5 съвета за изграждане на стабилен дистанционен екип

Въведение

Броят на служителите в световен мащаб, които работят от разстояние, се е увеличил значително през последните години и ще достигне 28% през 2023 г. Този брой се увеличи благодарение на различни фактори, като пандемията COVID-19 и желанието на милениумите за по-добър баланс между професионалния и личния живот.

Независимо от причината, нарастващият брой на дистанционните работници подчертава важността на изграждането на стабилен дистанционен екип. Всъщност 3M, Twitter и HubSpot са сред големите компании, които вече са преминали към дистанционна работа.

Моделът на дистанционна работа се е доказал като изключително успешен за повишаване на производителността. Въпреки това постигането на добре структуриран дистанционен екип изисква време и внимателно прилагане. В тази статия ще разгледаме пет съвета за изграждане на стабилен дистанционен екип.

Внимателно набиране на персонал

За да изградите стабилен дистанционен екип, трябва да признаете служителите, които имат дисциплината, желанието и уменията да работят от дома, тъй като няма да сте там, за да ги контролирате.

Отделете повече време за процеса на набиране на персонал и предпочитайте кандидатите с отлични комуникационни умения, бърза реакция и опит в своята област. Освен това се уверете, че наетите от вас кандидати съответстват на културата и целите на вашата компания.

(Източник на изображения: Statista)

За щастие, с нарастващия брой служители, които изискват гъвкавостта на дистанционната работа, процесът на набиране на персонал става малко по-лесен за компаниите, които искат да наемат най-добрите таланти.

Бъдете наясно с очакванията за работата

Отдалечените екипи трябва да разбират очакванията още от първия ден. Започнете с установяването на ясни очаквания за работата от разстояние, като например комуникация, крайни срокове за изпълнение на задачите и работно време. Ето няколко съвета, за да сте сигурни, че вашият дистанционен екип е на една и съща вълна:

• Използвайте рамки за определяне на цели, за да се уверите, че целите на служителите от разстояние съответстват на целите на компанията.
• Създайте ясни методи за комуникация, като например електронна поща или софтуер за незабавни съобщения.
• Осигурявайте редовна обратна връзка за представянето и разглеждайте областите за подобрение.
• Установете работните ангажименти, като например очаквани дни, разрешени почивки и годишен отпуск.

След като установите тези ясни насоки и очаквания, екипът ви ще знае какво изисквате от него и няма да има оправдание да не изпълни очакванията ви.

Ангажирайте се с отдалечените служители

Не забравяйте, че има много основни разлики между управлението на отдалечени работници и служители, които работят лично, като най-важната от тях е комуникацията.

Използвайте надеждни инструменти за комуникация, за да общувате редовно с дистанционния си екип. Откъснатите и неангажирани служители няма да бъдат толкова щастливи и продуктивни.

Използвайте инструменти за комуникация като Microsoft Teams, Slack или Zoom, за да проверявате редовно дистанционните работници, да провеждате срещи на екипа и да организирате виртуални дейности за сплотяване на екипа. Видеоконференциите са от решаващо значение, тъй като 90% от дистанционните работници разчитат на тях.

В допълнение към комуникацията, сътрудничеството в екип е особено важно, когато се опитвате да привлечете отдалечени работници. Инструменти за управление на проекти, като Zoho, Monday и Trello, могат да ви помогнат да си сътрудничите ефективно по проекти.

Използване на проследяване на времето

Възможно е да не можете да наблюдавате отдалечените служители лично , но все пак трябва да сте сигурни, че производителността им през работното време отговаря на очакванията.

Използвайте софтуер за проследяване на работното време, за да сте сигурни, че те работят, когато трябва. Освен това софтуерът за проследяване на работното време може да ви помогне да определите къде работните процеси могат да бъдат по-ефективни и кои членове на екипа се нуждаят от повече обучение или структура.

Има много безплатни и платени онлайн приложения и софтуер за проследяване на работното време, включително TSheets, Zoho Projects, Hubstaff, VeriClock и Clockify. Тези инструменти могат да изпращат напомняния, базирани на времето, чрез избраните от вас платформи за комуникация или да осигуряват автоматично отчитане на работното време.

Доставка на подходящо оборудване и достъп до софтуер

В зависимост от естеството на работа на екипа ви, той може да се нуждае от достъп до компютър или лаптоп, мишка и клавиатура, принтер, смартфон или други.

Някои предприятия изискват от служителите да използват собствените си компютри и други устройства. Не всеки обаче може да си позволи висококачествена техника, затова е по-добре да снабдите дистанционния си екип с необходимото оборудване, за да увеличите шансовете за успех на дистанционния си екип.

Освен това трябва да осигурите на отдалечените си служители достъп до софтуера, който им е необходим за ефективна работа. Това може да включва софтуер за комуникация, като Slack, софтуер за редактиране, като Adobe, система за управление на съдържанието, акаунт за изображения и служебна електронна поща.

Готови ли сте да създадете стабилен дистанционен екип?

Проучванията показват, че работещите от разстояние са с 35 до 40% по-продуктивни от работещите в офиса.

Въпреки това разбираме, че успешното изграждане на екип от ангажирани и сътрудничещи си служители, които са разпръснати из цялата страна или дори по света, не е лесно. Като следвате петте съвета, разгледани в тази статия, ще извлечете ползите от изграждането на дистанционен екип.