5 вида поръчки за покупка, които трябва да познавате през 2023 г.

Въведение

Добре структурираният процес на възлагане на обществени поръчки е от жизненоважно значение за непрекъснатите бизнес операции. Документирането на всяка стъпка от покупките повишава видимостта и е от решаващо значение за поддържането на буфери и оптимизирането на процеса на вземане на решения.

В днешния цифров бизнес пейзаж поръчките за покупка придобиват ново ниво на важност. Те играят ключова роля в контрола на търсенето и предлагането, проследяването на фактурите и съгласуването на всичко, като гарантират, че всичко върви гладко.

При това положение е важно процесът на поръчките за покупка да бъде възможно най-ефективен. Това не само подобрява оперативната ефективност и намалява времето за обработка, но и повишава удовлетвореността на служителите.

Този блог е създаден, за да ви разясни пет често срещани типа поръчки за покупка. Ще ви покажем как всеки тип може да направи процеса на възлагане на обществени поръчки гладък и успешен.

Какво представлява поръчката за покупка?

Поръчката за покупка е правен документ, който купувачът издава на доставчика за покупка. Тя описва подробно цялата сделка, като включва описания на артикулите, количества, цени, условия на плащане, дати на доставка и друга относима информация.

Това е правно обвързващ договор, в който се записват договорените условия и който служи за справка на двете страни по време на процеса на възлагане на обществени поръчки.

Тя ви помага да се уверите, че получавате правилните продукти, а навременната доставка опростява покупките, внасяйки яснота и отчетност в бизнес операциите ви.

Източник:

Управление на поръчките за покупка: Кратък преглед

Организираното администриране на процеса на поръчките за покупка в даден бизнес е известно като управление на поръчките за покупка. То представлява съвкупност от установени принципи и процедури, които гарантират наличието на пълна, актуална информация за една или повече поръчки за покупка.

Тя включва създаване, преглед, разрешаване и проследяване на поръчките за покупка от началото до края.

Тази вътрешна процедура за възлагане на обществени поръчки гарантира правилна видимост и документиране на всички покупки, което улеснява бъдещите одити.

Управлението на поръчките за покупка служи като пътна карта за пътуването на покупките. Тя предоставя всички важни подробности за това какво, къде и колко да се купи. Този процес помага за гладкото протичане на нещата и поддържа точен запис на транзакциите, което е безценно за вземането на информирани решения.

Каква е целта на поръчката за покупка?

Нека не ви претоварваме с информация. Основната цел на поръчката за покупка е да служи като официален документ между купувача и продавача. В нея се излагат всички важни подробности за покупката, което е удобно за бъдещи одити и водене на документация.

Първоначално поръчката за покупка не е правно обвързваща. След като обаче продавачът се съгласи с условията, тя става правно обвързващ документ както за купувача, така и за продавача.

Видове поръчки за покупка, които купувачите на SaaS трябва да познават

Когато става въпрос за поръчки за покупка, един размер не е подходящ за всички. Въпреки че може да сте предположили, че всички поръчки за покупка са еднакви, това не е вярно. В действителност има пет вида поръчки за покупка, всяка от които има различно ниво на информация.

Така че, ако сте готови да научите повече за тях, нека ги разгледаме;

1. Стандартна поръчка за покупка

Стандартната поръчка за покупка е тази, на която повечето купувачи разчитат най-много. Тя показва намерението за извършване на една сделка с определени видове продукти, качество на артикулите и количество. Поръчката за покупка съдържа цялата информация, необходима за осъществяване на сделката.

Пример за поръчка за покупка 1:

Източник:

Стандартната поръчка за покупка е просто и често срещано решение за еднократни покупки. Тя е подходяща за ситуации, в които купувачът разбира подробностите за покупката и може да определи предмета или услугата, сумата, графика на доставка и условията на плащане.

Например, компания_ SaaS може да се нуждае от нов принтер за работното си място. Те създават стандартна поръчка за покупка, в която се посочват количеството и спецификациите на необходимия принтер, както и датата на доставка и договорената цена._

Стандартната поръчка за покупка трябва да включва следното:

• Информация за продавача и описание на артикула
• Очаквана дата и място на доставка
• Договорено плащане, дата на падеж и санкции за забавено плащане.
• Подробности за цените на всеки продукт.

2. Планирана поръчка за покупка

Планираната поръчка за покупка (ППО) дава възможност на купувачите да планират бъдещи изисквания чрез предварително подаване на поръчка за покупка. Въпреки че артикулът, цената и условията на плащане са известни, количеството и датата на доставка се основават на информирани оценки. Плановите поръчки са подходящи за полуредовни разходи, като например офис консумативи.

Пример за поръчка за покупка 2:

Източник:

Например, дадена организация редовно поръчва офис консумативи, като хартия за принтери и канцеларски материали. Отделът за покупки оценява предишни модели на потребление, преди да създаде поръчка за покупка с очаквани количества и променливи дати на доставка. Те пускат ППО на доставчиците, когато е необходимо, за да изпълнят изискванията.

