3 съвета за по-ефективно аутсорсване на въвеждането на данни

Въведение

Въпреки че въвеждането на данни може да изглежда незначителна задача, от нея зависи оперативната ефективност на вашата организация. То ви помага да поддържате информация за операциите на организацията, което ви позволява да вземате информирани решения, да планирате стратегии и да осигурите възможност за развитие на бизнеса.

Въвеждането на данни наистина е от значение за успеха на бизнеса и всяка организация трябва да се съсредоточи върху точното въвеждане на данни. Това обаче е досадна и трудоемка задача, а сегашният ви екип може да не разполага с необходимия капацитет, за да се справи с нея. В този случай възложените на външни изпълнители услуги за управление на данни могат да ви помогнат да свалите тежестта от раменете си. Но при наличието на толкова много възможности как да изберете правилната? В следващата статия се говори за три стратегии, които ще направят възлагането на услуги за въвеждане на данни на външни изпълнители по-ефективно.

Какво се включва в услугите за въвеждане на данни, възложени на външен изпълнител?

Възлагането на задачата за въвеждане на данни на външни изпълнители означава наемане на доставчик на услуги от трета страна, който да се занимава с въвеждането на данни на вашата организация. Тези специалисти поддържат важна информация за операциите на вашата организация и рационализират управлението на данните.

Въпреки че не са част от вътрешния екип на вашата организация, те изпълняват всички задачи, свързани с въвеждането на данни. Техните услуги включват следното:

• Въвеждане на информация за организацията в базата данни, електронните таблици или CRM системите.
• Транскрибиране на аудиофайлове в текстови формати.
• Обработка на фактури, поръчки, формуляри или заявки.
• Конвертиране на хартиените копия на различни документи в меки копия.

Когато потърсите помощ от компания за аутсорсинг, тя ще наеме екип от експерти по въвеждане на данни за вашата организация. Екипът е с голям опит и разполага с инструменти за обработка на големи количества данни.

Чрез аутсорсинга на задачата за въвеждане на данни можете да обедините различни таланти от цял свят, които да се справят с някои от основните операции във вашата организация, а най-хубавото е, че не е необходимо да им осигурявате никакви придобивки за служителите.

Стратегии за повишаване на ефективността на аутсорсинга за въвеждане на данни

Въвеждането на данни на външни изпълнители е свързано с много предимства. Но как да го направим по-ефективен? Нека разберем това в раздела по-долу:

1. Проучете сигурността на данните им

Сигурността на данните е задължителна за всяка организация. Ако възлагате на външен изпълнител задачата си за въвеждане на данни, най-вероятно се опасявате, че трета страна ще получи достъп до вашите лични и чувствителни данни и ще ги обработва. Ако не се поинтересувате от специфичните нужди за сигурност на доставчика на услуги, може да изложите на риск чувствителната си информация и поверителността на данните.

Определете нивото на сигурност на данните, необходимо за вашата организация, и го обсъдете с доставчика на услуги. Също така анализирайте текущите им настройки за сигурност. Ако планирате да им предоставите вътрешните си инструменти, не забравяйте да оцените уменията им за управление на данни при работа с чувствителни данни и информация.

2. Прилагане на ясен договор

Когато сключвате прозрачен договор с доставчика на услуги, в който се посочват правилата за защита на данните и за съответствие, които той трябва да спазва, вие осигурявате ясна комуникация относно стандартите за безопасност на вашата организация.

За да намалите рисковете за киберсигурността, трябва да включите в договора си и клауза за защита на данните. Споразумението трябва да бъде възможно най-изчерпателно, като в него се споменават процедурите, които трябва да се спазват, за да се гарантира безопасността и сигурността на данните.

3. Внимателно изчислете възвръщаемостта на инвестицията

Повечето организации избират да възложат на външни изпълнители задачите си по въвеждане на данни, защото искат да намалят оперативните си разходи. Ето защо, когато наемате екип от професионалисти, определете количествено ползите, които те предоставят. Ползите ще включват както парични, така и непарични предимства, вариращи от повишена удовлетвореност на клиентите, подобрен паричен поток, намалени приходи и много други.

Сравнете ползите с инвестицията си, за да определите възвръщаемостта на инвестицията. Ако процесът на аутсорсинг води до задоволителна възвръщаемост на инвестициите, значи сте в правилната посока. Ако обаче това не е така, трябва да проучите допълнително, за да намерите услуга, която ще осигури задоволителна възвръщаемост на инвестициите.

Заключение

Въвеждането на данни е важна задача, която включва обработката на чувствителна информация за дейността на вашата организация и систематичното ѝ организиране. Тя обаче е и досадна и отнема много време. Ето защо аутсорсингът е най-добрият начин, по който може да поеме вашият бизнес.

Но не забравяйте, че ако искате да извлечете максимална полза от възлагането на задачата за въвеждане на данни на външни изпълнители, трябва да наемете реномиран доставчик на услуги, който е подготвен да спазва правилата за безопасност на вашата организация.