Ефективната комуникация е ключът към успеха на вашия бизнес

Въведение

Знам, че често чуваме това: "Комуникацията е от ключово значение". Но дали наистина е така? Разбира се, че е! Комуникацията е от съществено значение във всеки аспект от живота ни. Независимо дали става въпрос за личните или професионалните ви взаимоотношения, за бизнес стратегиите ви или дори за емотиконите, използвани за смекчаване на суровия текст - това е невербална комуникация, между другото.

Обикновено смятаме, че когато нещо се определя като обмен на информация между двама или повече души, това се отнася само за писмената и устната комуникация.

Комуникацията обаче е нещо повече от просто използване на думи. Тя може да включва също така езика на тялото, изражението на лицето и тона на гласа; всяко от тези неща изпраща послание до човека, с когото говорите.

В бизнес среда прекарвате много време в общуване. Независимо дали става дума за вътрешна комуникация, като очертавате целите си, повтаряте принципите си, участвате в дискусии и проследявате работата на колегите си. Или външно, като координирате действията си с други страни, разговаряте с клиенти или рекламирате своите стоки или услуги.

Смятам, че успешна форма на комуникация е тази, при която съобщението се разбира по начина, по който е трябвало да бъде предадено. Без това разбиране съобщението може да бъде разбрано погрешно или предадено неправилно, което да доведе до грешка или разочарование.

Всеки бизнес се нуждае от ефективна организационна комуникация, защото без нея не могат да бъдат изпълнени задачите и процедурите, които трябва да бъдат изпълнени, за да функционира бизнесът. При това положение нека първо разгледаме по-задълбочено защо ефективната комуникация е важна.

Значение на ефективната комуникация

(Източник)

Комуникацията оказва значително влияние върху производителността, културата и ентусиазма на организацията. Изграждането на умения за ефективна комуникация като мениджър осигурява значителни краткосрочни и дългосрочни ползи за вашата компания. Добрият комуникатор може да вдъхнови екипа си да работи по-усърдно, да осигурява по-добри резултати и да избягва недоразумения.

Всички тези фактори могат да допринесат за успеха на компанията - както и за вашия собствен. Когато служителите са пряко ангажирани с работните продукти и проекти, това помага да се изгради чувство за принос към бъдещето на организацията. Това също така ги мотивира да работят за подобряване на рентабилността, удовлетвореността на клиентите и познаваемостта на марката. Служителите, които са лично ангажирани с целите на компанията, са по-загрижени за други аспекти. Например, ако марката има положителна репутация на отлично място за работа, това може да се отрази на способността ви да привличате и задържате най-добрите таланти в дългосрочен план.

Единадесет причини, поради които ефективната бизнес комуникация е ключът към успеха

(Източник)

1. Изграждане на по-добра фирмена култура

Правилната стратегия за бизнес комуникации е от решаващо значение за изграждането на положителна екипна култура и среда на работното място. Компаниите, които общуват по прозрачен и открит начин, имат много по-здравословна работна атмосфера и по-висока мотивация и удовлетвореност на служителите.

От друга страна, организациите, които пренебрегват бизнес комуникациите като средство за подобряване на културата на работното място, страдат от ниска ангажираност, ниска удовлетвореност на служителите, ниска степен на удовлетвореност на клиентите и високо ниво на текучество.

2. Подобрява усилията за споделяне на знания

Една от основните цели, които компаниите се опитват да постигнат, инвестирайки във вътрешни комуникации, е да подобрят практиките за споделяне на знания. В свят, в който служителите непрекъснато се развиват и научават нови неща, работодателите трябва да осигурят възможност за лесно споделяне на знания в своите организации. Без добре зададена стратегия за вътрешна бизнес комуникация споделянето на знания и организационните знания страдат.

3. Подобрява участието на служителите

Според проучването на Ragan за ангажираността на служителите комуникацията с ръководството е най-важният аспект на вътрешната комуникация, който статистически корелира с ангажираността на служителите. Екипите за вътрешна комуникация играят важна роля в подпомагането, обучението и образоването на лидерите относно стойността на комуникацията.

