5 ефективни инструмента за вътрешна комуникация за подобряване на работния процес във вашия бизнес

Въведение

Управлението на стартъп без стабилна система за комуникация между отделите и членовете на екипа може да бъде хаотично.

Това е като оркестър без диригент. Всеки свири на своя инструмент, но звукът не е хармоничен.

За да завършите проектите навреме, се нуждаете от комуникационна система, която да синхронизира всички. Най-лесният начин да направите това е като използвате инструмент за вътрешна комуникация.

Повечето инструменти за вътрешна комуникация могат да се справят със задачи като изпращане на текстови съобщения, видеоконференции и планиране на проекти.

Въпреки това може да е трудно да изберете измежду различните възможности в интернет.

Ето защо решихме да съберем най-добрите, според нас, пет инструмента за вътрешна комуникация, които вие и членовете на вашия екип трябва да разгледате.

Приложение за незабавни съобщения: Slack

Slack е приложение за изпращане на съобщения за бизнеса, което свързва хората с информацията, от която се нуждаят.

С помощта на организирано пространство, наречено "Канали", екипът ви може да получи достъп до всяка необходима информация, независимо от местоположението, часовата зона и в удобно за него време.

Така с лекота вземате правилните решения, за да закрепите текущия проект.

Нейният потребителски интерфейс е лесен за използване, което помага на потребителите, които за първи път се запознават с платформата, да я използват бързо.

Потребителите на Slack могат да споделят файлове и да провеждат гласови и видео разговори, което го прави страхотен инструмент за вътрешна комуникация.

Освен това ви позволява да интегрирате софтуер и персонализирани приложения директно в Slack. Помага на вас и вашия екип да пестите време и да преминавате от една задача към друга.

Цени:

Безплатен план с ограничени функции

План Бизнес плюс: $12,50/месец

Enterprise Grid (продажби за връзка)

Функции, подпомагащи комуникацията в екипа

• Канали: Slack ви помага да създадете пространство, в което можете да комуникирате с членовете на екипа си за едно и също нещо, за да бъдат всички на една и съща страница.

Плюсове: Можете да създавате канали за конкретни теми, екипи или проекти, за да поддържате разговорите организирани и лесно достъпни. Каналите могат да бъдат публични или частни.

Против: Slack има многобройни начини да ви уведомява, когато имате ново(и) съобщение(я), създавайки този задействащ ефект, за да видите какво се случва.

• Директни съобщения: Това е по-малък разговор в Slack, който се провежда извън каналите.

Плюсове: Някои разговори не трябва да се водят по принцип. Можете да се вмъкнете директно в техните DM и да изпращате лични съобщения на членовете на екипа за дискусии на четири очи.

Против: Историята на съобщенията ви се погребва.

• Споделяне на файлове: Можете да споделяте документи, изображения, видеоклипове и други файлове директно в разговорите в Slack.

Плюсове: Лесно е да споделяте и да си сътрудничите с някого в реално време. Това е чудесно, когато се нуждаете от незабавен отговор за даден срок.

Против: Има минимално съхранение на файлове, защото получавате само толкова място за съхранение, за колкото плащате като компания. Slack бавно изтрива файловете с течение на времето.

• Интеграции: Slack даде възможност на служителите да работят ефективно с друг софтуер.

Плюсове: Slack може да бъде свързан с други приложения или софтуер (например Google Drive, Trello и GitHub), за да се централизира информацията и да се автоматизират процесите.

Недостатъци: С толкова много функции и интеграции Slack може да се окаже непосилен за новите потребители. Може да отнеме известно време, за да свикнете с всички функции и да се научите как да ги използвате ефективно.

• Видео и гласови повиквания: Със Slack можете да провеждате разговори в реално време с членовете на екипа си чрез видео и гласови обаждания, за да свършите работата си.

Плюсове: Лесен за използване.

Недостатъци: Когато осъществяват видео или гласови повиквания от Slack, потребителите могат да забележат някои проблеми с бавни отговори от страна на лицето, което приема повикването.

Интранет платформа: Microsoft SharePoint

Microsoft SharePoint разкрива лесен начин за сътрудничество и споделяне на информация с вашия екип.

Използван от над 190 милиона души по целия свят, SharePoint променя начина, по който екипът ви се свързва, общува и си сътрудничи.

Microsoft SharePoint е уеб базирана платформа за сътрудничество и управление на документи, която работи с различни приложения, за да съхранява документи и да предава информация в организацията.