Планираните поръчки за покупка включват по-обширна информация от стандартните, което води до по-ефективно снабдяване за очакваните нужди. Компаниите могат да оптимизират управлението на запасите и да поддържат постоянни доставки на основни стоки, като предлагат подробен преглед на очакваните покупки.

Планираната поръчка за покупка трябва да включва следното;

• Ясна и конкретна информация за артикулите или услугите
• Данни за доставка и данъци
• Инструкции за доставка и ценови условия
• Цената на всеки артикул.

3. Бланкова поръчка за покупка

С обща поръчка за покупка (BPO) купувачът прави няколко поръчки едновременно, за да договори с доставчика отстъпка. Интересният аспект на доставчиците е, че те са по-отворени към предлагане на отстъпки за масови поръчки. Предприятията могат да закупуват продукти по-ефективно чрез BPO, като сведат до минимум излишъците и рационализират снабдяването.

Пример за поръчка за покупка 3:

Източник:

Например едно предприятие трябва редовно да купува касети за принтери и хартия. Вместо да прави индивидуални поръчки, тя сключва сделка с един доставчик за покупки на едро за определен период от време. В ОПП се посочват количеството, разходите и договорените отстъпки за всеки артикул, което гарантира, че поръчките са достъпни.

Когато става въпрос за поръчки за покупка на стоки (BPO), те са като изключително ясен прозорец към начина, по който се движат продуктите и услугите. Те помагат на организациите да направят купуването на стоки ефективно и удобно за портфейла.

С помощта на BPO купувачите могат да си осигурят достатъчно доставки и да избегнат неудобните моменти, когато запасите свършат. Всичко, което трябва да направят, е да споменат колко искат и да се възползват от отстъпките.

Поръчката за покупка трябва да включва следното:

• Определяне на количеството продукти, които трябва да бъдат доставени във времето
• Описване на договорените единични цени, всякакви допълнителни отстъпки или корекции
• Включете условия за плащане, стандарти за качество, политики за връщане или санкции.
• Потвърдена информация за цените на всеки елемент

4. Поръчка за покупка по договор

Поръчката за покупка по договор (CPO) е най-официалната и юридически приложима поръчка за покупка. При нея купувачът и продавачът сключват договор, в който се описват условията на покупката, преди да издадат поръчка за покупка. Това споразумение защитава юридически и двете страни.

Пример за поръчка за покупка 4:

Източник:

Поръчката за покупка по договор (Contract Purchase Order - CPO) предлага по-голяма гъвкавост и позволява по-подробни спецификации от стандартната поръчка за покупка (Standard Purchase Order - SPO). В нея се определят насоки за издаване на поръчки за покупка на доставчици, управление на допълнителни разходи, отстраняване на грешки и други важни аспекти на бизнес партньорството.

Поръчките за покупка по договор осигуряват сигурна и ефективна рамка за бизнес транзакции, особено при работа с дистрибутори или при сложни условия за възлагане на обществени поръчки.

Поръчката за покупка трябва да включва следното:

• Позоваване на договорения договор
• Обхват на договора и изменения
• Клаузи за прекратяване и напускане

5. Цифрова поръчка за покупка

Цифровата поръчка за покупка е модерна и рационализирана техника за електронно управление на поръчките за покупка, която подобрява производителността и работата в екип в процеса на възлагане на поръчки. Предприятията могат да спестят време, да сведат до минимум работата с документи и да осигурят точно водене на документацията чрез цифровизиране на процедурата за поръчка за покупка.

Пример за поръчка за покупка 5:

Източник:

Един прост начин за създаване и споделяне на цифрова поръчка за покупка е да използвате Microsoft Excel или Open Office. Тези системи включват предварително съществуващи шаблони, които могат лесно да бъдат модифицирани, за да съдържат специфичните елементи, необходими за всяка поръчка за покупка.

Например предприятие, което закупува офис консумативи, може да използва цифров шаблон за поръчка в Excel, за да предаде количеството, описанието на артикула и договорените цени.

Чрез обмена на цифровата поръчка за покупка с доставчика и двете страни могат да имат ясен поглед върху информацията за покупката, което води до по-добра комуникация и по-бърза доставка.

Цифровите поръчки за покупка също така предоставят по-големи възможности за проследяване и отчитане, което позволява на фирмите да управляват по-добре бюджетите си и да оценяват моделите на покупки. Прозрачността е от полза за купувачите и доставчиците, като позволява взаимно изгоден и ефективен процес на възлагане на поръчки.

Как работи поръчката за покупка?

Разбирането на сложността на функционирането на поръчките за покупка е от решаващо значение за организациите, които искат да оптимизират процесите си.

Разбиране на необходимостта от продукти

Процесът започва, когато купувачът признае, че има нужда от определен продукт или услуга, които продавачът може да предостави. Купувачът посочва стоката, необходимото количество и желаната дата на доставка.

Например, по време на празниците едно производствено предприятие може да се нуждае от огромно количество суровини, за да посрещне повишеното търсене на своите продукти. Купувачът трябва да определи точните видове и количества на необходимите материали и сроковете за доставка, за да гарантира, че разполага с достатъчно суровини за постигане на производствените си цели.

