Кратко ръководство за работодателя за данъците върху заплатите

Въведение

Наемането на служители за първи път носи множество предизвикателства - от въвеждането в работата и спазването на изискванията до управлението на заплатите, което е особено сложна задача. Изчисляването и подаването на данъци върху заплатите в компанията може да озадачи дори опитни собственици на бизнес. Точното управление на данъците върху заплатите е от решаващо значение, тъй като грешките могат да доведат до сериозни финансови санкции и дори до наказателни последици.

В края на тази статия ще знаете необходимите стъпки за ефективно управление на данъците върху заплатите на служителите ви и за осигуряване на съответствие.

Какво представляват данъците върху заплатите на работодателите?

Данъците върху заплатите са налози, които работодателите удържат от заплатите на служителите и превеждат директно на държавата. Тези данъци помагат за финансирането на различни социалноосигурителни програми, включително Social Security и Medicare. Въпреки че и работниците, и работодателите внасят данъци върху заплатите, работодателят е отговорен за удържането и превеждането на тези данъци на правителството.

Видове данъци върху заплатите на работодателите

В Съединените щати работодателите са отговорни за различни данъци и удръжки върху заплатите. Ето преглед на данъците върху заплатите, за които трябва да знаете:

Федерален данък върху доходите

Федералният подоходен данък се налага върху заплатите и печалбите и се плаща на правителството на САЩ. Според IRS този данък се прилага както за спечелени доходи (заплати, надници, бакшиши, комисиони), така и за неспечелени доходи (лихви, дивиденти). Той може да бъде налаган както на физически, така и на юридически лица.

В САЩ се прилага прогресивна федерална система за подоходно облагане, което означава, че данъчната ставка се увеличава с увеличаване на доходите. Например служител, който печели по-малко от 44 725 USD годишно, плаща 12% данъчна ставка, докато този, който печели над 578 126 USD годишно, се облага с 37%. Служителите, които печелят по-малко от 11 000 USD, не плащат федерален данък върху доходите. Въпреки че технически не е данък върху заплатите, удържането на федерален подоходен данък е съществена част от обработката на заплатите.

Данъци върху социалното осигуряване и медицинското обслужване (FICA)

Работодателите трябва да внасят данъци за социално осигуряване и Medicare за своите служители, известни като данъци FICA (Federal Insurance Contribution Act). Данъчните ставки на FICA варират от 10 до 37 % и се разпределят поравно между работодателите и работниците.

• Социално осигуряване: С този данък се поддържат доверителният фонд за осигуряване за старост и за преживели лица (OASI) и доверителният фонд за осигуряване за инвалидност (DI), които осигуряват обезщетения за пенсионери, преживели лица и лица с увреждания.
• Medicare: Вноските отиват в доверителния фонд за болнично застраховане и доверителния фонд за допълнително медицинско застраховане, които помагат за покриване на медицинските разходи.

Федерален данък върху безработицата (FUTA)

Федералният закон за данъка върху безработицата (FUTA) е данък, плащан от работодателя, който финансира обезщетенията за безработните работници. За разлика от други данъци, FUTA не се удържа от заплатите на работниците, а се плаща директно от работодателите.

Програми за пенсиониране

Работодателите могат също така да предлагат пенсионни програми, като удържат част от заплатите на служителите за създаване на пенсионни фондове, достъпни при пенсиониране. Размерът на тези удръжки е различен за различните компании и физически лица.

Държавен данък върху доходите

Правилата, ставките и скобите на данъка върху доходите в отделните щати се различават значително. В някои щати има единна ставка, докато в други се използва прогресивна система. Няколко щата, като Флорида и Тексас, не налагат държавен данък върху доходите. Работодателите трябва да удържат съответния щатски подоходен данък от заплатите на служителите и да го превеждат на щатската данъчна служба.

Държавен данък върху безработицата (SUTA)

Известен още като State Unemployment Insurance (SUI) или reemployment tax, SUTA финансира обезщетения за безработица за преместени работници. В повечето щати само работодателите правят вноски за SUTA. Ставките и облагаемите основи на заплатите варират в различните щати. Например във Флорида ставката се прилага за първите 7000 USD от годишната заплата на всеки служител.

Местни данъци

Работодателите трябва също така да проверят дали има местни данъци върху заплатите, изисквани от градовете или общините. Както работодателите, така и служителите могат да участват в тези данъци, които финансират местни услуги и инфраструктура. Например Филаделфия налага данък върху заплатите както на местните, така и на чуждестранните лица, работещи в града. Работодателите трябва да удържат този данък от заплатите и да го превеждат на града. Ставките и начинът на използване на тези данъци варират в зависимост от населеното място, като често те подпомагат градски услуги като обществена безопасност и поддръжка на паркове.

Каква е разликата между данъка върху заплатите и данъка върху доходите?

Въпреки че и данъците върху заплатите, и данъците върху доходите на служителите са свързани с трудовата заетост, те се различават по своя характер.

• Данъци върху заплатите: Те се поемат от работодателя и работника и се изчисляват като процент от заплатата на работника, като работодателят доплаща сумата. Те се състоят основно от данъци върху социалното осигуряване и Medicare.
• Данък върху доходите на служителите: Този прогресивен данък е изцяло за сметка на работника. Данъчната ставка се увеличава с нарастването на облагаемия доход на лицето. Въз основа на формуляра W-4 на служителя работодателите удържат този данък от заплатата му и го превеждат на държавата.