4. Засилване на междуведомственото сътрудничество

Изключително трудно е да се поддържа ефективна комуникация между отделите във фирмата без силен комуникационен план. Служителите трябва да могат да взаимодействат и да си сътрудничат безпроблемно, за да бъдат по-продуктивни. Например отделите за изследвания и маркетинг трябва да са на една и съща вълна, а бизнес офисът и ИТ отделът трябва да са в синхрон.

5. Подобрява удовлетвореността и задържането на клиентите

По-добрата бизнес комуникация означава и по-голяма удовлетвореност на клиентите. Ако комуникацията в организацията е лоша, се случват две неща, що се отнася до обслужването и удовлетвореността на клиентите: Първо, служителите, които изпълняват функции, свързани с клиентите, няма да разполагат с необходимата им информация. Второ, клиентите ще усетят ниския морал на служителите и ще имат негативно преживяване.

Всъщност едно проучване установи, че отношението на служителите оказва значително влияние върху удовлетвореността на клиентите, което води до увеличаване на приходите.

6. Елиминиране на претоварването с електронна поща

От актуализации на напредъка до искания за данни, възлагане на работа, взаимодействие със служителите и обратна връзка, покани за срещи, комуникации с клиенти и доставчици, предаване на документи и поздравления за рождени дни - всички тези въпроси обикновено се обработват чрез електронна поща във фирмите.

Според Radicati средностатистическият бизнес работник прекарва 25% от работния си ден в рутинни дейности, свързани с електронна поща. Само някои от тях обаче заслужават незабавната ни помощ. Много от имейлите, които получаваме, са напълно несъществени за нас. Претоварването с имейли е намалено при вътрешните бизнес комуникации, които използват ефективни платформи за ангажиране на служителите и сътрудничество.

7. Намаляване на текучеството на служителите

Компаниите с по-ангажирани и удовлетворени служители се радват на много по-нисък процент на текучество. За да привлекат и задържат милениалите и по-младите поколения на работното място, работодателите трябва да се уверят, че държат служителите си информирани за това, което е важно за тяхната работа.

От друга страна, твърде многото нерелевантна информация често води до стрес, неангажираност, разочарование, а оттам и до по-слабо задържане на служителите.

8. По-добра комуникация за отдалечени работници

Отдалечените екипи са пътят на бъдещето. Според статистиката до 2028 г. 73% от всички бизнес отдели ще наемат дистанционни работници. Освен това в богатите страни като САЩ тези цифри в крайна сметка могат да надхвърлят 75%.

Това налага нов подход към комуникацията, лидерството и управлението. Отдалечените екипи се сблъскват с различни проблеми в комуникацията, включително координиране между часови зони, преодоляване на информационните бариери и преодоляване на езикови и културни пречки. Освен това разстоянието затруднява членовете на екипа да се чувстват като част от екипа. Подобрените вътрешнокорпоративни комуникации обаче могат да окажат голямо влияние върху начина, по който отдалечените екипи си сътрудничат и взаимодействат.

9. Премахване на бариерите пред комуникацията

Информационните бариери са често срещани, когато има твърде много несъществени неща. Поради това жизненоважна за служителя информация може бързо да бъде изгубена. Ефективните вътрешнофирмени комуникации, както и използването на подходящи комуникационни инструменти, са от решаващо значение за преодоляването на тази трудност.

10. Увеличава застъпничеството на служителите

Когато работодателите знаят как да общуват ефективно със служителите си, те са много по-успешни в превръщането им в посланици на марката. Посланичеството на марката не е толкова трудно за постигане, колкото много компании смятат. Всъщност щастливите служители с удоволствие биха допринесли за програмите за посланичество на марката.

Съществуват четири основни начина, по които посланичеството на марката и застъпничеството на служителите могат да помогнат на дейността на дадена компания:

• Повишаване на познаваемостта на марката
• Подобряване на марката на работодателя и привличане на висококачествени кандидати
• Увеличаване на маркетинговите усилия
• Увеличаване на продажбите

Как предприятията могат да работят за ефективна комуникация?