Благодарение на високата си гъвкавост организациите използват SharePoint за създаване на интранет (или вътрешна интернет система), която работи като всеки друг уебсайт, за всеки проект, екип, отдел и подразделение.

Можете да създадете подсайтове за определен отдел или екип. Чрез тези централизирани, защитени пространства потребителите могат да получават достъп, да споделят и да редактират документи.

Функции, подпомагащи екипното сътрудничество и споделянето на документи

• Външно споделяне на файлове и съдържание:

SharePoint позволява съхраняване на документи и папки с външни потребители, като им предоставя контролиран достъп.

Плюсове: SharePoint спестява време. Можете лесно да получите достъп до споделени файлове и документи.

Против: Може да се сблъскате с проблеми със сигурността.

• Управление на съдържанието: SharePoint организира и управлява съдържание с помощта на библиотеки, списъци, метаданни, управление на записи и политики за съхранение.

Освен това документите могат да преминат през процес на одобрение, за да се поддържат стандартите за качество и съответствие.

Плюсове: SharePoint позволява на екипа ви да съхранява и събира ценни организационни данни и документи.

Недостатъци: Въпреки че интерфейсът на SharePoint е лесен за използване, все пак може да се наложи много обучение, за да се гарантира, че екипът ви го използва правилно.

• **Сайтове на екипите: **SharePoint осигурява място за групи потребители, които могат да разглеждат и да си сътрудничат по съдържание, данни и новини.

Плюсове:

• Екипът ви може да си сътрудничи по съдържание и данни и да работи по документи едновременно.

Против:

• Нетехническите потребители могат да се затруднят да го настроят и персонализират.
• Сайтове за комуникация: Споделяйте и предавайте съобщения в различни организации с помощта на персонализирани, динамични подсайтове.

Плюсове:

• Ефективен за предаване на съобщения и информация в различни организации.
• Позволява динамични и брандирани подсайтове.
• Интеграция с други приложения на Office 365 за цялостна комуникация.

Против:

• Създаването и поддържането на различни подсайтове може да изисква известни технически познания.
• Достъп до мобилни приложения, за да се осигури съвместна работа на членовете на екипа навсякъде.

Плюсове:

• Осигурява сътрудничество в движение за членовете на екипа, които използват устройства с Android, iOS и Windows.
• Мобилните приложения осигуряват достъп до интранет, сайтове на екипи и съдържание.

Против:

• Възможно е мобилните приложения да не предлагат същите характеристики и функционалност като версията за настолни компютри.
• Автоматизирайте бизнес процесите, като създавате сигнали и работни потоци.

Плюсове:

• Оптимизира и автоматизира работните процеси и известията.
• Помага за подобряване на производителността и последователността на бизнес процесите.
• Интеграция с Power Automate за широки възможности за автоматизация.

Против:

• Създаването на сложни работни потоци може да изисква технически познания.
• Функции за търсене, които помагат за намиране на подходящи хора и важно съдържание.

Плюсове:

• Мощни възможности за търсене, за да намерите подходящи хора и съдържание.
• Помага за бързото намиране на важна информация и ресурси.
• Персонализирани резултати от търсенето за потребителите.

Против:

• Понякога е трудно да се настрои релевантността на търсенето според конкретните нужди.

Софтуер за управление на проекти: ClickUp

ClickUp е универсален инструмент за управление на проекти, който предлага решения за екипи за справяне с всички видове работа, сътрудничество по задачи и опростяване на работните процеси.

Осигуряване на приятно изживяване за членовете на екипа ви, за да работят ефективно и да постигат добри резултати.

С нейната гъвкава йерархична инфраструктура екипът ви може да организира проекти, да управлява задачи и подзадачи и да проследява цели в удобно за него време.

Интегрирайки над 1000+ работни инструмента, като Slack, Google Drive, Figma и Loom, можете да ускорите процеса на управление на проекти и да приближите екипа си с една стъпка към целта.

ClickUp ви предлага набор от цени, за да се насладите на най-доброто от всичко и да повишите производителността си.

Ценообразуване

Безплатен план за вечни времена (най-добър за лична употреба)

Неограничен план (най-добър за малки екипи) -

$7/член на месец.

Бизнес план (най-подходящ за средни по размер екипи) - 12 USD/член на месец.

**План Enterprise **(Най-добър за много големи екипи) - Свържете се с продажбите

Интегриране на комуникацията в работните процеси за управление на проекти

• Организирайте проектите си в ClickUp, като създавате Пространства и Папки. Това ще ви помогне да създадете среда за работата си.