Как да изчисля данъците върху заплатите на работодателя?

Изчисляването на заплатите за начинаещи включва сумиране на всички отделни данъци, които представляват данъци. Следвайте следните стъпки:

1. Установяване на брутните доходи: Определете общия доход на служителя преди всякакви удръжки, включително редовни почасови заплати или надници, извънреден труд, бонуси, комисионни и бакшиши.

2. Изчисляване на данъка върху социалното осигуряване: Умножете брутната заплата по частта на работодателя от данъчната ставка за социално осигуряване, която е 6,2%.

3. Изчислете данъка Medicare: Умножете брутната заплата на служителя по частта на работодателя от данъчната ставка на Medicare, 1,45%.

4. Изчисляване на федералния данък върху безработицата (FUTA): Умножете първите 7000 долара от годишната заплата на всеки служител по данъчната ставка FUTA от 6%. В някои случаи можете да се възползвате от кредит в размер до 5,4%, който може да намали данъчната ставка FUTA до 0,6%.

5. Изчисляване на държавния данък върху безработицата (SUTA): Това изчисление е различно за отделните щати. Обикновено трябва да умножите част от заплатата на служителя по данъчната ставка на SUTA във вашия щат.

6. Общо данъци върху заплатите на работодателя: Съберете всички изчислени данъци, за да определите общия размер на данъците върху заплатите на работодателя.

Кога се дължат данъците върху заплатите?

Ето сроковете за подаване на различни формуляри за данъка върху заплатите:

1. Формуляр 940: Този формуляр се използва за деклариране на годишния данък по Федералния закон за данъка върху безработицата (FUTA) и трябва да бъде попълнен до 31 януари следващата година.
2. Формуляр 941:Този формуляр се използва за отчитане на данъците върху доходите, данъка върху социалното осигуряване и данъка Medicare, удържани от заплатите на служителите, както и на дела на работодателя в данъците върху социалното осигуряване и Medicare. Датите за плащане са:

• 30 април за първото тримесечие (от 1 януари до 31 март)
• 31 юли за второто тримесечие (от 1 април до 30 юни)
• 31 октомври за третото тримесечие (от 1 юли до 30 септември)
• 31 януари за четвъртото тримесечие (от 1 октомври до 31 декември)

3. Формуляр 944: За работодатели, които дължат 1000 долара или по-малко данъци върху заплатите за годината, този формуляр се подава на 31 януари следващата година.
4. Попълване на формуляр W-3: Този формуляр се изпраща на Администрацията за социално осигуряване (SSA) заедно с копие А на всички формуляри W-2, издадени за годината. В него се отчитат общите приходи, заплатите за социално осигуряване, заплатите за Medicare и удръжките за всички служители. Този формуляр трябва да бъде попълнен до 31 януари на следващата година.

Какви са наказанията за неплащане на данъци върху заплатите?

Неизпълнението на задълженията за плащане на данъци върху заплатите може да доведе до значителни санкции, наложени от данъчната служба:

• Невнасяне на данъци: Ако данъците върху заплатите не са внесени навреме, санкциите варират от 2 % до 15 % от невнесения данък в зависимост от броя на закъснелите дни.
• Неподаване на документи: Санкциите за закъсняло подаване на формуляри за данък върху заплатите обикновено варират от 5 % до 25 % от неплатения данък за всеки месец или част от месец, в който декларацията е закъсняла.
• Санкция за възстановяване на доверителния фонд: Ако удържате данъци от заплатите на служителите, но не ги преведете на данъчните власти, може да ви бъде наложена санкция в размер на пълния размер на неплатените данъци върху заплатите, което на практика удвоява задължението.
• Наказание за неправилно класифициране на служители: Неправилното класифициране на служителите като независими изпълнители може да доведе до санкции, включително 1,5% от заплатите, 40% от данъците FICA, които не са удържани от служителя, както и 100% от дела на работодателя в данъците FICA, които е трябвало да бъдат платени.

Как мога да подам данъци върху заплатите си по електронен път?

IRS предлага две възможности за електронно подаване на данъчни формуляри за заплати:

1. Подайте формулярите сами: Можете да подадете формулярите директно чрез системата за електронно подаване на данъчните служби.

2. Използвайте упълномощен доставчик на електронно подаване на IRS: Можете да намерите данъчен специалист чрез услугата за намиране на упълномощен доставчик на IRS за електронно подаване, който да подаде формулярите за данъка върху заплатите от ваше име.

Заключение

Разбирането на данъците върху заплатите е изключително важна отговорност, която изисква щателно внимание към детайлите. От изчисляването на всеки вид данък върху заплатите до спазването на съответните крайни срокове за подаване на декларации, процесът може да изглежда труден, особено за новите работодатели.

Не забравяйте да се информирате за федералните, щатските и местните данъчни закони и никога не се колебайте да се консултирате с данъчни специалисти, за да се уверите в спазването им и точността им. Като разбирате данъчните си задължения и се придържате към най-добрите практики, можете да направите обработката на заплатите по-ефективна и да намалите риска от непредвидени финансови последици.