Купувачът създава поръчка за покупка

Въз основа на определените нужди купувачът създава поръчка за покупка, която включва всички релевантни факти, като описание на продукта, количество, цена, дата на доставка и допълнителни условия. Поръчката за покупка се изпраща като официална заявка до продавача за определените продукти или услуги.

За да се избегнат нередности или забавяния в процеса на възлагане на обществени поръчки, купувачът трябва да се увери, че данните в поръчката за покупка са точни и изчерпателни за продавача.

Например купувачът може да посочи конкретните видове и количества необходими суровини, договорените единични цени и датата на доставка.

Поръчката за покупка се преглежда от продавача

След като поръчката за покупка бъде изпратена на продавача, той внимателно я преглежда, за да се увери, че тя съответства на неговите наличности и на способността му да изпълни искането на купувача.

Например продавачът трябва да гарантира, че разполага с желаните артикули на склад и може да ги достави до договорената дата. Пренебрегването на проверките на складовите наличности ще доведе до проблеми с доставката на продукта; като купувач трябва предварително да проверите наличността на продукта.

Продавачът анализира поръчката за покупка и я одобрява.

След прегледа продавачът разрешава поръчката за покупка, ако тя отговаря на спецификациите на купувача. Одобряването на поръчката за покупка показва обещанието на продавача да предостави конкретния продукт, посочен в поръчката, без забавяне.

Изпълнение на поръчки за покупка

С одобрената поръчка за покупка продавачът изпълнява поръчката, като предоставя на клиента определените продукти или услуги. Този етап включва доставката на продуктите или предоставянето на договорените услуги.

Фактурата е платена

По време на този последен етап купувачът е длъжен да плати фактурата в съответствие с условията за плащане на продавача. Плащането се одобрява за получените продукти или услуги, както е посочено във фактурата.

Например купувачът плаща фактурата за доставените суровини в рамките на договорените срокове за плащане.

Ето как функционира един типичен процес на поръчка за покупка. Започва със създаването на поръчката и завършва с одобрението на фактурата от купувача и продавача.

Всяка организация има собствена настройка на поръчките за покупка; някои включват контрол на качеството преди процеса на фактуриране, но аспектът на високо ниво остава същият.

Как платформата за управление SaaS може да рационализира управлението на поръчките за покупка?

Работен поток на обществените поръчки

Можете да опростите създаването на поръчка за покупка, като използвате работните процеси за поръчки от платформи за управление SaaS като CloudEagle. Работният процес ще се задейства, след като потребителят подаде заявка за покупка, и съответните заинтересовани страни ще бъдат предупредени чрез имейл и Slack, за да се ускори процесът на одобрение.

След като заявката за покупка бъде одобрена, можете да създадете поръчка за покупка и да включите условията за ценообразуване.

Асистирано купуване

Договарянето на правилните ценови условия с доставчиците може да бъде непосилно, ако го правите сами. В такъв случай можете да оставите тежката работа на експертите по закупуване на SaaS. Те умело се справят с договарянето на ценовите условия, SLA и други важни клаузи от ваше име, като гарантират, че ще придобиете правилните продукти на правилната цена.

Управление на договори

След като продуктът бъде доставен, завършете процеса на фактуриране и използвайте модула за управление на договори на платформата за управление SaaS, за да съхранявате всички важни документи на едно място. Така следващия път, когато искате да прегледате покупката или договора, можете лесно да получите достъп до съответните документи с няколко кликвания.

Заключение

Това са най-често срещаните видове поръчки за покупка, използвани от купувачи и продавачи за закупуване на всякакъв вид продукти или услуги.

Всяка поръчка за покупка служи за конкретна цел и има своите предимства и недостатъци. В крайна сметка купувачът на SaaS е отговорен за това какъв тип поръчка за покупка иска да изпрати.

Включете заинтересованите страни от екипите по финанси и обществени поръчки, за да прегледат поръчките за покупка, преди да ги изпратят, за да сте сигурни, че всички са в синхрон и че вземате информирано решение.

Вдъхновете се от примерите, които добавихме, използвайте софтуер за поръчки SaaS и започнете да създавате поръчки за покупки за безпроблемни операции по закупуване.

Успех.

Често задавани въпроси

1. Каква е разликата между поръчка за покупка и фактура?

Поръчките за покупка се издават от купувачите на доставчиците с цел наблюдение и проследяване на процеса на закупуване, докато фактурите се издават от доставчиците на клиентите, след като поръчката е изпълнена.

2. Приравнява ли се поръчката за покупка на договор?

В поръчката за покупка се посочват доставката, фактурирането, конкретните закупени продукти или услуги, правните условия и плащането. Когато поръчката за покупка бъде приета от продавача, тя се превръща в правно обвързващ договор между клиента и доставчика.

3. Какви са предимствата на поръчките за покупка?

Предимства на използването на поръчки за покупка

• Следете входящите поръчки.
• Избягване на дублиране
• Намалете до минимум грешките при поръчка.
• Правна документация
• Повишаване на ефективността
• Помощ за увеличаване на мащаба