Плюсове:

• Определя ясна и организирана структура на проекта.
• Работете между различни проекти и работни пространства.

Против:

• Може да бъде сложен за потребители, които го правят за първи път, поради многото опции.
• За комуникация използвайте раздела за коментари, за да обсъждате подробности, да предоставяте актуализации и да задавате въпроси. Можете също така да споменете членовете на екипа, за да привлечете вниманието им.

Плюсове:

• Насърчава целенасочени дискусии в рамките на конкретни задачи.
• Помага за насочване на комуникацията към правилните хора.
• Цялата комуникация е контекстуално свързана с работата.

Против:

• Ако не се управляват добре, могат да станат непосилни, особено при големи проекти.
• Персонализирайте изгледа на задачите си в ClickUp в зависимост от изискванията на проекта и стила на комуникация. Изберете между списъци, табла или календари, за да намерите изгледа, който ви подхожда най-добре.

Плюсове:

• Изберете изгледа (списъци, табла, календари), който е подходящ за вашия работен процес.
• Визуализирайте работата по начин, който е най-целесъобразен за вашия екип.
• Опции за филтриране и сортиране за прецизно настройване на изгледите на задачите.

Против:

• Кривата на обучение при настройването и конфигурирането на изгледи, особено за нови потребители.
• Ако проследяването на времето е важно за вашия проект, възползвайте се от функцията за проследяване на времето на ClickUp. Това ще ви позволи да записвате работните часове и да поддържате прозрачност по отношение на усилията, вложени в проекта.

Плюсове:

• Лесно проследяване и отчитане на работните часове за по-добро управление на проекти.
• Интеграция с приложения за проследяване на времето или с вградения таймер на ClickUp.
• прозрение за това как се разпределя времето между задачите и проектите.

Против:

• Изисква дисциплина за последователно проследяване на времето, което някои членове на екипа могат да сметнат за трудно.
• Разширените функции за проследяване на времето могат да бъдат ограничени в сравнение със специалните инструменти за проследяване на времето

Инструмент за видеоконференции: Zoom

Zoom е един от най-популярните софтуерни инструменти за видеоконференции на пазара, който свързва хората, насърчава сътрудничеството и улеснява производителността.

Zoom е платформа за видеоконференции в облака за виртуални срещи с колеги само чрез видео или аудио, или и чрез двете, когато личните срещи не са възможни.

Това е важен инструмент за малки, средни и големи екипи, които искат да поддържат връзка и да продължат ежедневните си работни процеси с минимални прекъсвания.

С неговите лесни за използване функции, вариращи от: индивидуални срещи, групови видеоконференции, споделяне на екрани и запис, вие и вашият екип ще извлечете максимума от ефективното създаване на стратегии и ще стигнете до желаното заключение за всеки проект за въвеждане в експлоатация.

Ценообразуване

Основен план - Безплатен план, при който се провеждат групови срещи със 100 участници за 40 минути.

План Pro - $15,99/£11,99 на месец, който ви позволява да създавате личен идентификатор за срещи за повтарящи се срещи в Zoom и да записвате срещи в продължение на 30 часа, с 5 GB място за съхранение в облака.

Бизнес план - $19.99/£15.99 на месец. Можете да брандирате срещите си в Zoom с уникални URL адреси и фирмени брандове, а срещите в Zoom се записват. Тя има 30-часови времеви ограничения за до 300 участници, с 5 GB място за съхранение в облака.

Business Plus - Цената е $25,00 на месец при минимум 10 потребители. 30-часови срещи, 10 GB място за съхранение в облака и до 300 участници.

_ Източник: Zoom_

План Enterprise - Това ниво е предназначено за фирми с над 1000 служители и трябва да се свържете с отдела за продажби, за да определите цената.

Най-добри практики за провеждане на продуктивни виртуални срещи

• Определете дневния ред: Предварително споделете ясен дневен ред, в който са посочени целите на срещата и темите, които ще се обсъждат. Това помага на участниците да дойдат подготвени.
• Планирайте разумно: Изберете време, което е подходящо за всички участници, и съкратете продължителността на срещата, като гарантирате, че ще бъдат разгледани всички ключови въпроси.
• Технология на изпитване: Уверете се, че акаунтът ви в Zoom и оборудването работят правилно преди срещата. Тествайте камерата, микрофона и интернет връзката си.
• Ангажирайте участниците: Насърчавайте активното участие, като задавате въпроси, използвате анкети или позволявате на участниците да споделят екраните си или да изключат звука си, когато е необходимо.
• Изключване на звука, когато не говорите: Когато не говорите, дръжте микрофона на тих режим, за да намалите до минимум фоновия шум и разсейващите фактори.
• Записване: Запишете срещата за тези, които не могат да присъстват, и споделете записа след това за справка.
• Предистория: Изберете професионален или неутрален фон, за да поддържате полиран вид.

