От микромениджмънт към овластяване: Инструменти за насърчаване на самостоятелността и ангажираността на служителите

Въведение

Несъмнено поддържането на мотивацията и конкурентоспособността на служителите е жизненоважно за едно прогресивно работно пространство. Въпреки това много предприятия погрешно се опитват да управляват работниците чрез заповеди и контрол.

Но това е нелогично, тъй като задушава иновациите и доверието. Буквално бих повърнал при вида на мениджър, който наднича зад гърба ми на всеки две минути!

Овластяването на служителите е по-добър метод за постигане на бизнес успех. Предоставянето на автономия и отговорност им вдъхва доверие, сътрудничество и отговорност за постоянно високи резултати.

Открийте защо е важно овластяването на служителите и какви инструменти можете да използвате, за да го приложите в бизнеса си.

Разбиране на микроуправлението

Микромениджмънтът е система на управление, която се характеризира с постоянна необходимост от надзор, контрол или обсебване на детайлите на работата. Това е негативна форма на ръководство във всяка бизнес среда и на всяко ниво на опит.

Въпреки че понякога микроуправлението може да доведе до краткосрочен успех, в дългосрочен план то е вредно. То се отразява на квалификацията, производителността и морала на служителите. Проучване на Trinity Solutions показва, че 69% от служителите обмислят да сменят работата си заради микромениджмънта.

Микромениджмънтът може да се прояви съзнателно и подсъзнателно чрез думи или действия, унижаващи характера и приноса на служителя. Това са някои от най-често срещаните признаци на микромениджъра:

Делегиране на задачи, без да се оставя място за инициатива

Микромениджърите обикновено възлагат задачи с изрични инструкции, без да позволяват на служителите да използват своите умения. Това пречи на служителите да бъдат иновативни, да подобряват знанията си или да поемат рискове.

Непрекъснато наблюдение на актуализацията на работата

Микромениджърите често следят непрекъснато актуализациите на работата, вместо да се доверят на екипа си да изпълни задачата докрай. Това поражда несигурност, ненужен натиск и разногласия между двете страни.

Обсебване от маловажна работа

Понякога микромениджърите се вманиачават по дребни детайли или по маловажна работа. Това им пречи да се съсредоточат върху основните задачи и намалява производителността.

Никога не сте доволни от резултатите

Нищо не е достатъчно добро за микромениджъра, тъй като неговите стандарти не могат да бъдат достигнати. Това се отразява на морала на служителите и ги прави по-малко ефективни.

Ненужна намеса в работата

Микромениджърите често се намесват произволно по време на работния процес, което пречи на процеса, производителността и доверието на служителите.

Микромениджмънтът е неефективен и излишен, особено в днешната глобална бизнес система. И все пак с него може да се справим чрез открита комуникация, установяване на граници, изграждане на доверие и осигуряване на подкрепа.

Това обуславя необходимостта от предоставяне на автономност и отговорност на служителите.

Аргументите за овластяване на служителите с автономност и отговорност

Овластяването на служителите означава просто да им се предоставят автономия, ресурси и подкрепа за вземане на решения. Това е стил на управление, който позволява на служителите да поемат отговорност за своите роли без микроуправление.

Въпреки че автономията на служителите прехвърля административната власт от ръководството към служителите, това не означава, че последните могат да действат безразсъдно или да пренебрегват правилата. Напротив, те получават насоки и ресурси, за да направят своя избор.

Пример за това е политиката на Google за 20% работно време, според която служителите могат да прекарват 20% от работното си време в лични проекти. Друг пример са "ShipIt Days" на Atlassian, по време на които служителите работят в 24-часов хакатон по вълнуващи проекти.

Това е печеливш сценарий и за двете страни и трябва да се насърчава. Ето някои предимства на автономността на служителите:

Повишена производителност и иновации

Когато имат възможност за самостоятелност, служителите могат да се отличат с критично мислене и решаване на проблеми. Това ги прави по-креативни и често води до повишаване на производителността.

Подобрена лоялност и задържане на служителите

Овластените служители вероятно ще се чувстват забелязани и чути. Това ги прави лоялни към компанията и им помага да се развиват, като намалява текучеството и допълнителните разходи за уволнение, наемане и обучение на нови работници.

Повишена професионална компетентност

Автономията дава възможност на служителите да изпробват нови стратегии, да се учат на работното място и да решават проблеми самостоятелно, като подобряват уменията си в реално време.

**Повишена удовлетвореност от работата **

Служителите, които контролират работата си и вземат решения, са по-скоро доволни. Това води до положителна работна култура и екипен дух.

По-добър баланс между работата и личния живот

Когато служителите имат възможност да управляват самостоятелно графика си, това прави чудеса за техния професионален и личен живот. Те могат ефективно да го балансират и да предотвратят професионално прегаряне или проблеми с психичното здраве, което гарантира продуктивност.

Насърчаването на среда, в която се цени автономността на служителите, ще положи основите на продуктивността, креативността и удовлетворението.

Как да предоставите на служителите си самостоятелност

Инвестирането в овластяването на служителите изисква стратегически процес. Ето няколко съвета за насърчаване на самостоятелността и ангажираността на служителите:

**Поставяне на ясни цели **

Трябва да има добре дефинирани и постижими очаквания, към които служителите да се стремят, т.е. SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound). Това рационализира работния процес и повишава ефективността.