(Източник)

1. Използвайте правилните инструменти за комуникация

Инструментите, които използвате за комуникация в екипа си, могат да окажат голямо влияние върху ефективността на процеса на комуникация. Ако използвате инструменти, които са бавни, не са много удобни за използване или изискват много обучение, за да свикнат служителите, това може да доведе до разочарование на служителите.

Това разочарование може да доведе до неправилна комуникация и загуба на продуктивност и време. В резултат на това истинските послания могат да се размият в процеса. Затова не забравяйте да направите проучване на подходящите инструменти за комуникация в екипа и след това да изберете разумно.

Вземете предвид нуждите на бизнеса си. Офис телефонните системи за малки фирми може да са подходящи за вашия бизнес, но по-големите организации може да имат различни изисквания.

2. Да знаете за какво говорите

Мъдрите хора говорят, защото имат какво да кажат; глупаците говорят, защото трябва да кажат нещо. - Платон

Независимо дали говорите с клиент, колега или бизнес партньор в професионален план, винаги говорите от името на някой друг, а не от свое име. Може да представяте своята организация, услуга или подразделение.

Винаги трябва да сте наясно от чие име говорите и защо комуникирате. Преди да говорите, помислете за следното:

1. За кого говоря?
2. Защо говоря?

3. Избягвайте да обиждате хората

Не обиждайте другите по същия начин, който ви кара да губите самообладание. Като добър комуникатор в бизнеса имайте предвид, че целта ви е да съобразите аудиторията си с вашите цели. Хората са много по-малко склонни да искат да ви слушат, да ви сътрудничат или да си сътрудничат с вас, ако не ги уважавате по какъвто и да е начин.

Освен това обиждането на друг човек му дава нова възможност за защита, която преди това му е липсвала. Вашето отношение сега е основната точка на внимание, а посланието, което наистина се опитвате да предадете, се губи на заден план.

4. Слушайте внимателно и с внимание

Не слушате истински, когато водите дискусия, а вниманието ви е насочено към това какво ще кажете след това, а не към това, което казва другият човек. Можете да изтълкувате погрешно или да пренебрегнете важни компоненти от неговото послание, което може да доведе до безплодни решения. Отделянето на цялото ви внимание е първата стъпка в ефективната комуникация.

5. Поддържайте позитивен език на тялото

Умението да контролирате езика на тялото си е абсолютно необходимо за общуването. Като визуализирате линия, която се простира от гърдите ви до тавана или небето и плавно ви изтегля нагоре, можете да се упражнявате да стоите изправени. Внимавайте да не прекалите. Искате да изглеждате колкото се може по-естествено.

6. Следете за трудни емоции

Понякога трудните условия предизвикват много силни емоции. Ако искаме да подобрим общуването, трябва да умеем да разпознаваме и управляваме собствените си емоции. Също така трябва да можем да реагираме по подходящ начин на проявите на гняв или недоволство от страна на другите.

Въпреки че разговаряме с другите всеки ден, някои хора не са били обучавани или не са имали възможност да практикуват подходящи техники за комуникация.

Започнете да общувате по-добре още днес

Всяка година комуникативните умения заемат челно място в списъка на търсените от работодателите умения. Причината за това е, че комуникацията е това, което осигурява гладкото протичане на нашите професионални и лични взаимоотношения. Чрез нея показваме, че ни е грижа, катализираме промените и постигаме резултати. Това е достатъчна причина да подобрите и да продължите да подобрявате тези важни умения. За щастие, всички можем да се научим да общуваме по-добре.

Разбирането на стиловете на общуване ще ви помогне да бъдете чути, независимо с кого говорите. А това е жизненоважна част от ръководенето на другите и от това да им помогнете да разберат вашата гледна точка.

Не забравяйте, че повечето хора имат различни стилове на общуване и могат да ги променят в зависимост от настроението и ситуацията. Вашата задача като комуникатор - и лидер - е да се уверите, че всички ви разбират, независимо с кого си имате работа. Какъвто и да е вашият стил, ако разработите работещ за вас начин на общуване с екипа си, сте на път да постигнете успех за бизнеса си.