Комплекти за сътрудничество: Notion

Notion промени начина, по който работят екипите, със своя универсален, лесен за използване и адаптивен пакет за съвместна работа, който дава възможност на екипите да бъдат по-продуктивни, организирани и креативни.

Това е нещо повече от инструмент.

Notion е комплексен инструмент "всичко в едно", който може да се използва за различни цели: водене на бележки, управление на задачи, управление на знания и управление на бази данни. Това е една от характеристиките, които го правят изключителен - многофункционалност.

Със своя интерфейс за плъзгане и пускане Notion предоставя на потребителите шаблони, за да персонализират работното си пространство според нуждите си и да започнат бързо работа.

Като една от най-мощните платформи за съвместна работа, потребителите могат да възлагат задачи, да определят крайни срокове, да проследяват напредъка на текущи проекти или дори да управляват цяла компания, точно както те искат.

Неговата мощна функция за търсене позволява на потребителите с големи обеми от данни да търсят конкретна бележка, задача или запис в базата данни, за да я намерят за секунди.

Ето 5 начина, по които можете да използвате Notion за работа:

• Проследяване на целите
• Създаване на системи за проектиране
• Автоматизиране с помощта на API
• Проследяване и управление на съдържанието
• Управление на сложни проекти

Ценообразуване

Безплатен план: Най-добър за човек, който иска да организира всеки ъгъл от живота и работата си.

Цена: Безплатно

План Плюс: Най-доброто решение за малки групи, които искат да разполагат с инструмент за планиране и организиране.

Цена: $8 на потребител на месец/ годишна такса ($10 на потребител/ месечна такса)

Бизнес план: Най-добър за компании, които използват Notion за свързване на няколко екипа и инструменти.

Цена: $15 на потребител/месец, таксуван годишно ( $18, таксуван месечно)

_ Източник: Notion_

**Предприятие: **Усъвършенстван контрол и поддръжка за управление на цялата ви организация.

**Цена: **Свържете се с екипа по продажбите

**Функции, подпомагащи съвместната работа в екип **

• Сътрудничество в реално време: Няколко членове на екипа могат да работят по един и същ документ или страница едновременно, което улеснява съвместната работа в реално време.

Плюсове:

• Няколко потребители могат да работят по един документ едновременно.
• Лесна комуникация в рамките на документите.
• Проследяване на промените и връщане към предишни версии.

Против:

• Изисква интернет връзка за сътрудничество в реално време.
• Ограничено до потребители с акаунти в Notion.
• Споделено работно пространство: Notion ви позволява да създадете споделено работно пространство за вашия екип, избрани хора или за цялата мрежа, което улеснява колективното организиране и достъпа до информация за страниците, върху които се работи.

Плюсове:

• Можете да създавате споделени работни пространства, съобразени с вашите нужди.
• Цялата информация, свързана с екипа, е на едно място.
• Задайте разрешения, за да контролирате кой може да преглежда и редактира съдържание.

Против:

• Трудност при усвояване на настройките и персонализирането.
• Ограничения на безплатния план по отношение на размера на работното пространство.
• База данни и шаблони: Можете да създадете персонализирана база данни и да персонализирате работното си пространство с шаблони, за да управлявате проекти, задачи и друга информация в сътрудничество.

Плюсове:

• Лесно организирайте и филтрирайте данните.
• Широк набор от шаблони за различни случаи на употреба.
• Създаване на шаблони, които да отговарят на конкретните нужди.

Против:

• Първоначалната настройка на базата данни може да отнеме много време.
• Шаблоните може да не покриват много нишови изисквания
• Управление на задачите: Функциите за управление на задачи и проекти на Notion позволяват на екипите да проследяват напредъка и да възлагат задачи на членовете на екипа.

Плюсове:

• Визуализирайте задачите и проектите с помощта на табла.
• Просто управление на задачите с полета за отметка.
• Следете крайните срокове.