**Отговорност за делегиране **

Мениджърите трябва да разпределят задачите и отговорностите между служителите като практически начин за демонстриране на самостоятелност и отговорност. Позволете на служителите да наблюдават проекти и да ръководят инициативи. Това ще им помогне да развият увереност и компетентност.

Общувайте редовно и ефективно

Редовната и ефективна комуникация трябва да бъде приоритет. Може да се разпространява обратна връзка, която да се използва, и да се определят цели. Това може да става чрез екипни срещи, индивидуални срещи, прегледи на представянето и др. Това гарантира последователен напредък и подобрява хармонията в екипа.

Осигуряване на подкрепяща среда

Служителите могат да работят самостоятелно по-добре в подкрепяща и гъвкава среда. Тази среда трябва да включва здравословен баланс между професионалния и личния живот и всички програми за обучение и инструменти (хардуер и софтуер), от които се нуждаят. Това ще вдъхне мотивация за по-добро представяне, ще увеличи удовлетворението от работата и ще подобри ефективността.

Насърчаване на доверието и иновациите

На работното място трябва да се насърчават иновациите и конструктивната критика. Служителите трябва да са свободни да мислят и действат творчески, което може да доведе до нови решения. Освен това те трябва да бъдат заредени с увереност и доверие, което възпитава лична отговорност.

Награждаване на успеха

Успешните служители трябва да бъдат признати и възнаградени за своя принос - паричен или друг. Това насърчава удовлетворението от работата, оперативната ефективност и здравословната конкуренция.

Инструменти за овластяване на служителите

Технологиите подобряват начина, по който служителите работят днес в една все по-отдалечена система. Цифровите инструменти и социалните медии се превърнаха в опора за поддържане на сплотеността, ефективността и производителността извън типичната работна среда.

Ето технологични инструменти, които дават повече възможности на служителите и преодоляват физическото разминаване на работното място:

Комуникационни платформи

Ефективната комуникация със служителите е от жизненоважно значение за изграждането на атмосфера на овластяване, отговорност и автономност. Всеобхватни платформи като Slack и Microsoft Teams позволяват на членовете на екипа да изпращат текстове, да споделят файлове, да предоставят актуализации и да интегрират безпроблемно други инструменти.

Инструменти за сътрудничество

Благодарение на Dropbox и Google Workspace, в който се намират Google Drive, Google Docs, Google Slides и Google Sheets, служителите могат да си сътрудничат в реално време - физически или дистанционно. Тези инструменти също така позволяват на служителите лесно да съхраняват, достъпват и споделят файлове.

Инструменти за управление на проекти

Отличителен белег на автономността е способността да се управляват проекти чрез планиране, възлагане на задачи, определяне на крайни срокове и проследяване на напредъка на собствената работа или на работата на други служители. Trello например използва система от карти и табла за възлагане, актуализиране, проследяване и приключване на задачи. Други инструменти за управление на проекти като Asana и Jira са отлични за управление на работния процес.

Платформи за обучение

Платформи като LinkedIn Learning и Coursera предлагат множество курсове по различни теми от известни университети и компании. Служителите могат да избират, да учат и да развиват уменията си с предпочитано от тях темпо, без да се насилват.

Софтуер за проследяване на производителността

Инструменти като Time Doctor и Hubstaff позволяват на потребителите лесно да наблюдават своята продуктивност и нива на активност. Те помагат на служителите да се фокусират ефективно и предоставят подробна информация на мениджърите, без да ги управляват микроуправляващо.

Заключение

Преминаването от култура на микроуправление на служителите към автономност на служителите не е никак лесно. И все пак овластяването на служителите в днешната глобална система за дистанционна работа е от съществено значение за растежа. Затова бизнес лидерите и мениджърите трябва да са готови да създадат процъфтяваща среда за съществуването на овластяването.

Автономията на служителите ще изисква поставяне на ясни цели, насърчаване на открита комуникация и предоставяне на инструменти и подкрепа за служителите. Ще бъде ли лесно? Със сигурност не. Но потенциалните ползи далеч надхвърлят всички предизвикателства.

В днешния динамичен цифров свят използването на технологиите за насърчаване на автономността и ангажираността на служителите е възможно най-добре. С нея служителите могат да общуват, да си сътрудничат безпроблемно, да усвояват нови умения, да управляват работния си процес и да проследяват по-добре представянето си от всяка точка на света.

Дрейвън Макконвил, основател на Klipboard, каза няколко добри думи,

"Предоставянето на автономия на служителите е от решаващо значение за насърчаване на иновациите и удовлетворението от работата. Софтуерът за управление на проекти е от ключово значение за постигането на този баланс в днешната все по-отдалечена и мобилна работна среда. Тези инструменти осигуряват необходимата структура за отчетност, като същевременно позволяват на членовете на екипа да управляват задачите си самостоятелно, което в крайна сметка повишава производителността и култивира култура на доверие и съпричастност."

Това помага да се осигури задоволителна среда за служителите, за да бъдат по-мотивирани, иновативни и продуктивни. Така че, като бизнес лидери и мениджъри, е важно да приложим тези инструменти в нашия стил на управление, за да насърчим по-автономна и овластена работна сила.