Постигане на чудесна култура на срещите според вашия екип

Въведение

Средностатистическият служител прекарва 6 часа в срещи. Мениджърите прекарват средно повече от 23 часа седмично в срещи и според проучванията този брой нараства. Събранията са дейност, която отнема толкова много време и енергия на работното място. Те не се обмислят от гледна точка на културата и не се полагат достатъчно усилия за решаването на този проблем. Събранията са една от най-критичните, но пренебрегвани области на фирмената култура.

Причините за тази липса на внимание са много. Липса на ясен процес за повишаване на ефективността им. Понякога последният момент и неформалният характер на обмена на информация. Изследването на срещите е широко и разнообразно, но предвид изключително различния характер на срещите, обикновено има малко полезни изводи.

В Hybryd посветихме последната година на подобряването на срещите във всички видове организации. От стотици експерименти и изпитания научихме как протичат срещите. По-долу са представени някои от основните ни изводи.

Срещите се провеждат по начин, който поставя културата на първо място

Културата е душата на компанията, тя е съвкупност от вярвания и поведение, които насочват хората към начина, по който действат и взаимодействат. Когато приемате нови членове, срещите са начинът, по който екипът си взаимодейства. Срещите са това, което дава на новите членове на екипа най-добрите сведения за вашата култура. Мястото, където те наистина ще я забележат, е на срещите. Те са прозорец към вашата организация.

Как срещите могат да укрепят културата?

• Знаят ли хората, поканени на среща, за какво става дума?
• Знаят ли те какъв е резултатът, който трябва да се постигне по време на срещата?
• Ръководителят на срещата споделя ли своевременно информация?
• Чувстват ли се комфортно участниците да споделят идеите си?
• Достъпни ли са резултатите от срещите и решенията за хората, които не са присъствали на срещата?
• Достъпни ли са само за избрана група хора?

Срещите укрепват културата, която искате да изградите

Някои практики за провеждане на срещи ви отдалечават от желаната култура, докато други практики за провеждане на срещи укрепват положителната култура. Клиентите дойдоха при нас, защото искат да подобрят както резултатите, така и културата. Компаниите често въвеждаха нови процеси за провеждане на срещи, срещи, структурирани с участието на висшето ръководство, и всеобхватна рамка за срещата. Проблемът е в това екипът да се присъедини към тези процеси.

Ключът към по-добри резултати е членовете на екипа лесно да възприемат рамката. Тя трябва да е ясна, лесна за използване и да е на разположение, когато имат нужда от нея.

Ето някои от най-добрите практики, които ще ви помогнат да се превърнете в герой на срещите:

• Поставете си цел, уверете се, че тя е конкретна и изпълнима.
• Определете дневния ред, за да сте сигурни, че нищо няма да бъде пропуснато по време на срещите.
• Дневният ред също така гарантира, че всички членове на екипа ви са на една и съща страница при започване на срещата.
• Предварителна работа, когато има пропуски в знанията, които трябва да бъдат отстранени до началото на срещата.
• Бележките, дори и малките напомняния, помагат да се увеличи обменът на информация в компанията.
• Присвояването на бележки към действия помага за отчетността между срещите, за да се гарантира успехът на проекта.

След първите няколко срещи с помощта на тази система ще видите забележима промяна както в резултатите, така и в ангажираността на служителите. Успехът на целите и отчетността помагат на всяка компания и нейната култура.

Как трябва да се отразява културата на вашите срещи?

Вашата култура трябва да определя начина, по който се прилагат процесите на срещите и тяхното провеждане. В новия свят на хибридната работа екипите често работят по смесени модели. По-важно от всякога е да следите внимателно за културата. Срещите, които вашите екипи провеждат, предлагат множество възможности за изразяване на ценностите и целите, които компанията поддържа.

Зачитането на времето на всички, ясната комуникация и лесното предаване на информация са само някои от начините, по които можете да поддържате културата чрез срещи. Ясните цели, дневният ред и предварителната работа са само някои от важните инструменти, които могат да ви помогнат по пътя.