиарда щатски долара от загубена производителност на работното място! Това са сериозни цифри и повод за безпокойство за организациите, които преминават през множество кризи като турбулентния пазар на труда и невдъхновяващите макроикономически показатели на ключови пазари.

Как да спрем кражбата на време

По-долу са посочени някои начини, по които организациите могат да спрат кражбата на време.

1. Повишаване на ангажираността на служителите

Неотдавнашен доклад за индустрията потвърди, че нивата на ангажираност на служителите остават на рекордно ниско ниво. Само една пета или 21 % от световната работна сила се определя като активно ангажирана. В същото време стресът на служителите е достигнал 44% през 2022 г., което е дори по-високо от стойностите през 2021 г.

Рязкото преминаване към отдалечени и хибридни работни места се отрази на баланса между професионалния и личния живот, като увеличи процента на прегаряне. Тези предизвикателства се отразиха на способността на служителите да се съсредоточават върху задачите, свързани с офиса, и да балансират личния и професионалния си живот. За да се справят с това, организациите трябва да отделят време на служителите, за да разберат причините за ниските нива на продуктивност и необходимостта да използват начини за измама на софтуера за проследяване на работното време.

Ангажираните служители е по-малко вероятно да пропиляват работното си време за непродуктивни задачи и създават по-голяма стойност за организацията. За тази цел работодателите могат да предприемат различни дейности за ангажиране на служителите, за да повишат производителността и да допринесат за ограничаване на проблема с кражбата на време.

2. Ефективно общуване

Ефективната комуникация е по-важна от всякога, особено след като личните контакти стават все по-редки, а работата от разстояние придобива все по-широко разпространение. Организациите трябва не само да комуникират ефективно, за да ангажират служителите, но и да им помогнат да разберат необходимостта от системи за проследяване на работното време.

Организациите трябва да накарат служителите си да приемат идеята, че използването на такива механизми за проследяване на времето не е с цел да ги управляват на микроравнище, а да им предложат по-резултатна информация за това как могат да бъдат овластени да изпълняват задачи с по-висока стойност. Бизнес лидерите трябва да поемат водеща роля в подпомагането на институционализирането на такива практики в цялата организация, като действат като създатели на промени.

Също така прочетете: 5 ефективни инструмента за вътрешна комуникация за подобряване на работния процес във вашия бизнес

3. Софтуер за проследяване на времето на борда

Източник на изображения

Въвеждането на софтуер за проследяване на работното време е стратегически ход за фирмите, които се стремят към повишаване на производителността и предотвратяване на кражбите на време. Чрез внедряването на инструмент за проследяване на работното време като Replicon организациите могат точно да следят работното време и дейностите на служителите, като намаляват риска от кражба на време. Тези усъвършенствани решения предлагат поглед в реално време върху задачите и сроковете на проектите, като осигуряват отчетност и прозрачност на работното място. Някои от тези инструменти предлагат хронограми с изкуствен интелект и мобилни хронограми, които помагат на организациите да събират данни за работното време и присъствието, да резервират отпуски и да управляват ефективно работните графици по всяко време и навсякъде.

4. Позволяване на гъвкаво работно време

Източник на изображения

Работодателите могат да помогнат на служителите си да постигнат по-добро съчетаване на професионалния и личния живот, като осигурят гъвкаво работно време. Гъвкавото работно време може да помогне на служителите да управляват личния си живот и отговорностите си по начин, по който няма да им се налага да лъжат, че са онлайн в "фиксирани" часове, или да намират изобретателни начини да заблуждават софтуера за проследяване на работното време.

Това ще им позволи да се съсредоточат върху работата си и да водят живот без стрес, което ще помогне за повишаване на производителността им и ще бъде от полза за организацията в дългосрочен план, като ѝ помогне да спечели продължаващата война за таланти!

Можете да изпробвате гъвкаво работно време, при което служителите могат да работят определен брой часове, но да избират кога да работят, или дори да опитате графици за сгъстена работна седмица, като например 4/10, 9/80 или 2-2-3, които позволяват на служителите да изкарат работните си часове за по-малко от стандартните пет дни и да получат повече свободно време, в което да извършват личните си дейности.

5. Фокус върху резултатите

Организациите трябва да развият култура, при която служителите и мениджърите се фокусират върху резултатите, а не върху времето, прекарано в изпълнението на даден проект или задача. Това може да е промяна в сравнение с установената парадигма, при която "изразходваното време" се счита за критерий за производителност.

Провеждането на такива промени обаче изисква по-дългосрочни интервенции и ангажираност, тъй като културните промени се проявяват за дълго време.

6. Одитиране с усърдие

Одитирането на начина, по който служителите прекарват времето си, може да предостави задълбочена информация за тенденциите в цялата организация, която ръководителите могат да използват за създаване на пътни карти за подобрения. Например една организация може да автоматизира административните задачи, ако служителите ѝ прекарват повече време в административни дейности, отколкото в критични за бизнеса задачи.

Заключение {#conclusion}

Последните няколко години бяха бурни за организациите в световен мащаб. Намалените маржове на печалбата, значителният спад в разходите на клиентите, бурната война за таланти и нарастващите разходи за човешки ресурси налагат да се търсят начини за отстраняване на изтичането на приходи. А решаването на проблема с кражбата на време сред служителите е лесен, но изключително ефективен начин за подобряване на крайните резултати.