Против:

• Някои потребители предпочитат специализирани инструменти за управление на задачи за по-разширени функции.
• Управлението на задачите може да не е толкова интуитивно за новите потребители на Notion.
• Интеграция с инструменти: Notion добавя широк набор от приложения и инструменти, като Slack, Google Drive и други, за да оптимизира работните процеси.

Плюсове:

• Поддържа различни интеграции чрез приложения на трети страни и Zapier.
• Достъп до API за персонализирани интеграции.
• Разширение за уеб клипер за бързо улавяне на съдържание.

Против:

• Ограничени вградени интеграции в сравнение със специализираните инструменти.
• Някои интеграции може да изискват платен план или услуги на трети страни.

Фактори, които трябва да се вземат предвид при избора на инструмент за вътрешна комуникация

Сега вече сте запознати с тези инструменти, но изборът на инструмент, който да използвате, е от изключителна важност.

Изборът на най-добрия инструмент за вашия бизнес зависи до голяма степен от вашите цели и от броя на хората, до които искате да достигнете.

Ето защо с нарастването на екипа нараства и необходимостта от намиране на висококачествени инструменти за комуникация и документация, които да улеснят и подобрят взаимодействието в екипа, което е основен пазарен фактор за улесняване на текущите проекти.

И така, как да изберете подходящия инструмент за вашия бизнес?

Бизнес нужди и цели

Когато избирате инструмент за комуникация, той е предимно за решаване на проблем, но за някои предприятия това може да е различно.

Някои от тях може да се нуждаят от инструмент предимно за чат в реално време, за да улеснят комуникацията, докато други може да се нуждаят от усъвършенствана функция като управление на проекти, споделяне на документи или видеоконферентна връзка.

Каквото и да е, разбирането на вашите бизнес нужди е в съответствие с целта ви да се сдобиете с тези инструменти, за да повишите производителността, да улесните комуникацията или да подобрите работния процес.

Удобство за потребителя

Сложният интерфейс ще възпрепятства приемането и ще провали идеята за решаване на проблеми.

Търсенето на лесен за използване интерфейс е ключов фактор при избора на инструмент за комуникация, тъй като добре проектираният интерфейс намалява кривата на обучение на вашия екип или служители.

Инструмент, който е лесен за използване, вероятно ще се превърне в неразделна част от ежедневните операции на организацията.

Възможности за интегриране

Вашият инструмент за комуникация трябва да може да се свързва с други инструменти и системи, които използвате в организацията си, като например: управление на проекти, CRM или платформи за електронна поща.

Тази връзка създава безпроблемни работни потоци, като намалява необходимостта от ръчно въвеждане на данни и подобрява цялостната ефективност.

Освен това изборът на инструмент за вътрешна комуникация позволява на организацията ви да използва съществуващите инвестиции в софтуер и да създаде цифрова среда, която подкрепя специфичните ви бизнес нужди и цели.

Разходи

Балансирането на цената на инструмента с неговата способност да допринесе за успеха на вашата организация е това, което го прави рентабилен избор.

Извършването на икономически ефективен избор на комуникационен инструмент, който да използвате, гарантира, че вашата организация може да разпредели ресурсите си разумно, като оптимизира възвръщаемостта на инвестициите.

Освен разходите за закупуване, при избора на инструмент за вътрешна комуникация е важно да се вземат предвид и абонаментните такси, разходите за поддръжка и разходите за персонализиране.

По този начин съобразявате бюджета на организацията си, така че инструментът да не натоварва финансовите ви ресурси.

Заключение

Когато става въпрос за комуникация в рамките на вашата организация, начинът на предаване на съобщението е също толкова важен, колкото и съобщението, което изпращате.

Ето защо използването на инструменти за вътрешна комуникация във вашия бизнес гарантира, че екипът ви е активно ангажиран с изпълнението на дадена задача или проект.

Петте обсъждани инструмента - Slack, Microsoft SharePoint, ClickUp, Motion и Zoom, имат свои функции, които отговарят на вашите организационни нужди.

Независимо дали става въпрос за управление на задачи, сътрудничество по проекти, споделяне на документи или чат съобщения, има инструмент за всяко бизнес изискване.

Безплатните пробни и демонстрационни версии са идеален начин да определите дали тези инструменти са подходящи за вас.

Така че, независимо от ползите, функциите или бюджета, с които разполагате при избора на най-добрия инструмент за вашия бизнес, трябва да се вземат предвид вашите бизнес нужди.